Pour quatre collections électroniques particulières, il existe une fonction spéciale « Contribute » au niveau des portfolios. Cette fonction permet d’enregistrer dans la Community Zone immédiatement tout changement apporté à un portfolio de la collection : ajout de portfolio ou modification.
Collections concernées
Les quatre collections pour lesquelles la fonction « Contribute » est active sont les suivantes :
- Free eBooks
- Free eJournals
- Miscellaneous eBooks
- Miscellaneous eJournals
Pour toutes les autres collections, l’unique moyen de demander à Ex Libris un ajout ou une mise à jour est d’utiliser le bouton « Report to Ex Libris » en regard du portfolio concerné.
Avantages de l’utilisation de la fonction
La fonction « Contribute » est particulièrement utile, puisqu’elle permet de répercuter directement et sans délai une modification apportée en local dans les données de la Community Zone. En cas d’ajout ou de modification (dates d’accès, URL…), elle évite donc d’avoir à créer un Case dont le suivi nécessiterait plusieurs jours, voire plusieurs semaines.
Avertissement : la modification des données de la Community Zone est immédiate. En cas d’erreur, il est donc particulièrement urgent et important d’en effectuer la correction en réutilisant la même fonction, dès que l’erreur a été repérée.
Où trouver le bouton « Contribute » ?
La fonction « Contribute » est accessible à partir de l’éditeur de service.
- Rechercher la collection électronique contenant le titre.
- Cliquer sur « Edit service »
- Dans l’onglet « Portfolios », rechercher le titre concerné.
- Sous « Actions », cliquer sur « Contribute ».
Application 1 : ajout d’un portfolio dans la Community Zone
La fonction peut être utilisée pour ajouter dans la CZ un portfolio local créé dans l’une des quatre collections. Cette procédure est expliquée dans le how to à ce sujet.
Application 2 : mise à jour d’un portfolio dans la Community Zone
La fonction peut également être utilisée pour mettre à jour les données d’un portfolio existant déjà dans la Community Zone. Pour cela :
- Effectuer en local les modifications à apporter au portfolio (dates d’accès, URL ou autre).
- Utiliser la fonction Contribute, comme expliqué ci-dessus.
- Ne pas oublier d’effacer les modifications « locales » ensuite, lorsque les données de la CZ ont été modifiées (ce qui devrait être le cas immédiatement).