Travailler dans IdRef – Gestion des ressources & catalogage

Tout catalogueur autorité dispose de son propre identifiant / mot de passe (fourni par le pôle Systèmes & Données).
L’authentification doit être répétée pour chaque zone de point d’accès sélectionnée à partir de la fenêtre du Plugin – ainsi, s’il y a 2 notices d’autorité à créer, il faudra s’authentifier 2 fois.

Chaque catalogueur authentifié peut donc créer / modifier des notices dans IdRef

à partir d’Alma via le plugin
directement dans IdRef

Mais il ne peut pas

supprimer des notices (impossible)
fusionner des notices (désambiguïser / dédoublonner)

Les correspondants autorité ont un identifiant qui autorise des fonctionnalités différentes : fusion de notices notamment.

Documentation

Les notices sont créées en format UNIMARC, dans le respect des règles de catalogage du Sudoc et des normes RDA-FR.

Différences avec la pratique des données d’autorité en Marc21

Normes à utiliser

RDA-FR Section 2 Enregistrement des attributs des oeuvres et des expressions
https://www.transition-bibliographique.fr/wp-content/uploads/2017/05/rda_fr_section2.pdf

RDA-FR Section 3 Enregistrement des attributs des agents (généralités, personnes, familles)
https://www.transition-bibliographique.fr/wp-content/uploads/2022/06/rda_fr_section3_chapitres8-9-10.pdf

RDA-FR Section 3 Enregistrement des attributs des agents (collectivités)
https://www.transition-bibliographique.fr/wp-content/uploads/2022/06/rda_fr_section3_chapitre11.pdf

Normes de translittération

Normes ISO ou ALA-LC

Voir la section Normes de translittération du Guide méthodologique du Sudoc.

http://documentation.abes.fr/sudoc/normes/normes.htm#NormesDeTranslitteration

Un outil de translittération est disponible dans IdRef

Guide méthodologique du Sudoc

Aide au catalogage :

https://documentation.abes.fr/sudoc/

Formats de catalogage => Données d’autorité

https://documentation.abes.fr/sudoc/formats/unma/index.htm#TOP

Règles de description => Notices d’autorité

https://documentation.abes.fr/sudoc/regles/aut/index.htm

Des tutoriels

Pour les utilisateurs d’IdRef

Supports Transition bibliographique

Manuel UNIMARC : format des notices d’autorité
https://www.transition-bibliographique.fr/unimarc/manuel-unimarc-format-notices-autorite/

Création par dérivation ou Création par formulaire

Avant toute création dans IdRef, contrôlez que l’ouvrage n’est pas présent dans le catalogue Sudoc. Il peut toujours y avoir une erreur d’identification, une incertitude, ou une identification incomplète (un pseudonyme, une forme non préférée…), voire une interprétation différente (par exemple une confusion nom de collectivité / nom de congrès).

Recherchez ensuite dans le catalogue de la BnF. Si l’ouvrage est présent, ou si vous identifiez l’agent ou le titre à partir de la recherche dans les autorités, vous pourrez utiliser la création par dérivation.

Si vous n’identifiez pas l’agent ou le titre à la BnF, interrogez le VIAF. Pour rappel, VIAF permet aussi de rechercher par mots du titre.

Ces deux sources sont autorisées pour la création par dérivation dans IdRef.

Dérivation de la BnF ou de VIAF

Il est possible de dériver des notices trouvées à la BnF ou dans VIAF très facilement.

Pour la BnF, il faut copier l’ARK BnF dans la barre de recherche du navigateur :

*Attention, c’est bien la structure https://catalogue.bnf.fr qu’il faut utiliser.*

Voir aussi la documentation de l’Abes : Création par dérivation d’une notice d’autorité BnF

Dans VIAF, il faut copier le lien spécifique à un référentiel dans la barre de recherche du navigateur, et non pas utiliser le permalien du cluster :

Coller le lien puis cliquer sur Dériver, la notice s’enregistre directement et est accessible en cliquant sur le PPN.

Après avoir cliqué sur le lien PPN, il faut attendre un moment que la notice s’affiche.
Elle est bien créée ! Soyez patient, et ne recréez surtout pas une seconde notice en pensant que la dérivation a échoué. (Si cependant vous faites cette erreur, signalez le ‘doublon’ aux correspondants autorité qui fusionneront les notices.)

Attention ! Les notices dérivées doivent être contrôlées afin d’être conformes aux règles de catalogage, et complétées lorsqu’elles ne contiennent pas certains des éléments fondamentaux ou prescrits par l’organisme de catalogage.
Pour les « Noms de personne », le paragraphe Points d’attention après une dérivation fournit une liste d’éléments à améliorer dans les notices dérivées de la BnF ou de Viaf.

Création par formulaire

Il est également possible de créer une notice IdRef via un formulaire. Les formulaires et les zones que l’ont peut y ajouter sont spécifiques au type d’autorité que l’on veut créer, il est donc important de bien le choisir au départ.

Voir aussi la documentation de l’Abes : Création par formulaire à compléter

Dans les formulaires, il est possible d’ajouter, déplacer ou supprimer des zones ainsi que des sous-champs. Il y a des zones obligatoires * et des zones facultatives.

A droite, il y a toutes les zones qu’il est possible d’ajouter et le bouton « info » permet d’accéder à l’aide contextuelle lié à la zone sélectionnée.

Voir aussi la documentation de l’Abes : Enrichissement des notices

L’ordre naturel des sous-champs dans IdRef est l’ordre alphabétique, il est donc parfois nécessaire de déplacer un sous-champ pour respecter l’ordre voulu par les normes. Exemple : 200 $a Dubois, $b Frédéric $f 19..-.. $c pasteur = Nom, Prénoms, Dates, Qualificatif = $a $b $f $c

Après avoir complété la notice, il faut l’enregistrer.

Différents messages de validation sont possibles :

Attention à ne pas laisser de coquilles ou de caractères parasites qui pourraient bloquer l’enregistrement.

Enrichir des notices existantes

Toute notice IdRef peut être modifiée pour apporter soit des corrections soit des améliorations (ajout de dates, d’identifiants (ORCID, VIAF,…), d’éléments biographiques,…). Il est alors nécessaire de justifier (« sourcer ») l’enrichissement de la notice en citant les sources complémentaires.

Si vous repérez des erreurs d’appariement qui concernent les catalogues d’autres institutions, en plus du catalogue ULL, signalez le problème aux correspondants autorités (coraut@lists.uliege.be).

Identification de doublons

Attention à ne pas créer des doublons : bien lire les popups, ne pas cliquer plusieurs fois sur le bouton ‘Enregistrer’, ne pas s’impatienter…

Lorsque vous identifiez un doublon, il faut passer la demande de dédoublonnement via l’application Demande IdRef.

Il ne faut donc ni passer par les formulaires de « demande d’amélioration/signaler un problème » sur IdRef, ni passer par le guichet Abes.

Pour aller plus loin

Pour une introduction générale, voir les pages Notices d’autorité et Workflow du catalogueur autorités.

Pour les détails sur chaque type de notice d’autorité, voir les pages spécifiques :

Créer une notice d’autorité « Nom de personne »
Créer une notice d’autorité « Collectivité »
Créer une notice d’autorité « Congrès »
Créer une notice d’autorité « Titre »
Créer une notice d’autorité « Nom géographique »
Créer une notices d’autorité « Auteur-titre »

Pour une introduction à la notion de point d’accès et au fonctionnement des liens entre notices bibliographiques et notices d’autorité, voir la section Zones des points d’accès – Généralités.
Pour une application pratique dans Alma, voir la section Points d’accès (auteurs, titres et sujets) dans les notices bibliographiques dans la Gestion des ressources (Workflows Alma), ainsi que la page Exploiter le référentiel IdRef dans Alma.

Voir aussi la page Fichiers d’autorité dans la Community zone d’Alma et L’indexation matière : introduction.

La page Sources pour l’identification et la création de notices d’autorité propose une liste de références qui peuvent être utilisées pour l’identification et pour la création de données d’autorité. (N’hésitez pas à faire compléter cette liste par d’autres outils que vous consulteriez régulièrement !)
Voir également la page Périmètre de création des notices d’autorité.