Il est possible à des usagers externes de se préinscrire dans les Bibliothèques en utilisant le formulaire https://app.lib.uliege.be/inscription. Une fois la demande envoyée, les données du lecteur sont alors automatiquement intégrées dans Alma (par API) :
- la fiche est inactive ;
- l’identifiant commence toujours par B95xxxx ;
- la langue de communication est celle de la version du formulaire utilisé (français ou anglais) ;
- l’affiliation éventuelle est placée dans la zone Description ;
- les coordonnées renseignées par le lecteur (adresse, GSM, e-mail) sont intégrées dans les informations de contact ;
- l’onglet Notes contextualise la pré-inscription.
En parallèle :
- le lecteur est averti que la demande d’inscription a bien été transmise ;
- son identifiant lui est communiqué ;
- il est invité à se présenter à l’accueil d’une bibliothèque de l’Université pour finaliser son inscription, procéder au paiement éventuel et retirer sa carte de bibliothèque, muni de sa carte d’identité et des justificatifs attestant de son affiliation (carte d’étudiant ou attestation d’inscription, carte de personnel, carte de membre d’une organisation partenaire, etc.) ; la liste officielle des établissements d’enseignement supérieur (universités, hautes écoles, écoles supérieures des arts et établissements d’enseignement supérieur de promotion sociale) est disponible sur le site de l’ARES ;
- un code PIN à usage temporaire lui est communiqué pour lui permettre de compléter un formulaire de demande de documents pour le cas où il souhaiterait consulter ou emprunter des documents localisés dans la Réserve distante (magasin à livres inaccessible au public, B24).
Ce code PIN est utilisable par la personne tant que la fiche lecteur n’est pas active sur Alma.
La demande de l’usager est alors adressée par e-mail à l’adresse du secrétariat Bib.ALPHA@uliege.be qui se charge d’opérer la request dans Alma pour le compte du lecteur (ou qui transfert la demande à un(e) collègue pour assurer le suivi.
Lorsque que le lecteur se présentera dans l’une des implantations de nos bibliothèques, une alerte signalera à l’opérateur de l’accueil que la fiche n’est pas active.
Outre les vérifications habituelles (exactitude des données adresse, GSM, e-mail, preuve d’affiliation), il suffit à l’opérateur :
- d’ouvrir la fiche en lecture (Open For Update / Ouvrir pour mettre à jour) ;
- de faire passer le statut en actif ;
- d’activer le plugin ;
- et enfin d’imprimer la carte de lecteur.
Le cas échéant, une adaptation de la date expiration peut s’avérer nécessaire (par exemple si un étudiant d’une HE peut attester ou non de sa réinscription pour l’année académique à venir).