Cette page reprend les particularités et points d’attention pour certaines zones à compléter et n’est donc pas exhaustive. Nous vous invitons pour cela à consulter le Guide méthodologique du Sudoc (Abes). Certaines informations proviennent également de RDA-FR Section 3 : agents (généralités, personnes, familles).
De manière générale, les données personnelles enregistrées dans une notice autorité doivent être justifiées explicitement par une source citée dans la notice (en zone 810). Voir à ce propos : Catalogage des données personnelles dans les autorités Nom de personne
Zone 033 – Identifiant pérenne de la notice dans un autre système
Enregistrer ici, et non en 035, l’identifiant ARK de la BnF.
Voir : Zone 033
Zone 035 – Numéro identifiant de la notice dans un autre fichier
Enregistrer les numéros source suivants :
- VIAF
Exemple : 035##$ahttp://viaf.org/viaf/71164476371625911153$2VIAF$d20220218 - ORCID
Exemple : 035 ##$a0000-0001-5744-812X$2ORCID$d20230123
- [Patrimoine]
CERL
Exemple : 035 ##$acnp00154910$2CERL$2AAAAMMJ
Remarque le $c sert à encoder la source d’information qui a permis de recueillir l’identifiant externe. S’il s’agit de la base elle-même, il n’est pas nécessaire de renseigner le $C.
Exemples :
035##$ahttp://viaf.org/viaf/17564$2VIAF$d20230809
035##$a0000000122755410$2ISNI$CVIAF$d20230809
Voir : Zone 035
Zone 101 – Langue de l’entité
La langue à saisir est celle de l’entité ou utilisée par l’entité (dans les ressources auxquelles elle contribue).
Attention que la langue du document catalogué n’est pas forcément la langue de l’entité (cas, par exemple, des traductions).
Ne pas indiquer « Inconnu ». Il est alors préférable de supprimer la zone.
Voir : Zone 101
Zone 102 – Pays associé à l’entité décrite
Le pays associé à la personne peut être, dans cet ordre :
- le pays dont la personne possède la nationalité
- le pays où la personne réside de façon permanente
- le pays auquel est associée la langue dans laquelle la personne produit
- le pays de publication des oeuvres originales de la personne
Ne pas indiquer « Inconnu ». Il est alors préférable de supprimer la zone.
Voir : Zone 102
Voir également RDA-FR Section 3. Chapitre 9.10. Pays associé à la personne (page 74)
Zone 103 – Date de l’entité
Date de naissance et date de décès au format AAAAMMJJ.
L’année de naissance est récupérée de façon automatique en 200 $f, l’année de décès, si elle est ajoutée en 103, est à ajouter manuellement en 200 $f.
Il faut utiliser des « X » pour compléter les inconnues : « 19XX » ; « 193X ». Une date incertaine est suivie de « ? ».
Si on ne peut pas enregistrer l’année de naissance exacte pour un auteur vivant (vis à vis du RGPD), on enregistre 19XX et on donne la date exacte en zone de note interne 899.
Pour les personnes vivantes également, on n’indique pas « XXXX » ou « 20XX » en date de décès.
[Patrimoine]
Renseigner également les dates d’activité.
Voir : Zone 103
Zone 120 – Genre
Ne pas laisser la valeur « inconnu » si ce n’est pas justifié. Il est préférable de supprimer la zone.
Voir le détail de la zone pour les cas où la zone doit être complétée.
Voir : Zone 120
Zone 200 – Point d’accès autorisé – Nom de personne
Ici, il est important de bien coder les indicateurs.
- Premier indicateur : #
- Second indicateur :
- 0 Nom entré au prénom ou dans l’ordre direct
- 1 Nom entré au patronyme
Il faut également prêter attention à l’ordre des sous-champs afin de respecter l’ordre voulu par les normes et non l’ordre alphabétique. La ponctuation ne doit pas être ajoutée et le qualificatif ne prend pas la majuscule.
Les dates sont des éléments fondamentaux et doivent donc toujours être renseignées.
- utiliser des « . » pour compléter les inconnues : 19.. ; 193.
- une date incertaine est suivie de « ? »
- ajouter « -…. » si la date de décès est inconnue : 1965-….
- ne pas indiquer « 20.. » en date de décès pour les personnes vivantes
L’usage du qualificatif est requis en cas d’homonymie avérée. Dans le cas contraire, il vaut mieux fournir une information plus complète en zone de note que de mettre un qualificatif imprécis ou inadéquat.
La valeur du $5 (code de relation) est par défaut « Nom à l’état civil » mais peut être modifié :
- Nom de mariage et nom de naissance
Exemple :
200$aBoël$bMartine$5Nom de mariage
400$aDe Kerchove de Denterghem$bMartine$5Nom de naissance - Nom de religion et nom à l’état civil
Exemple :
200$aHildebrand$d1884-1961$cO.F.M. Cap.$5Nom de religion
400$aRaes$bJules$5Nom à l’état civil
Spécificités des noms de personnes comportant une particule :
(Voir RDA-FR Section 3. Chapitre 9.2.2.10. Noms de famille avec particules écrites séparément (page 44))
- Entités du domaine français : l’élément d’entrée ne contient pas la particule
Exemple : Roye, Jean de (notaire français) - Entités hors du domaine français : pour les noms belges, maintien de la particule dans l’élément d’entrée
Exemple : De Roye, Jean (écrivain belge)
Dans IdRef, il est justifié de modifier l’ordre des éléments seulement si l’usage national n’est pas appliqué. Ne pas ajouter de variante de forme de façon systématique mais seulement dans les cas suivants :
- si il y a un problème d’homonymie avec la forme préférée ou avec une variante de forme d’une autre entité
- si vous pensez que l’usage de recherche appelle cette variante de forme.
Spécificités des noms de personnes contenant une numérotation (cas d’une numérotation en chiffres romains) :
- si l’élément d’entrée est un prénom : utilisation du $d
- si l’élément d’entrée est un nom : ajout en épithète de l’élément qu’elle qualifie
Exemple : $aMattox$bJohn R II$f1971-….
Voir : Zone 200
Zone 340 – Note biographique et d’activité
La note doit permettre de lever toute ambigüité et contient tout élément biographique ou renseignement sur l’activité (informations sur les activités de recherche et affiliations pour les chercheurs…).
Les informations reprises en 340 doivent être justifiées par un source.
Il ne faut pas faire de retour à la ligne car il y aura une erreur à l’enregistrement. Pour distinguer des groupes d’informations pertinente, il est préférable de répéter le 340.
La zone de note doit être ajoutée dans la langue de catalogage. Dans IdRef, comme dans le Sudoc, la langue de catalogage est le français.
[Patrimoine]
Respecter l’ordre défini pour les imprimeurs-libraires : métier, famille, détail sur l’activité, adresse, devise.
Voir : Zone 340
Voir aussi : Ordre des éléments de la zone de note d’une notice d’autorité dans Idref
Zone 400 – Variante de point d’accès : Nom de personne
Le qualificatif de dates doit également être enregistré en 400. Le Sudoc ne donne pas encore cette consigne qui provient de RDA-FR (mais qui est déjà suivie par la BnF).
Voir : Zone 400
Zone 510 – Point d’accès en relation : nom de collectivité
Il est possible de créer un lien de type « membre de » en 510. Cette zone ne doit pas être utilisée de façon systématique car l’information doit être tenue à jour, le focus est donc à porter sur des membres ULiège qui font toute leur carrière au sein du même département.
Ne pas créer de relation réciproque « à pour membre » dans la notice de la collectivité, seule la notice « nom de personne » est enrichie.
Une information de ce type peut tout à fait être ajoutée en 340.
Exemple : Membre du département de physique nucléaire de l’Université de Liège (Belgique), en 2023.
Voir : Zone 510
Zone 810 – Source d’information consultée avec profit
Le $a contient la référence de la source d’information consultée. Le $b, quant à lui, contient l’information trouvée dans la source (cette sous-zone est facultative si le $a rend l’information explicite).
Format de citation pour un :
- Texte imprimé
810##$aTitre/première mention de responsabilité [au moins], date d’édition
Exemple : 810##$aLa doctrine politique et sociale du cardinal Pie / Etienne Catta, 1959 - Site internet
810 ##$aURL [+ explicitation éventuelle du site consulté], date de consultation (au format AAAA-MM-JJ)
Exemple : 810##$awww.lemonde.fr, 2010-03-19 - Réseaux sociaux
L’utilisation des réseaux sociaux est correcte à partir du moment où les informations trouvées sont publiques et ne nécessite pas une identification avec un compte personnel.
L’ajout du lien en source n’est pas adéquat s’il mène vers une page d’identification sur le réseau social.
Exemple : 810##$aLinkedIn, 2010-03-19
Par ailleurs, si le réseau social est utilisé pour entrer en contact avec l’auteur (pour confirmer la paternité de l’œuvre par exemple), la source n’est plus le réseau social mais l’auteur lui-même.
En 810, on trouvera au minimum la référence de l’ouvrage catalogué.
Voir : Zone 810
Zone 815 – Source consultée en vain
Permet de renseigner une source « évidente » dans laquelle on n’a pas trouvé d’information afin d’éviter de la consulter à nouveau.
Voir : Zone 815
Points d’attention après une dérivation
L’intérêt de la dérivation est la récupération de données et la rapidité de création, il faut néanmoins apporter quelques corrections :
Dérivation depuis la BnF
- Corriger les indicateurs des zones 200 et 400
En effet, l’absence de ces indicateurs a un impact sur nos notices bibliographiques dans Alma. - Ajouter les dates de vie (généralement présentes en 103) en 200 $f
- Corriger les erreurs ou coquilles
Il n’est pas nécessaire de passer son temps à transposer les informations biographiques en 340, ces informations peuvent rester en 300.
Attention également à ne pas utiliser une notice BnF pour décrire une autre entité que celle identifiée par la notice.
Dérivation depuis le VIAF
- Ajouter les dates de vies, à défaut au moins le siècle en 103 et 200 $f
- Vérifier que les variantes de formes nécessaires soient récupérées, dans le cas contraire les ajouter
- Ajouter les informations suivantes (d’autant si elles sont disponibles dans VIAF mais non récupérées) : langue, genre, pays
Pseudonymes
Il y a trois cas de figure pour le traitement des pseudonymes. Le choix se fera en fonction de l’usage public qui est fait du nom civil et du pseudonyme et du contenu du catalogue.
La personne publie uniquement sous son nom civil
Création d’une seule notice d’autorité contenant :
- Le nom civil en élément d’entrée (200)
- Une note (340) du type « Écrit aussi sous le pseudonyme … »
- Le pseudonyme en variante de forme (400) avec le code de relation ($5) « Pseudonyme » (e)
Remarques : La mention de responsabilité reprise en source (810) doit bien être une au nom civil. Les notices liées doivent toutes avoir le nom civil comme mention de responsabilité.
La personne publie uniquement sous son pseudonyme
Création d’une seule notice d’autorité contenant :
- Le pseudonyme en élément d’entrée (200)
Attention au codage du 2ème indicateur - Une note (340) du type « Pélagie est le pseudonyme utilisé par … »
- Le nom civil en variante de forme (400) avec le code de relation ($5) « Nom à l’état civil » (f)
Uniquement s’il existe une source officielle indiquant l’identité réelle de l’auteur écrivant sous pseudonyme.
Remarques : La mention de responsabilité reprise en source (810) doit bien être une au pseudonyme. Les notices liées doivent toutes avoir le pseudonyme comme mention de responsabilité.
La personne publie sous son nom civil ET son sous pseudonyme
Création de deux notices d’autorité (l’une pour le nom civil, l’autre pour le pseudonyme). Ensuite, lier les autorités aux notices bibliographiques en fonction de la mention de responsabilité.
La notice pour le nom civil contient :
- Le nom civil en élément d’entrée (200)
Attention au codage du 2ème indicateur - Le nom civil en point d’accès en relation (500) avec le code de relation ($5) « Nom à l’état civil » (f) ET le numéro de la notice liée ($3)
Remarques : La mention de responsabilité reprise en source (810) doit bien être une au nom civil. Les notices liées doivent toutes avoir le nom civil comme mention de responsabilité. Ne pas lier cette notice autorité aux notices bibliographiques dont la mention de responsabilité est le pseudonyme.
La notice pour le pseudonyme contient :
- Le pseudonyme en élément d’entrée (200)
- Le pseudonyme en point d’accès en relation (500) avec le code de relation ($5) « Pseudonyme » (e) ET le numéro de la notice liée ($3)
Remarques : La mention de responsabilité reprise en source (810) doit bien être une au pseudonyme. Les notices liées doivent toutes avoir le pseudonyme comme mention de responsabilité. Ne pas lier cette notice autorité aux notices bibliographiques dont la mention de responsabilité est le nom civil.
Pour aller plus loin
Voir aussi l’article Périmètre de création des notices d’autorité