Notices d’autorité

Le référentiel IdRef

Depuis novembre 2021, le référentiel principal pour les agents de type personne, famille, collectivité, pour les points d’accès auteur-titre et noms géographiques est le référentiel IdRef de l’Abes.
Dans ce cadre, la création de données d’autorité se fait désormais exclusivement dans IdRef.

La création de données d’autorité locales dans Alma n’est plus autorisée. Les notices d’autorité locales sont peu à peu supprimées : soit une notice IdRef existe – et elle est améliorée si besoin -, soit une notice est créée dans IdRef.

Les données d’autorité sont créées dans IdRef par les catalogueurs habilités. ULiège Library faisant désormais partie du réseau IdRef, nous nous devons de respecter la convention signée avec l’Abes et avons dans ce cadre une réelle responsabilité quant à la qualité des données fournies.

Notre place dans la structure de l’Abes

Pour chaque institution adhérente :

Les acteurs prenant part à cette structure sont :
(source : Abes)

• le pilote :
  • est l’interlocuteur privilégié de l’Abes
  • crée et gère les logins utilisateurs pour son RCR,
  • encadre l’équipe de son RCR et organise le périmètre d’action des CORAUT
  • organise des formations à IdRef
  • est responsable de la curation des données 
  • diffuse les informations de l’Abes auprès des CORAUT et Catalogueurs
    
• les correspondants Autorité (CORAUT) :
  • font partie du réseau Abes des CORAUT et à ce titre, échangent avec leurs homologues français et suisses
  • sont responsables de la production de données d’autorité de leur RCR
  • contrôlent la qualité des données produites dans IdRef en particulier pour leur RCR
  • coordonnent les demandes de vérification et de correction au sein de leur RCR
  • reçoivent et traitent les demandes de l’assistance déportée d’IdRef pour leur RCR
  • ont les habilitations pour fusionner des notices d’autorité
  • assurent une réponse de premier niveau aux questions des catalogueurs de leur RCR
  • ont une « responsabilité morale » de curation des données IdRef
    
• les catalogueurs autorité :
  • utilisent les notices d’autorité IdRef
  • créent ou modifient des notices d’autorité dans IdRef
  • gèrent les demandes de création et de modification transmises par les catalogueurs via l’application de demandes
  • demandent le dédoublonnement de notices dans IdRef

En plus des intervenants directs dans IdRef, les catalogueurs :

• utilisent les notices d’autorité IdRef
• demandent la création de notices d’autorité dans IdRef
• proposent des améliorations de notices d’autorité dans IdRef
• demandent le dédoublonnement de notices dans IdRef

En pratique

• Workflow du catalogueur autorités
• Travailler dans IdRef
• Créer une notice d’autorité « Nom de personne »
• Créer une notice d’autorité « Collectivité »
• Créer une notice d’autorité « Congrès »
• Créer une notice d’autorité « Titre »
• Créer une notice d’autorité « Nom géographique »
• Créer une notices d’autorité « Auteur-titre »

Mais aussi,

• Exploiter le référentiel IdRef dans Alma
• Périmètre de création des notices d’autorité
• Le Plugin Alma/IdRef et l’application de demandes IdRef
• Rechercher dans IdRef

Les catalogueurs autorités sont : Nicolas André, Coline Compère, Stéphanie Davister, Yvonne Faufra, Ghislaine Fleury, Aline Gavage, Clarisse Haar Salle, Thierry Jacques, Marie Jost, Cécile Lambrecht, Julie Laurent, Marie-Line Lecourt, Sandra Nisin, Pierre Nys, Fanny Quindot et Guillaume Schwaiger.

Les correspondants autorité sont Anne-Laure Dewit et Marie Goukens (+ en support Laurence Richelle et François Renaville), le pilote est Laurence Richelle.
Toute demande qui ne passe pas par l’application des demandes (traitement par lot, question de catalogage…) peut être adressée à l’adresse coraut@lists.uliege.be

Dans le contexte actuel d’évolution des catalogues, de plus en plus d’importance est et sera accordée aux données d’autorité. N’hésitez donc pas à vous joindre à l’équipe pour prendre part activement à cette évolution.

(Les logins IdRef sont communiqués par mail lors de la formation).

Pour aller plus loin

Pour une introduction générale à la notion de point d’accès et au fonctionnement des liens entre notices bibliographiques et notices d’autorité, voir la section Zones des points d’accès – Généralités.
Pour une application pratique dans Alma, voir la section Points d’accès (auteurs, titres et sujets) dans les notices bibliographiques dans la Gestion des ressources (Workflows Alma).

Voir aussi la page Fichiers d’autorité dans la Community zone d’Alma et L’indexation matière : introduction.

La page Sources pour l’identification et la création de notices d’autorité propose une liste de références qui peuvent être utilisées pour l’identification et pour la création de données d’autorité. (N’hésitez pas à faire compléter cette liste par d’autres outils que vous consulteriez régulièrement !)

Pour les catalogueurs autorités :
Quiz réalisé par le pôle qualité de l’Université Grenoble Rhône Alpes Notices d’autorité Personnes physiques