Lors du catalogage, tout point d’accès donné dans les zones 1XX, 6XX, 7XX, 8XX des notices bibliographiques constitue un point d’accès contrôlé, c’est-à-dire lié à un référentiel et soumis au contrôle d’autorité sur base de son identifiant (enregistré en $$0 de la zone concernée dans la notice bibliographique).
Pour rappel, le fichier de priorité 1 dans Alma est IdRef. Il faut éviter autant que possible l’utilisation des fichiers de priorité 2 (FRBNF) et 3 (LCNAMES). Le recours à LCNAMES ne se justifie que dans le cas de points d’accès différents présents dans des notices IZ et CZ devant être regroupées par frbrisation dans Primo.
La création de notices d’autorité dans IdRef doit être envisagée pour différencier l’agent d’un autre agent portant le même nom et ainsi éviter de mauvais appariements par les traitements automatiques !
Si l’entité existe dans FRBNF mais pas dans IdRef, vous devez introduire une demande de création via la Plugin Alma/IdRef. N’oubliez pas de préciser dans la demande qu’une notice existe à la BNF et fournissez alors son identifiant ark : le catalogueur autorité pourra ainsi faire la création dans IdRef par dérivation à partir de la BNF.
Si l’entité existe dans LCNAMES sous une forme évitant le risque d’homonymie (présence de dates complètes (pas 19..), présence d’un qualificatif supplémentaire), vous pouvez utiliser cette forme LCNAMES (la fonctionnalité F3 ajoutera automatiquement l’identifiant LCNAMES en $$0).
Cependant, il est conseillé de créer / faire une demande de création dans IdRef pour ces cas-là aussi, en évaluant par exemple l’importance de l’auteur dans la discipline, sa représentation dans notre catalogue (1 notice ou plusieurs notices)…
Par ailleurs, la création systématique d’une notice d’autorité pour les entités agents absentes d’IdRef est requise dans les cas suivants :
- Fonds spécifiques à une bibliothèque :
- par exemple ressources de droit belge
- l’auteur publie beaucoup
- l’auteur a une renommée ((inter)nationale) dans son domaine
- Personnel ULiège, y compris :
- Auteurs d’une thèse défendue à l’ULiège
- Auteurs d’une thèse défendue dans une autre université, faisant ou ayant fait partie du personnel de l’ULiège
- Auteurs d’un mémoire, TFE, ou autre document académique présenté à l’ULiège, faisant ou ayant fait partie du personnel de l’ULiège (si l’appartenance à l’Université ne peut être établie, ne pas créer de notice d’autorité). Une notice IdRef ne doit pas être créée simplement pour un auteur d’un mémoire ULiège.
- Auteurs liégeois
- Auteurs belges
- Entités de type collectivités : ULiège, Belgique
- Patrimoine et histoire locale
Sauf accord préalable et explicite de l’auteur, ne pas se servir de données privées (par exemple extraites d’Alma) de nos usagers pour établir des notices d’autorité. Par contre, des sources publiques comme les réseaux sociaux peuvent être utilisées (année de naissance par exemple).
Concernant les congrès, il n’est pas recommandé de créer des notices IdRef pour les congrès ayant un nom particulier.
Exemple : Colloque Ignorance savante et savoirs ordinaires à la Renaissance (2021 ; Lyon, Rhône, France) n’est pas recommandé.
Depuis la mise en production dans l’interface IdRef (novembre 2021) et de la récupération des notices d’autorité présentes dans la zone Institution, la création de notices d’autorité locales n’est plus autorisée. Toute création doit se faire dans IdRef. Toute demande de création passe donc par les catalogueurs spécialisés pour cette tâche, qui assurent la mise à jour des points d’accès dans les notices bibliographiques.
Les demandes de création doivent toujours se faire à partir d’une notice bibliographique, via le Plugin Alma/IdRef, et après vérification dans l’interface web IdRef, dans l’application Demande IdRef.
Pour aller plus loin
Voir aussi la page Sources pour l’identification et la création de notices d’autorité dans IdRef