Il arrive parfois que nous commandions des volumes isolés d’un périodique ou des volumes particuliers d’une œuvre en plusieurs volumes, pour combler des lacunes ou simplement pour suivre une série (sans vouloir créer un Standing Order). Au niveau de la commande, les acquéreurs traitent cela par un Purchase type « Print Book – One Time ». Selon les cas, l’acquéreur devra évaluer si cette commande doit être visible par les usagers ou masquée de la découverte (pas de titre propre par exemple).
Une fois les items réceptionnés, ils ne peuvent rester tels quels dans Alma, en Suppress from discovery ou non. Il faut procéder à quelques opérations (notamment Relink) pour que la POL reste associée à l’item, que engagement et facture soient toujours présents et que la notice minimale créée pour l’occasion soit supprimée, les items réceptionnés étant dans ce cas-ci rattachés au holding de la notice du périodique ou de l’oeuvre en plusieurs volumes.
Les opérations décrites ci-dessous doivent idéalement se faire dans le prolongement direct de la réception (post-receiving).
Exemple :
Deux numéros isolés de Italia medioevale e umanistica, volume 40 (résultat 2) et 52 (résultat 3), ont été commandés pour combler des lacunes. Ils ont été réceptionnés (cf. 1 available).
Les items doivent à présents être associés à la notice du périodique (résultat 1), sans perdre les informations de commande, réception et facturation.
Cliquer sur More info > Orders :
Au niveau de la POL, cliquer sur Edit :
Et faire un Relink de la POL :
Modifier le cas échéant l’écran de recherche afin de permettre à Alma de retrouver la notice à laquelle vous souhaitez relier la POL :
Sélectionner la notice à laquelle rattacher l’item :
Confirmer l’opération de Relink si tout est en ordre :
La POL vient d’être rattachée à l’autre notice, avec l’inventaire (HOL + item) :
Il convient maintenant d’associer l’item du volume 40 (POL-9067) au holding du périodique et de supprimer le HOL créé à la commande (ici en UNASSIGNED). Cliquer sur le lien Item et faire un Move Items (ici, il n’y en a qu’un) :
Choisir le holding où rattacher l’item. Dans ce cas-ci, le HOL du périodique n’avait pas encore d’items associés :
L’item a correctement été déplacé :
Cliquer sur le lien View all holdings, sélectionner l’ancien holding créé à la commande qui n’a plus d’item associé et le supprimer :
Confirmer :
Dans ce cas-ci, modifier le 866 en conséquence via le MD Editor :
Où
$$a 1(1958)--39(1996);41(2000)--51(2010)
devient désormais
$$a 1(1958)--51(2010)
Une fois l’item déplacé et le holding supprimé, il faut aussi supprimer du répertoire la notice qui avait été créée pour la commande (résultat 3 ci-dessous). Il ne faut pas laisser dans Alma des notices de ce type, même masquées (Suppress from discovery), sans HOL ni item.
Effectuer ensuite la même procédure pour le volume 52 (résultat 2 ci-dessus).
Si l’on regarde le détail de l’item déplacé, on constate que les données Acquisitions ont bien été déplacées également :
Dans ce cas-ci en outre, il faut corriger le Material type, l’acquéreur ayant laissé Book en Material type lors de la création de la POL de type Print Book – One Time au lieu sélectionner Issue.
L’édition de la POL est accessible au rôle Receiving Operator – mais pas au rôle Receiving Operator Limited activé pour les catalogueurs/responsables de la réception qui n’effectuent que la tâche de réception, le périmètre du rôle Receiving Operator ne permettant par ailleurs que les modifications sur les exemplaires de sa bibliothèque.