Il arrive qu’il faille commander un numéro isolé de périodique en « one time » dans plusieurs cas :
- Commande de numéros déjà parus avant la date de début d’abonnement
- Revues qui ont une périodicité irrégulière, ce qui dispenserait de gérer un abonnement dans Alma
- Périodiques annuels hors abonnement
Voici la marche à suivre pour commander un numéro isolé :
- Partez de la notice du périodique et faite « Order ».
- Dans le champ « Purchase type », choisissez « Print Journal – One Time ».
- Supprimer l’item créé automatiquement en cliquant sur « Action », puis sur « Delete ».
Remarque : L’intérêt de supprimer l’item créé automatiquement et de le remplacer par un autre, est d’éviter la création d’un nouveau holding et d’ajouter un item directement au holding déjà existant.
- Choisissez dans le champ « Library/Location » la même localisation que celle du holding auquel vous voulez rattacher l’item créé. Puis ajoutez-le (voir remarque au point 3).
- Remplissez votre POL comme pour une monographie (prix, budget,…).
Si le fascicule ou le volume que vous commandez a un ISBN, indiquez-le dans le champ « Identifier », qui est rempli par défaut avec l’ISSN du périodique.
Attention : Ne cliquez pas encore sur « Go » !
Remarque : Vous pouvez, par mesure de précaution, indiquer en « Note to vendor » le numéro de fascicule ou de volume que vous souhaitez commander.
- Allez sur l’onglet « Description ». Modifiez-y les informations que vous y trouvez afin qu’elles correspondent au mieux au numéro que vous commandez. En bref, ajoutez les indications de numéro, volume et année à la suite du titre et modifiez la « Publication Date ».
- Poursuivez la commande comme d’habitude.
- A la réception, le numéro ainsi commandé se trouvera dans l’onglet « One Time » et non « Continuous » du menu « Receiving ».
- Modifiez les onglets « Enumeration… », « Chronology… » et « Description » de l’item selon les règles d’encodage des fascicules de périodiques.