L’app Switch PO-Line type permet de changer une POL Physical en Electronic. Elle peut être utile, par exemple, dans le cas de purchase requests validées par erreur en format papier, alors qu’une version électronique était souhaitée.
L’utilisation de cette app est toutefois limitée :
- Elle concerne uniquement les POLs non encore envoyées au fournisseur. L’app renvoie un message d’erreur lorsqu’elle est utilisée sur une POL d’un autre statut (Sent, Waiting for Invoice, Waiting for renewal ou Closed).
- Elle permet uniquement la conversion dans le sens Physical > Electronic.
- Au moment du switch, l’interested user est informé de l’annulation de la commande papier par email. Il faut attendre l’activation de la ressource électronique pour que les personnes intéressées soient informées (l’interested user a bien été conservé dans la nouvelle POL). Il vaut donc mieux décocher la case « Notify upon cancellation » de la POL avant d’effectuer le switch, afin de ne pas inquiéter l’usager.
Installation
Installer l’application via l’icône disponible dans la barre de menu :
Pour plus d’informations sur les applications disponibles, n’hésitez pas à consulter la présentation « Découvrir les modules Cloud Apps d’Alma » (avril 2021).
Utilisation
L’application est disponible :
- Sur l’écran de résultats lorsqu’une recherche de type « Order lines » a été effectuée
- A partir du menu Acquisition, en accédant au sous-menu « Purchase order lines > Review (PO Line)« .
- Pour la faire apparaitre, cliquer de nouveau, dans le menu, sur l’icône des applications :
2. Cliquer sur l’application, puis sélectionner la POL à transformer :
3. Un commentaire peut être ajouté. Il apparaitra sous l’onglet « Notes » de la POL (papier) qui sera annulée :
4. Valider le tout en cliquant sur « Transform to Electronic » :
Remarque : les boutons « Override » et « Inform vendor » n’ont aucun effet, qu’ils soient cochés ou non.
Résultat
Alma vous informe ensuite du résultat :
La POL physique a bien été annulée :
Une note expliquant l’annulation a bien été ajoutée à l’onglet « Notes » :
!! A ce stade, si la case « Notify upon cancellation » était cochée, l’usager a reçu un mail l’informant de l’annulation de cette POL.
En remplacement, une nouvelle POL électronique a été créée :
La procédure d’achat peut suivre son cours.