Il arrive que l’achat d’un ouvrage, d’un périodique ou autre, pour une bibliothèque se fasse directement par un membre du personnel de l’université. Dans SAP, une note de débours est créée dans le but de rembourser la personne avec le budget de la bibliothèque. Dans Alma, on ne va évidemment pas renvoyer une commande au fournisseur pour un livre déjà reçu. Par contre, pour des raisons de cohérence avec SAP, il est nécessaire de créer une PO line.
- Après avoir fait la catalo du document, il faut créer une ligne de commande.
Si on crée l’inventaire avant de créer la commande, il faut cocher la case « Assign inventory manually » et suivre les instructions du How To « Créer une POL pour un document qui possède déjà un inventaire ».
- Choisir le fournisseur « DEBOURS/Débours ».
- Choisir le budget avec lequel on rembourse le membre du personnel.
- Dans le champ « Acquisition method », choisir « Purchase at Vendor System ».
- Choisir « Order Now », puis sur « Go ».
Il ne reste plus qu’à réceptionner l’item et faire la facturation.