Exemples
- Enregistrement d’une note de crédit après réception et facturation de la POL.
- Enregistrement des factures définitives EBSCO de nos abonnements de l’année en cours alors que le renouvellement des abonnements de l’année N+1 a déjà été effectué.
Voici une procédure simple et efficace pour traiter des documents relatifs à des POL clôturées.
- Création d’une note de crédit :
Choisir dans le menu ALMA:
- Compléter la partie Invoice Details:
A l’aide du document officiel comme d’habitude, mais indiquer le montant en négatif dans le Total amount ainsi que dans le Voucher amount.
- Ensuite, passer aux Invoice Lines :
- Ajouter une ligne de facture:
Type : Choisir Regular
! En sélectionnant Discount, vous devrez indiquer les montants en positif. Effectivement, le Discount agit automatiquement en négatif des montants indiqués.
PO Line :
Attention, la liste des POL est filtrée par défaut sur « Active ». Changer et filtrer sur ALL.
- Ensuite, rechercher et sélectionner la POL concernée :
- Modifier le prix, ajuster le fonds et sauvegarder :
RESULTAT
Sur la POL :
Sur le fonds :
- Il est vivement conseillé d’utiliser cette procédure (montants positifs dans ce cas) pour enregistrer des factures sur des POL déjà clôturées. Effectivement, un Reopen sur une POL concernant un abonnement est une opération inutile et plus lourde ; l’inventaire étant déjà rattaché à la nouvelle POL.
Lien utile : Creating an Invoice From a PO or Manually