1) Pour pouvoir renouveler l’abonnement d’un périodique, il faut que la POL de celui-ci ait le statut « Waiting for Renewal ». Si ce n’est pas le cas, ouvrez votre POL et en « Renewal date » introduisez la date du jour. Il faudra attendre le lendemain, après le passage du job « PO Line – Renewal » à 22h00, pour que son statut passe en « Waiting for Renewal ».
2) Pour retrouver les périodiques prêts à être renouveler, aller dans le menu Alma => ACQUISITIONS => Purchase Order Lines => Renew.
Vous pouvez filtrer grâce aux facettes.
3) En choisissant « Change vendor » dans la POL de l’abonnement précédent, vous aller pouvoir créer une nouvelle POL. L’option se trouve dans le menu déroulant en bas à droite de la POL existante.
4) Choisir le nouveau fournisseur. Le plus souvent, il s’agit du même que le précédent.
5) Une nouvelle POL est crée. Il faut alors aller la rechercher soit :
- par la Persistent search => Order lines => Edit
- par le menu Alma => Purchase Order Lines => Review » => onglet « Unassigned » => Edit
6) Vous pouvez alors reprendre le workflow habituel dans la nouvelle POL.
Ne pas oublier d’introduire :
- La date de réception espérée du 1er fascicule (dans le cas du papier)
- Le nouveau montant de l’abonnement
- Le fonds correct
- Acquisition method : « Purchase at Vendor System » ou moins souvent « Purchase » en ajoutant quelques explications dans « Note to vendor »
- Les dates de l’abonnement
- La date de renouvellement
- Le nombre de jour pour recevoir un rappel avant la date de renouvellement
7) Save and continue :
