Lorsqu’un usager réalise une suggestion d’achat, il peut renseigner l’ISBN de l’ouvrage souhaité dans un champ dédié.
Le champ est un champ de texte libre. Son contenu est ensuite utilisé par Alma pour rattacher la purchase request à une notice bibliographique lorsqu’elle existe (si pas, Alma crée une notice bibliographique minimaliste avec les informations du formulaire).
Il arrive quelques fois que le lecteur renseigne dans ce champ une mention de type : « ISBN : 978-1234567890 ». Dans ce cas, Alma recherche parmi les notices bibliographiques existantes une occurrence débutant par la première chaîne de caractères renseignée par l’usager, soit « ISBN ». La purchase request est alors rattachée à la première notice trouvée, qui contient donc cette chaîne en 020 ou 776 (ce qui ne devrait pas arriver, mais arrive quand même). Il y a toutes les chances du monde pour que cette notice ne corresponde pas au bon livre. Le traitement correct de la purchase request est alors impossible, la commande créée ensuite faisant référence au mauvais document.
Comment solutionner ce genre de cas ?
À ne surtout pas faire : annuler la request, puis en recréer une rattachée à la bonne notice bibliographique. Cela enverrait au lecteur un premier message d’annulation de sa demande, un second de confirmation, puis un troisième d’approbation.
Procéder plutôt comme ceci :
(1) Trouver la notice dans Alma qui a par erreur la valeur « ISBN » renseignée en 020. Une simple recherche avec ‘ISBN’ en valeur dans l’index ISBN peut suffire.
(2) Éditer cette notice, retirer la mention « ISBN » du 020 et réenregistrer la notice.
(3) Partir de la suggestion d’achat qui était liée à cette notice et cliquer sur « Edit ».
(4) Le lien avec l’autre notice est ici évident. On clique alors sur « Create new record » en haut gauche.
(5) Confirmer.
(6) Introduire les valeurs qu’il faut et qui correspondent réellement à la suggestion d’achat puis enregistrer via le bouton « Save ».
Le traitement de la purchase request peut se poursuivre ensuite comme habituellement.