Workflow
Périmètre
- Tâche transversale
- À partir de l’ensemble des notices bibliographiques du catalogue (zone Institution)
- Soit directement à partir des points d’accès dans une notice bibliographique que vous créez ou modifiez
- Soit à partir d’une demande d’un autre catalogueur, introduite dans l’application de demandes
- Intervention sur les notices d’autorité
- Personne physique
- Collectivité, Congrès
- Nom de famille
- Titre
- Auteur-titre
- Nom géographique
- Création de nouvelles notices
- Amélioration de notices existantes
- Signalement de doublons
Création
Il est requis de toujours partir d’une notice bibliographique ouverte dans l’éditeur de métadonnées.
Le plugin Alma/IdRef est conçu pour interfacer les deux applications. Son utilisation garantit la procédure de travail la plus efficace.
Certaines informations sont directement récupérées dans IdRef par le plugin. C’est le cas des données du point d’accès, et des titre et année de publication, en zone “Source”.
Cependant, si une notice d’autorité correspondante a été identifiée dans le catalogue BnF ou dans VIAF, et que le catalogueur dérive cette notice dans l’application IdRef, aucun élément n’est repris de la notice bibliographique dans Alma. Le choix de la création directe qui permet la récupération, ou de la création par dérivation, est laissé au catalogueur. Attention que s’il y a une création directe alors que la notice existe à la BnF, il est tout de même demandé que l’identifiant ark soit fourni !
Si la création est faite au départ de l’application des demandes, ne pas oublier de passer par l’éditeur de métadonnées (copier le mms id dans la demande) :
Il est nécessaire de consulter quotidiennement les demandes faites dans l’application par les collègues catalogueurs.
Amélioration
En tant que participant au Réseau IdRef, nous avons les habilitations pour modifier toutes les notices. Toute modification doit bien sûr être faite dans le respect des règles de catalogage du Sudoc.
N’oubliez pas que certains changements peuvent avoir un impact sur les catalogues des autres institutions !
Par exemple, vous identifiez avec certitude que certaines œuvres ont été attribuées par erreur à un auteur et vous créez une nouvelle notice d’autorité pour le ‘bon’ auteur. Il faut donc que les catalogues qui présentent cette erreur d’attribution puissent corriger leurs données : signalez-le à vos correspondants autorité qui pourront faire le nécessaire.
Par contre, le simple ajout d’éléments dans un point d’accès (par exemple ajouter des dates de naissance ou de décès), compléter une note, ajouter un identifiant ou une source intéressante, ne demandent pas de signalement particulier auprès des membres du réseau IdRef.
Attention aussi à ne pas supprimer des éléments d’identification au niveau des points d’accès, sauf si vous avez la certitude (avec source fiable) que ces éléments sont erronés. Par exemple, ne pas supprimer un qualificatif sous prétexte qu’il n’y a pas d’homonyme…
Contrôles
Après la création d’une notice dans le référentiel IdRef, quelques réflexes sont à adopter.
Contrôler l’ensemble du catalogue
Après avoir créé une notice d’autorité, le processus de lien via le plugin permet de mettre à jour le point d’accès dans la notice bibliographique qui constitue le point de départ de la demande.
Il est recommandé de mettre à jour les points d’accès correspondant au même agent dans les autres notices du catalogue. N’hésitez pas à revenir vers le catalogueur de l’implantation qui conserve l’ouvrage pour cette tâche.
Il est tout à fait possible de faire des demandes de traitement par lot pour traiter des ensembles de notices. Pour cela, il suffit de contacter les correspondants autorité en utilisant l’adresse : coraut@lists.uliege.be
S’il existe une notice d’autorité locale dans Alma, n’oubliez pas de la (faire) supprimer ! (Si vous n’avez pas le rôle « cataloguer extended », vous pouvez assigner la notice locale à un des correspondants autorité.)
Contrôler la mise à jour de la CZ et le lien effectif dans les notices BIB
Le catalogueur IdRef est responsable de la notice bibliographique ‘finale’, lorsqu’il a créé une notice d’autorité (soit à partir de documents qu’il catalogue lui-même, soit à la demande d’un autre catalogueur).
Le catalogueur autorité qui met à jour les points d’accès dans une notice bibliographique dans le cadre d’une demande de création est responsable de la validité de ces points d’accès : identification correcte, complétude, vérification de la présence de la notice dans la CZ, lien avec la CZ (présence de l’icône représentant les jumelles).
Il doit donc contrôler que le point d’accès est correctement lié dans la notice BIB (l’après-midi s’il a créé dans IdRef le matin, le lendemain… s’il a créé dans IdRef l’après-midi).
Attention, il y a des cas de notices “absentes” de la CZ (données non moissonnées par Alma). Si c’est le cas de la notice que vous avez créée, il faut contacter les correspondants autorité en utilisant l’adresse : coraut@lists.uliege.be
Pour aller plus loin
Pour une introduction générale, voir la page Notices d’autorité.
Pour l’application en pratique, voir la page Travailler dans IdRef.
Voir aussi la section Gérer les demandes dans l’application sur la page Le Plugin Alma/IdRef et l’application de demandes IdRef.
Pour une introduction générale à la notion de point d’accès et au fonctionnement des liens entre notices bibliographiques et notices d’autorité, voir la section Zones des points d’accès – Généralités.
Pour une application pratique dans Alma, voir la section Points d’accès (auteurs, titres et sujets) dans les notices bibliographiques dans la Gestion des ressources (Workflows Alma).
Voir aussi la page Fichiers d’autorité dans la Community zone d’Alma et L’indexation matière : introduction.
La page Sources pour l’identification et la création de notices d’autorité propose une liste de références qui peuvent être utilisées pour l’identification et pour la création de données d’autorité. (N’hésitez pas à faire compléter cette liste par d’autres outils que vous consulteriez régulièrement !)