Catalogage des e-ressources

Consignes de base

En accord avec les définitions de RDA, nous maintenons des notices séparées pour les versions électroniques et les versions imprimées. Une version électronique d’une ressource constitue une manifestation ; une version imprimée constitue une autre manifestation.
Les notices bibliographiques en Marc21 décrivent les manifestations.

• 1 e-book
  • = 1 notice bibliographique x (= 1 inventaire électronique x & 1 POL x)
• 1 livre sous format papier
  • = 1 notice bibliographique y (= 1 inventaire ressource imprimée y &1 POL y)
• 1 e-journal
  • = 1 notice bibliographique x (= 1 inventaire électronique x & 1 POL x)
• 1 périodique sous format papier
  • = 1 notice bibliographique y (=1 inventaire ressource imprimée y &1 POL y) –

Par ailleurs, selon les consignes provider neutral, la description bibliographique est basée sur une manifestation d’un seul fournisseur, choisie par le catalogueur.
Cette manifestation est censée représenter toutes les manifestations en ligne proposées par différents fournisseurs d’accès.

Remarque : depuis 2023, le SUDOC applique la consigne inverse d’une notice par fournisseur. Attention donc, si vous utilisez la fonctionnalité de recherche dans les catalogues externes à partir de l’éditeur de métadonnées, à ne conserver d’information associée à un fournisseur particulier (ce qui peut avoir des conséquences sur des années de publication notamment) !

La description peut être basée sur la notice de la version imprimée.

Création de notices e-Ressources

Créer des notices pour des e-Ressources gérées localement

Ceci concerne des ressources électroniques locales, rattachées à une collection locale (ex. : les e-Books Jurisquare ou Strada).
La gestion de ressources en local peut s’expliquer de diverses manières (historique SFX/délai d’ajout dans la CZ, audience restreinte…)

Deux procédures sont possibles :

(1) Le gestionnaire e-Ressource crée une notice minimale dans le Portfolio editor lors de la création du portfolio. La notice bibliographique est ensuite complétée par le catalogueur dans l’éditeur de métadonnées.

(2) S’il existe déjà une notice pour la version imprimée, et si le gestionnaire est également le catalogueur, cette notice peut être dupliquée dans l’éditeur de métadonnées et l’inventaire électronique créé à partir de la nouvelle notice.

Attention, le catalogueur doit faire en sorte que la ressource en ligne soit clairement identifiée comme telle (voir les pages dédiées au catalogage des e-books et des e-journaux).

Créer des notices pour des e-Ressources à faire ajouter dans la CZ

Ceci concerne des ressources manquantes dans une collection activée à partir de la CZ (souscrite ou gratuite).

Le gestionnaire e-Ressource crée une notice minimale dans le Portfolio editor lors de la création du portfolio et choisit l’action appropriée pour la communication à Ex Libris :

• Action ‘Contribute’
  • si le portfolio a été déposé dans une des collections concernées par cette fonctionnalité (Miscellaneous Free E-Books ; Miscellaneous Ejournals ; Free E-Journals  ; U.S. Government Document)
• Action ‘Send to ExLibris’
  • pour toutes les autres collections

Une fois les portfolios activés dans la CZ, la notice bibliographique CZ peut/doit être complétée par le catalogueur dans le Metadata editor, en fonction de la qualité des données et de l’intérêt de l’opération.

Pour plus de détails sur la contribution à la CZ Alma, voir les articles Community Zone Contribution Guidelines et Contributing to the Community Zone – Bibliographic Records sur le Knowledge Center d’Ex Libris.

Modification de notices e-Ressources

La modification des notices bibliographiques de la CZ par les institutions clientes d’Ex Libris est autorisée, sous certaines conditions et restrictions, puisque toute modification à une notice bibliographique de la CZ est automatiquement répercutée dans le catalogue des autres institution qui utilisent cette même notice bibliographique de la CZ.

Une notice CZ est toujours susceptible d’être modifiée par la suite par des imports fournisseur, suivant des règles de fusion définies pour la CZ.

Par ailleurs :

• Les routines de normalisation utilisées lors de l’enregistrement de la notice sont celles de la CZ
• Dans l’éditeur de métadonnées, la fonctionnalité F3 n’est pas accessible pour les notices de la CZ, même si les points d’accès sont soumis au contrôle d’autorité.
• Le champ ISSN (022) ne peut être ni supprimé ni édité ; il n’est pas possible non plus d’ajouter un champ 022.
  • si vous constatez une erreur dans l’ISSN d’une notice de la CZ, contactez le gestionnaire e-ressource de votre implantation qui assurera le suivi pour qu’Ex Libris effectue la correction.
• Les champs 020 (ISBN) existant ne peuvent pas être supprimés.
  Mais ils peuvent être édités : si une correction doit être faite (ISBN incorrect) -> contactez le gestionnaire/catalogueur e-ressource de votre implantation qui pourra effectuer la correction.
  Des ISBN (020) supplémentaires peuvent être ajoutés (si possible utiliser le $$q pour mentionner le fournisseur).
• Utilisez la zone 776 pour fournir les ISSN / ISBN de la version en ligne, dans la notice qui décrit la version imprimée, et inversement. Comme le 020, le 776 ne peut pas être supprimé, mais vous pouvez modifier la zone et ajouter d’autres ISBN ou ISSN en 776.
• Si vous dupliquez une notice ‘print’, n’oubliez pas de supprimer nos zones 9XX (987, 989, 998…)
• Le champ 906 des notices CZ contient l’information du type de ressource : ne le supprimez pas!

• Faites uniquement des changements qui améliorent la qualité de la notice, au bénéfice de l’ensemble de la communauté des utilisateurs de la CZ, toujours en respectant les consignes :
  • ajouter des éléments manquants (par ex. des sujets)
  • remplacer une notice brève par une nouvelle notice
  • corriger la notice (par ex. des corrections d’orthographe ou de transcriptions)
• En priorité, améliorez les notices contribuées par ULiège Library dans les collections « free ».
  • n’oubliez pas de vérifier que les procédures de dédoublonnement et frbrisation rencontrent les critères suffisants pour pouvoir être appliqués.

• Les notices doivent être établies selon la norme de catalogage RDA.
  • la révision complète d’une notice existante doit être faite selon RDA, mais un simple ajout d’information dans une notice peut être fait en suivant la règle de catalogage utilisée dans la notice.
• Les notices de la CZ sont ‘provider neutral’, c’est-à-dire qu’une notice bibliographique unique incorpore plusieurs packages (on ne fait pas une notice par package !). Toute modification doit donc respecter la grille de catalogage Provider-Neutral E-Resource.

Enrichissement des notices de la CZ

Les notices sont enrichies de façon périodique par Ex Libris, sur base des données reçues des différents fournisseurs. Il ne faut donc pas se formaliser trop vite de notices CZ un peu pauvres en métadonnées. Dans certains cas, le choix peut être fait de maintenir de préférence des notices locales plutôt que d’exploiter la notice CZ.

Pour les procédures d’enrichissement appliquées par Ex Libris, voir les articles Community Zone Monograph Records Enrichment et Community Zone Serial Records Enrichment sur le Knowledge Center.

Suppression de notices e-ressources

Les notices de ressources électroniques locales peuvent être supprimées comme toute autre ressource enregistrée dans la zone Institution, suite à la suppression de leur inventaire électronique.

La procédure est identique lorsque la notice est liée à la CZ : la suppression du portfolio amène le message de confirmation suivant :

Il peut arriver qu’une commande « print » soit faite sur une notice « électronique » de la CZ : la notice CZ sans inventaire (la ligne de commande a été déplacée vers une nouvelle notice et il n’y a pas de portfolio activé) reste dans l’environnement IZ.

Pour supprimer cette notice :

• éditer la notice dans l’éditeur de métadonnées
• à partir du menu « Record actions », >> « Copy to catalog »
• la notice est ‘copiée’ dans la zone Institution et peut alors être supprimée
• à partir du menu « Record actions », >> Delete
  La notice CZ n’apparaît plus dans les résultats de recherche de la zone Institution.

Dédoublonnement et frbrisation

Les notices de la CZ sont dédoublonnées et frbrisées dans Primo avec les notices des documents physiques conservés dans nos implantations.

Attention, lorsqu’une notice dédoublonnée est affichée dans l’interface publique, Primo VE affiche les métadonnées de la 1ère notice qui apparaît dans la base de données en fonction des critères de recherche. Ce n’est donc pas forcément la notice « la plus complète » qui sera proposée à l’utilisateur.
Par contre, toutes les métadonnées sont indexées.

Il est donc requis que les notices qui décrivent les ressources électroniques soient aussi complètes que les autres : auteurs, contributeurs, mentions de responsabilités, mentions d’édition, sujets…

Pour plus d’informations sur les processus de dédoublonnement et frbrisation, voir le How to : FRBRiser nos données & favoriser les regroupements de versions dans Primo.

Rôle du gestionnaire e-Ressources

Le gestionnaire est responsable des données de l’inventaire liées aux ressources électroniques et, par conséquent, du suivi des tâches liées (ajouts et activation de portfolios, vérification des accès et des paramètres de linking…).

Dans ce cadre, il contribue aussi à l’aspect qualitatif des données bibliographiques du catalogue :

• Via la communication Ex Libris liées aux demandes d’ajout/modification de portfolios
  • avec un type de ressource (One Time/Continous) correctement codé
  • en fournissant des informations bibliographiques correctes et vérifiées (filiations, issn print et electronic, isbn print et électronique…)
  • en ne confondant pas les dates de publication de la ressource et le coverage (état de collection online disponible)
• Via les demandes faites aux catalogueurs e-Ressources

Pour aller plus loin

Pour plus d’informations sur les modifications autorisées aux notices de la CZ et le catalogage des e-ressources, voir les documents Périodiques en ligne (E-Journaux) et Livres en ligne (E-Books).

Liste des catalogueurs e-ressources :

• Ressources monographiques :
  • Sciences humaines : Cécile Lambrechts, Coline Compère
  • Sciences de la santé : Clarisse Haar-Salle
  • Sciences & Techniques : Sandra Rizzo
• Ressources continues :
  • Sciences humaines : Jean-François Willem, David Marx
  • Sciences de la santé : Séverine Spronck
  • Sciences & Techniques : Laurent Nizet