Réaliser des listes d’items en prêt

Fabienne Prosmans

Utilisez cet outil pour, par exemple, créer des listes d’ouvrages en prêt.

Accès au menu : Menu Alma > Fulfillment > Advanced Tools > Create Fulfillment Sets.

Le menu Fulfillment Sets permet de créer des listes d’exemplaires (Physical Item) en cours de prêt, sur la base :

  • des statuts des prêts (Loan Status)
  • du calendrier (Due date et Status date)

 

  1. Champs de description de l’objet de la liste thématique :
  • Name = nom donné à la liste thématique
  • Description = explication de la liste thématique
  • Note = zone plus complète d’explication de la liste thématique
  1. Quatre critères liés aux dates :
  • Due date after = date d’échéance après la date indiquée dans le champ
  • Due date before = date d’échéance avant la date indiquée dans le champ
  • Status date after = date de changement de statut après la date indiquée
  • Status date before = date de changement de statut avant la date indiquée

  1. Différents critères liés au statut de prêt (Loan Status)
  • Any = tous les statuts de prêt (sauf Claim returned!)
  • Claim returned = retour contesté
  • Lost = perdu
  • Normal = prêt ordinaire
  • Recalled = rappelé
  • Renewed = renouvellé

Exemple :

Je souhaite obtenir la liste des prêts qui auraient du être rendus avant le 07/01/2019.

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Save.

Un message vous confirme la création du Set. Vous pouvez continuer à enregistrer des Sets ou voir les résultats > View My Sets.

Vous arrivez au menu Manage Sets.

Autre accès possible : menu Alma > Admin > Manage Sets.

 

Vos Sets apparaissent dans l’onglet My Sets (fichiers non partagés avec les collègues).

Le menu action (…) offre différents choix :

  • Edit = accéder aux détails du Set et modifier certains attributs
  • Members = voir le résultat du Set dans le Respository Search (avec possibilité d’ajouter ou supprimer des éléments)
  • Duplicate = dupliquer
  • Combine sets = associer plusieurs Sets (AND, OR, NOT)
  • Create titles set = obtenir la liste par titre de document et non par exemplaire
  • Delete = effacer

Le menu Edit permet de modifier:

  • Le nom du Set
  • La description
  • La note
  • De rendre le statut actif ou inactif
  • De rendre le Set privé ou public

  • Add Members to Set = permet d’ajouter des Items à partir du Repository Search.
  • Save = pour sauver la modification effectuée sur le Set.

L’option Members permet de voir le résultat du Set dans le Respository Search.

  1. Nombre d’items correspondant à nos critères de recherche. Donc pour notre exemple il y a 853 ouvrages qui auraient dû être rentrés pour le 07/01/2019. Actuellement, il n’existe aucune facette disponible pour affiner la liste de résultat (p.e. par bibliothèque). Le résultat porte sur l’ensemble des bibliothèques du Réseau.
  2. Add members : permet d’ajouter des Items à partir du Repository Search.
  3.  : Cette icone permet d’exporter le fichier en format Exel. Vous pourrez activer des filtres dans ce fichier.
  4. Remove selected: permet de supprimer les ouvrages cochés de la liste.

 

Le menu Manage Sets > Actions > Combine Sets permet d’associer plusieurs Sets à l’aide des opérateurs booléens AND, OR, NOT

Par exemple:

Je souhaite obtenir la liste des prêts qui auraient du être rendus avant le 07 janvier 2019 + les prêts déclarés rendus (Claimed Return).

Créer un Set sur la base de ce statut de prêt Lost > Save > View my Sets > Actions > Combine.

  • Operation : Permet le choix des opérateurs booléens (And, Not, Or).
  • With : Permet de sélectionner le set avec lequel vous souhaitez combiner votre premier Set.

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Submit.

Un message de confirmation apparaît.

Si vous cliquez sur Confirm un nouveau Set combiné apparaît après quelques minutes dans My Sets.