Dans le cadre du déconfinement et de la réouverture progressive de nos différents services en présentiel, il nous est toujours demandé de tenir une liste des personnes rencontrées à des fins de tracing.
À partir du 15 juin 2020, il n’est plus nécessaire de tenir une liste manuelle des usagers rencontrés au sein d’une implantation d’ULiège Library. En effet, pour toute autre entrée dans une implantation (prêt/retour, rendez-vous pour consultation de documents, retour de prêt par une autre personne que l’emprunteur, venue d’un collègue, etc.), deux exemplaires bidon ont été créés afin d’assurer un suivi :
- un pour l’entrée dans l’implantation (code-à-barres « IN »)
- un pour la sortie de l’implantation (code-à-barres « OUT »).
En pratique, lorsque l’usager ou le collègue se présente à l’entrée de l’implantation, lui mettre en prêt le document « IN » et lorsqu’il quitte l’implantation, lui mettre en prêt le document « OUT ». De cette façon, on sait exactement à quel moment un usager est entré et sorti de l’implantation et avec qui il a été en contact.
Dans Alma :
Dans MyLibrary, l’usager dispose également de l’information de passage dans nos locaux qui, si nécessaire, pourrait lui être utile.
Le cas échéant, en cas de problème, nous serons en mesure de déterminer quels membres d’ULiège Library et quels autres usagers un lecteur a pu croiser lors de son passage en nos locaux.
Quelques précisions concernant la configuration :
- Une notice bidon non visible dans Primo a été créée dans la localisation temporaire « COVID » de l’implantation « Direction générale et services communs ». Deux exemplaires sont attachés à cette notice : un pour l’entrée (IN) et l’autre pour la sortie (OUT) :
- Au niveau du prêt, ces exemplaires peuvent être mis en prêt à n’importe quel circulation desk pour n’importe quel usager ULiège (bachelier, master ou personnel). Le retour n’est pas nécessaire.
- Le blocage Item is currently on loan by another patron peut être outrepassé par tous. C’est en effet indispensable puisque si un usager A se présente dans une implantation X, l’exemplaire « IN » lui sera mis en prêt. Si quelques instants après un usager B se présente dans l’implantation Y, l’exemplaire IN doit lui être mis en prêt. Comme un même item ne peut pas être mis en prêt sur deux fiches différentes, on aura le message bloquant suivant qui pourra être outrepassé :
- Le prêt sera rentré sur la fiche de l’usager A. Dans le cadre de cette procédure, les avis de retour de prêts sont désactivés.
- Ces exemplaires « IN » et « OUT » vont passer d’un compte de lecteur à un autre toute la durée de la crise. Avec une durée de prêt d’une semaine, les usagers ne recevront jamais d’avis de courtoise. Dès que la situation sera revenue à la normale, on fera le retour de ces deux exemplaires pour qu’ils disparaissent des fiches des derniers usagers qui les avaient empruntés.
Remarque importante : les contacts en dehors des implantations avec des collègues, professeurs, chercheurs, équipes techniques ou d’entretien, etc. doivent continuer à être listés manuellement.