Parfois, il est nécessaire de changer le vendor d’une POL ou d’un PO (et donc de toutes les POLs qui y sont attachées – ne pas oublier que le N° de PO doit correspondre au N° de BC SAP). Soit parce que le fournisseur a fusionné ou a été repris par un autre fournisseur (Cas 2 et 3), soit pour corriger des POLs de périodiques importées d’Aleph dont le fournisseur n’est pas correct (Cas 2 et 3), ou encore si un fournisseur n’a pas pu vous fournir un document et que vous voulez le commander chez un autre fournisseur (Cas 1).
Deux méthodes permettent de changer le vendor d’une POL, une troisième pour changer le vendor d’une PO.
Voir aussi : Changing Vendors in PO Lines and POs
- Changer le vendor d’une POL si la première commande n’a pu être honorée et que vous passez par un nouveau fournisseur.
Cette façon de faire implique un résultat différent selon que ce soit en « Subscription » ou en « One time ».
- Cette méthode est celle utilisée à l’ULg pour les renouvellements de périodiques si l’on veut transmettre au fournisseur le numéro de PO ou si l’on souhaite disposer du dernier numéro SAP en référence de PO. Voir ainsi le How to Renouveler des abonnements papier
- Elle peut être également appliquée pour les commandes « One time », statut « Sent ». Dans ce cas, contrairement au type de commande « Subscription », la POL ne se clôture pas pour être remplacée par une nouvelle. Seul le vendor change. Il faut ensuite « repackager » la POL. Lorsque c’est fait, la commande part chez le nouveau fournisseur.
- Éditer la POL (statut sent).
- En choisissant « Change vendor« , vous aller garder la même POL (seul le fournisseur changera).
- Choisir le nouveau fournisseur.
- La POL est à « Repackager » puisque son statut est redevenu « Manual packaging ».
- Changer le vendor d’une POL dans le cas de la fusion ou de la reprise par un autre fournisseur. Également utile pour changer le vendor des anciennes POL importées d’Aleph et dont le vendor n’est pas correct.
Il faut que la POL ait un statut Sent ou Waiting for renewal.
Comme dans le cas 1 « One time », lorsque vous avez remplacé le fournisseur, il faut « repackager » la POL. Contrairement au cas 1, la commande n’est pas ré-envoyée au fournisseur.
- Éditer la POL (statut sent).
- Choisir « Replace (only) Vendor » dans le menu des actions, pis « Go ».
- Confirmer.
- Choisir le nouveau fournisseur.
- Changer le vendor d’un PO (et donc de toutes les POLs qui y sont attachées).
S’applique pour les mêmes cas que la méthode 2.
- Tout d’abord, aller dans Alma > Acquisitions > Advanced Tools > Change Vendor in Order.
- Choisir « Add job ».
- Sélectionner le PO dont le vendor doit être changé.
Le champ « Source Vendor/Account » est rempli automatiquement.
- Dans le champ « Target Vendor/Account » sélectionner le nouveau vendor, puis choisir « Add » (si vous avez d’autres PO à modifier) ou « Add and Close ».
- Confirmer.
Attention : si vous ne mentionnez pas le numéro de PO à modifier, Alma vous alertera que ce sont tous les PO liés au Source Vendor qui vont être modifiés et le système vous demandera une ultime confirmation : « PO was not selected – The job will work on large amount of data. The action is irreversible: Are you sure you want to continue? » Il est recommandé d’utiliser ces modifications globales de vendor dans les lignes de commande avec la plus grande prudence !