En 2014, les Bibliothèques de l’Université de Liège (ULiège) ont décidé de revoir en profondeur la gestion de leurs ressources et opérations en faisant évoluer les systèmes existants Aleph et SFX vers la solution Alma basée dans le cloud. Le projet Alma @ ULiège a commencé concrètement en août 2014 et a abouté au déploiement du nouveau système de gestion de bibliothèque le 19 février 2015.
Chronologie du projet :
- septembre 2009: première découverte de l’Unified Resource Management (URM) en cours de développement par Ex Libris. Depuis lors, une veille est assurée sur le développement et l’évolution de ce nouvel outil (qui ne s’appelle pas encore Alma)
- août et décembre 2013: négociations avec Ex Libris quant au déploiement éventuel d’Alma à l’ULiège (upgrade Aleph/SFX vers Alma)
- janvier 2014 : approbation des autorités de tutelle
- mars 2014 : Réception par les Bibliothèques du Alma Welcome Package avec les premiers documents essentiels à la préparation du projet (migration, étapes, points auxquels il convient d’être attentif…)
- avril 2014 : visite de quelques membres des Bibliothèques de l’ULiège à la University of East London Library, première institution à utiliser à Alma en Europe (2012)
- d’avril 2014 à octobre 2014 : nettoyage et consolidation des données Aleph et SFX
- mai 2014 : le Comité de direction des Bibliothèques décide de la composition de la Project Team et approuve le lancement d’un appel interne aux volontaires pour la composition de 4 Task Forces (Acquisitions, eResources, Fulfillment, Resource Management). Validation de la composition de ces TF.
- 10 juin 2014 : meeting Kickoff interne avec les volontaires ULg.
- août 2014 : décision du passage à Primo dans le cloud et création d’une 5e Task Force pour les aspects liés au PIB (TF Resource Sharing).
- 27 août 2014 : meeting Kickoff ULiège/Ex Libris (coup d’envoi réel du projet)
- 4 septembre 2014 : accès à Alma Sandbox
- de début septembre à fin octobre 2014 : formation des membres des Task Forces (vidéos, webinars, documentation en ligne…)
- 13 octobre 2014 : export des données Aleph et SFX pour la migration test
- de mi-octobre 2014 à fin janvier 2015 : configuration du nouveau Primo
- 5 novembre 2014 : accès à Alma avec les données préalablement migrées
- novembre 2014 : analyse par les TF des données migrées
- novembre 2014 : établissement d’un nouveau calendrier de formations pour les collègues (différent de celui proposé par Ex Libris)
- de fin novembre 2014 à mi-janvier 2015 : visualisation par tous les membres des Bibliothèques de vidéos introductives à Alma (Discover Alma) et organisation de séances de présentation générale de la solution
- de fin novembre 2014 à début février 2015 : interfaçages avec applications tierces (automates de prêt, Shibboleth, catalogues externes pour la rechercher et l’importation de notices, synchronisation des données utilisateurs avec les bases de données sources, Google Scholar, Primo Central…)
- de mi-janvier à mi-février 2015 : formation des collègues, par les membres des TF, à l’essentiel sur Alma, ce qu’il faut pour assurer un « service normal minimal » pour les utilisateurs finaux : circulation, gestion des lecteurs, demandes et réservations, PIB, catalogage à la volée, maîtrise de la recherche dans Alma et maîtrise du nouveau Primo
- 8 février 2015 : début de la phase de cutover : plus aucune activité en écriture ne se fait dans SFX et Aleph, hormis pour les opérations de circulation
- 15 février 2015 : cutover pour les activités de circulation
- 19 février 2015 : mise en production d’Alma
- 23 février 2015 : mise en production du nouveau Primo (cloud)
- à partir de la fin février jusque fin juin 2015 : suite des formations (catalographie, acquisitions, gestion des e-ressources, tests et licences, statistiques)
Services et déploiements mis en place à la suite de l’implémentation proprement dite :
- mars 2015 : mise en place de la TF Analytics
- mars 2016 : lancement du service de fourniture de numérisation partielle (en phase pilote jusque fin 2016)
- octobre 2016 : définition de tâches prioritaires et réalisations pour l’année 2016-2017
- novembre 2016 : mise en place de tableaux de bord Analytics par bibliothèque
- décembre 2016 : développement de nouvelles instances Scriptorium (catalogage rapide)
- janvier 2017 :
- lancement d’un nouveau formulaire vierge de demande de PIB (intégré à Alma via des API)
- mise en place d’une liste des nouveautés via Primo (principalement des nouvelles acquisitions)
- février 2017 : pour les usagers non membres de la communauté universitaire, lancement d’une nouvelle carte de lecteur générée par le plugin Alma et imprimable directement sur les postes d’accueil des implantations
- mai 2017 :
- ouverture du service de numérisation partielle aux étudiants de master (service gratuit, limité à un total 20 demandes par an et de 3 demandes simultanées) [décision du Comité de direction du 15 mai 2017 ; rapport de la phase pilote mars-décembre 2016]
- mise en place d’une nouvelle liste des bases de données accessible via Primo
- septembre 2017 : intégration par API dans Alma des lecteurs externes pré-inscrits en ligne
- janvier 2018 : regroupement des cinq plates-formes PIB indépendantes en une seule et même entité (Resource Sharing Library)
et ce n’est pas fini…
