En cas d’erreur de réception, il est possible de faire marche arrière et de marquer un item réceptionné par erreur comme étant en réalité toujours en attente de réception. Cette fonctionnalité n’est cependant possible au Receiving Operator/Receiving Operator Limited que si les 4 conditions suivantes sont remplies :
- l’item doit avoir été correctement réceptionné, c.-à-d. en suivant la procédure appropriée ;
- l’item doit toujours se trouver dans un Département Acquisitions/Catalogage. La case “Keep item in Department” aura dû être cochée à la réception (cf. aussi les supports de formation sur les Workorders);
- il ne peut pas y avoir d’Interested User ni de réservation sur l’item ;
- il doit s’agir d’une ligne de commande de type « One-Time ». Les fascicules de périodique, associés à un ligne de commande de type Subscription (Continuous) ne peuvent donc pas être « déréceptionnés ».
Procédure :
Au préalable, il convient de vérifier qu’on est bien localisé dans un département Acquisitions/Catalogage et situé en Acquisitions > Receiving and Invoicing > Receive.
(1) Identifier l’item à déréceptionner dans la liste des réceptions et cliquer sur “Manage Items”. L’item sera toujours dans un statut du workorder Acquisitions/Catalogage.
(2) Cliquer sur l’action “Un-Receive”.
Alma affichera ensuite un message de confirmation. Une fois la confirmation validée, le statut de l’item repassera de “Received” à “Unreceived” et la date de réception sera supprimée.
Alma ne proposera pas la fonctionnalité “Un-receive” si les 4 conditions ne sont pas toutes remplies.
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Vidéo d’Ex Libris :