Il peut arriver que la publication d’un ouvrage soit annoncée à une date tellement éloignée qu’on ne souhaite pas encore adresser la commande au fournisseur, mais bien engager le montant sur le budget. De même, à la réception d’une ligne de commande, un fournisseur peut nous informer en retour qu’un ouvrage commandé n’est pas encore paru. Dans certains cas, il peut également renseigner la date de parution. On peut souhaiter alors créer une ligne de commande « en attente », avec un rappel automatique pour une finalisation ultérieure. Tout cela peut s’effectuer facilement à l’aide de la fonction « Defer ».
- Pour pouvoir être différée, une POL doit avoir le statut « In Review ». Il faut donc créer une POL à partir du titre, du portfolio ou de la collection souhaitée. Le type de POL et le PO line owner doivent être définis. Par contre, les autres champs disponibles peuvent rester vides. Pour les commandes annulées, on peut simplement utiliser l’option « Reopen », si l’on ne souhaite pas créer de nouvelle POL.
- Dans la POL, cliquer ensuite sur « Defer » en haut de la page :
L’option est également accessible depuis la liste des POL In review (Menu Alma > Acquisitions > Purchase Order Lines > Review) :
- Dans le pop-up qui s’ouvre, compléter les options disponibles :
- Choisir une date de rappel.
- Choisir une raison parmi celles disponibles
- Ajouter une note éventuelle
Si d’autres raison méritaient selon vous d’être ajoutées, veuillez contacter le groupe de travail Alma-Acquisitions {at}@lists.ulg.ac(.)be.
La POL passe en statut « Deferred ». Elle est visible à tout moment dans le menu « Review Deferred » (Menu Alma > Acquisitions).
- Le jour choisi plus haut, une alerte apparait sur la page « Review Deferred ». Une tâche apparaît également, ce jour-là uniquement, dans la liste des tâches du Dashboard (dans la section « Order lines »).
- Une fois différée, une POL peut être réactivée ou annulée (selon le choix de la bibliothèque) à tout moment, quelle que soit la date de rappel fixée. Pour cela, accéder au menu « Review deferred » et utiliser l’option « Reactivate » ou « Cancel » en regard de la POL.
La POL réactivée passe en statut « In Review » et peut être complétée et envoyée comme habituellement.
Remarque : la notice bibliographique d’une POL en statut « deferred » peut demeurer visible ou non dans Primo, selon qu’elle est publiée ou non. Il ne faut donc pas oublier de la dé-publier si la bibliothèque ne souhaite pas que le document soit visible par les utilisateurs.