Les opérations de paiement en cash ou en mode électronique (Payconiq) devront désormais être systématiquement enregistrées dans Alma sur le Circulation Desk relatif à l’implantation disposant d’une caisse.
Certains frais sont ajoutés automatiquement par le système (frais de retard, frais de remplacement d’exemplaire perdu…) et d’autres sont à ajouter manuellement (carte de photocopie, remplacement de carte de lecteur, frais PIB pour les extérieurs…)
Ajout de frais sur le compte d’un lecteur
Dans l’onglet Fines/Fees de la fiche de l’usager, cliquer sur Add Fine or Fee :
Une fenêtre popup s’ouvre :
Dans le champ :
- Fee type, choisir le type de frais dans la liste déroulante :
- Frais d’inscription du lecteur (carte 5€/50€) = Patron registration fee (card 5€/50€)
- Remplacement de carte de lecteur (5€) = Library card replacement (5€)
- Frais de retard = Overdue fee
- Frais de remplacement d’exemplaire perdu = Lost item replacement fee
- Frais de remplacement d’exemplaire abîmé = Damaged item replacement fee
- Frais PIB = ILL fee
- Photocopie/impression (à la pièce) = Photocopy/printing (per unit)
- Carte de photocopie = Photocopy card
- Autre = Other
- Crédit (à utiliser uniquement avec accord du responsable ou SE) = Credit (only if allowed by manager or SE)
- Fee amount, introduire le montant
- Item Barcode, introduire éventuellement le code-barres si les frais sont relatifs à un document
Remarque par rapport à la transaction Crédit : Merci de noter que les dépenses doivent être remboursées par note de débours électronique.
Encaisser des frais
Attention : se localiser sur le circulation desk de l’implantation qui va encaisser les frais.
Dans la fiche du lecteur, cliquer sur le bouton Pay :
Dans le champ Payment method, choisir Cash ou Payconiq, puis cliquer sur Send :
Supprimer des frais
Si des frais doivent être supprimés, dans l’onglet Fines/Fees de la fiche de l’usager, dans le bouton Actions relatif aux frais, sélectionner Waive :
Dans la liste déroulante, choisir la raison de la suppression des frais et ajouter éventuellement un commentaire, puis cliquer sur Waive :
Ne jamais supprimer des frais en passant par la fonction Pay car cela équivaudrait à l’encaissement des frais et donc à des erreurs dans la caisse.
Remarques
- En cas d’erreur Payconiq : si l’usager introduit un montant trop élevé (par exemple 6€ au lieu de 0.6€), il faut le rembourser via la caisse. Dans ce cas, créer un frais de type « Autre = Other » avec le montant à lui rembourser (5.4€ dans notre exemple) en indiquant « Erreur Payconiq » en commentaire. Ensuite annuler le frais en choisissant « Erreur Payconiq = Payconiq error » comme raison d’annulation.
- Cautions : uniquement pour les cartes de photocopies de Graulich. Créer un frais de type « Autre = Other » en indiquant « Caution carte» en commentaire et l’encaisser. Au moment de rembourser la caution, créer à nouveau un frais de type « Autre = Other » en indiquant « Caution carte» en commentaire. Ensuite annuler le frais en choisissant « Deposit = Caution » comme raison d’annulation.
Journal de caisse
Le journal de caisse sera fourni par un rapport Analytics qui sera remis à l’ARF. Il est donc essentiel que chaque transaction soit encodée correctement dans Alma car l’ensemble des opérations de caisse diminué du montant total payé par Payconiq devra correspondre à la somme du cash disponible en caisse.