Il arrive qu’il faille créer une POL pour un document qui possède déjà un inventaire (HOL et item) dans Alma. Pour rappel, la création d’une POL recréera automatiquement un HOL et un item. Que faut-il faire alors ? La solution de supprimer l’inventaire déjà existant puis de modifier celui créer automatiquement est plutôt lourde et fastidieuse. Il existe heureusement une autre solution plus simple et adaptée.
1) Créez votre POL. Lors de la première étape, après avoir choisi votre « Purchase type » et votre bibliothèque, cochez la case « Assign Inventory Manually » (cette case n’apparaît qu’après avoir choisi un « Purchase type »).
2) Complétez votre POL comme d’habitude, mais au lieu de choisir « Save and continue » (en bas à droite), choisissez « Save ». Votre POL passe alors au statut « In review » et n’a pas créé de nouvel inventaire.
Remarque : Si vous choisissez « Save and continue », Alma n’ira pas plus loin et vous demandera de créer un inventaire.
Conseil : Faites bien attention à votre « Acquisition method ». Si vous créer une POL pour un document déjà réceptionné, n’oubliez pas de mettre « Purchase at vendor system ».
3)
3.1. Pour les « One time » :
Recherchez votre item. Editez-le. Dans le champ « PO line », recherchez celle que vous venez de créer, sélectionnez-la puis sauvegardez.
3.2. Pour les « Subscription » :
Recherchez le titre de votre périodique dans une recherche « All titles ». Cliquez sur « Holdings ». A droite de la ligne correspondant à votre holding, cliquez sur « Actions », puis sur « Associate a PO Line ». Recherchez celle que vous venez de créer et sélectionnez-la.
4) Retourner sur la POL (qui est toujours en « In Review ») et choisissez cette fois « Save and continue ». Continuez ensuite le processus classique (packaging,…).