Certaines ressources créées localement peuvent être dignes d’intérêt pour tous les clients Ex Libris. De plus, une fois intégrées à la Community Zone, ces ressources peuvent bénéficier des corrections ou améliorations apportées par d’autres dans le monde, limitant le suivi à réaliser localement.
Pour intégrer une ressource électronique locale à la Community Zone, il y a deux manières de procéder.
Cas général : « Send to Ex Libris »
Dans tous les cas, il est possible d’ajouter une ressource à la Community Zone en utilisant l’option « Send to Ex Libris ».
Pour cela :
- Rechercher le portfolio local dans Alma ;
- Sous celui-ci, cliquer sur le lien « Send to Ex Libris »
- Dans l’écran qui s’ouvre, sélectionner l’option « Add » dans la liste déroulante de choix et expliquer en quelques mots la situation dans le formulaire, avant de l’envoyer. Note : ne pas oublier de signer le formulaire afin de faciliter le suivi des cases ainsi envoyés.
Cette procédure simple permet généralement l’intégration du titre dans la Community Zone dans un délai de deux à trois semaines.
Cas particulier : fonction « Contribute »
Pour quatre collections particulières, Ex Libris a créé la fonctionnalité « Contribute » permettant d’ajouter immédiatement et sans vérification le titre local à la Community Zone. Ceci concerne les collections :
- Free eBooks
- Free eJournals
- Miscellaneous eBooks
- Miscellaneous eJournals
Cette procédure a l’avantage d’être beaucoup plus rapide et de ne demander aucune forme de suivi. Il s’agit d’un cas particulier dans la mesure où seules quatre collections sont concernées, mais la fonction a son importance, puisqu’elle peut concerner une grande partie des portfolios créés localement.
Pour cela :
- Rechercher dans Alma la collection concernée, contenant le portfolio local
- Cliquer sous la collection, sur l’option « Edit service »
- Sous l’onglet « Portfolios », rechercher le portfolio local devant être intégré à la CZ. Note : il est possible de filtrer l’écran pour ne faire apparaitre que les portfolios locaux.
- Sous le bouton « Actions » en regard du portfolio, cliquer sur l’option « Contribute ».
Confirmer l’action sur le dernier écran. Le portfolio est automatiquement intégré à la Community Zone.