Livres en ligne (E-Books)

0. INTRODUCTION

0.1 La consigne est de travailler par notices séparées E et P

1 e-book = 1 notice bibliographique x (= 1 inventaire électronique x & 1 POL x)
1 livre sous format papier = 1 notice bibliographique y (= 1 inventaire ressource imprimée y & 1 POL y)

RDA
Une version électronique d’une ressource constitue une manifestation. Les notices bibliographiques Marc21 décrivent les manifestations.
=> On crée des notices différentes pour les versions électronique et imprimée ; la notice Marc21 peut permettre d’identifier la manifestation en relation (zone 776 – Autre forme physique).

La directive PCC (Program for Cooperative cataloging – BIBCO, CONSER, NACO, SACO) Provider-Neutral E-resource est le document de référence pour le catalogage des e-ressources. Les éléments principaux en sont repris ici.

Remarque

Selon les consignes ‘provider neutral’ sous RDA, la description bibliographique est basée sur une manifestation d’un seul fournisseur, choisie par le catalogueur ; cette manifestation est censée représenter toutes les manifestations en ligne proposées par différents fournisseurs d’accès.
La description peut être basée sur la notice de la version imprimée (par exemple pour les dates de publication et la désignation d’ordre séquentiel (champ 362), les mentions de publication (champ 264), et d’autres détails (voir CCM 31.2.3 B).

Attention : avant toute nouvelle création de notice dans le répertoire, il faut impérativement s’assurer que la ressource n’est pas déjà disponible
– dans la zone institutionnelle (IZ), sous forme de portfolio local ou sous forme d’accès CZ
– dans la zone communautaire (CZ), une ressource pour laquelle ULiège n’a pas encore d’accès

0.2 Quelles notices d’e-ressources peut-on créer ?

0.2.1 Ressources électroniques locales

Des ressources électroniques locales, rattachées à une collection locale

Même si c’est techniquement possible, ne PAS créer de notices pour des ressources locales sans les intégrer à une collection.

1. Le gestionnaire e-ressource crée une notice minimale dans le Portfolio editor lors de la création du portfolio.
2. La notice bibliographique doit être complétée par le catalogueur, selon les consignes ci-dessous et en respectant les standards RDA.

OU

1. La notice bibliographique complète est créée dans le Metadata editor par le catalogueur, selon les consignes ci-dessous et en respectant les standards RDA.
   1. Le catalogueur est également gestionnaire de l’inventaire électronique et peut créer le portfolio à partir du MD editor
   2. Le catalogueur n’est pas gestionnaire de l’inventaire électronique : la création du portfolio est faite par le gestionnaire e-ressource à partir d’une recherche dans le répertoire.

0.2.2 Ressources électroniques dans une collection de la CZ

Des ressources électroniques qui doivent être rattachées à une collection de la CZ

1. Le gestionnaire e-ressource crée une notice minimale dans le Portfolio editor lors de la création du portfolio.
2. Le gestionnaire e-ressource choisit alors l’action appropriée pour la communication à ExLibris :

• action ‘Contribute’
  • si le portfolio a été déposé dans une des collections concernées par cette fonctionnalité : Miscellaneous Free E-Books ; U.S. Government Document
• action ‘Send to ExLibris’
  • pour toutes les autres collections

3. Une fois les portfolios activés dans la CZ, la notice bibliographique CZ doit être complétée par le catalogueur dans le Metadata editor, selon les consignes ci-dessous et en respectant les standards RDA.

Attention qu’une notice versée dans une collection CZ est toujours susceptible d’être modifiée par la suite par des imports fournisseur : il y a donc des règles de fusion définies pour la CZ (cf le point 1 ci-dessous, Notices e-ressources et CZ).

Attention : la fonctionnalité Search external resources n’est pas disponible pour les notices bibliographiques de la CZ.

1. NOTICES E-RESSOURCES ET CZ

La modification des notices bibliographiques de la CZ par les institutions clientes d’ExLibris est autorisée.

1.1 Restriction, règles et consignes

Cependant, ceci répond à un certain nombre de restrictions :

• Toute modification à une notice bibliographique de la CZ est automatiquement répercutée dans les notices de toute institution qui utilise cette notice bibliographique de la CZ.
• Les routines de normalisation utilisées lors de l’enregistrement de la notice sont celles de la CZ
• Ne pas ajouter de nouvelle notice sauf par contribution à une collection de la CZ*
• Si la notice que vous avez modifiée est ensuite fusionnée avec une notice d’un fichier d’import de notices vendeur, vos modifications pourraient être écrasées**
• Le champ ISSN (022) ne peut pas être édité : pas de suppression, ni d‘ajout ni de modification possibles
• Les champs locaux 9XX sont également visibles et modifiables par les autres institutions. Le champ 906 contient l’information du type de ressource : ne le supprimez surtout pas !

… de règles :

• Tous les catalogueurs doivent connaître et appliquer les consignes fournies dans ce document.
• Faire uniquement des changements qui améliorent la qualité de la notice, au bénéfice de l’ensemble de la communauté des utilisateurs de la CZ, toujours en respectant les consignes
• S’assurer que les notices que vous ajoutez sont libres de droit

… et de consignes de catalogage à respecter :
Contribuer au catalogue CZ =

• Ajouter des éléments manquants (par ex. des sujets)
• Remplacer une notice brève par une nouvelle notice
• Corriger la notice (par ex. des corrections d’orthographe ou de transcriptions)

(1) Les notices de la CZ sont ‘provider neutral’, c’est-à-dire qu’une notice bibliographique unique incorpore plusieurs packages (on ne fait pas une notice par package !). Ce qui signifie aussi que toute modification doit respecter la grille de catalogage http://www.loc.gov/aba/pcc/scs/documents/PN-RDA-Combined.docx

(2) Les notices doivent être établies selon la norme de catalogage RDA. Une révision complète d’une notice existante doit être faite selon RDA ; mais un simple ajout d’information dans une notice peut être fait en suivant la règle de catalogage utilisée dans la notice.

1.2 Modification de notices

(1) Plusieurs ISBN en 020 $$a peuvent être enregistrés pour les e-books.
Des ISBN supplémentaires peuvent être ajoutés, si possible utiliser le $$q pour mentionner le fournisseur.
Les ISBN existant en 020 peuvent être modifiés (ISBN incorrect…)
MAIS on ne peut pas supprimer un ISBN existant !

PCC : les ISBN de chaque version électronique doivent être enregistrés dans des 020 $$a séparés.

(2) Les ISBN de la version physique peuvent être ajoutés en 776 $$z

(3) Autant que possible, ajouter des zones 505 et 520

(4) Ajouter le 040 $$d BeLU (si la modification est conséquente, pas pour la correction d’une coquille)

(5) Langue de catalogage = langue de la ressource cataloguée.

• Ne pas oublier le 040 $$b (PCC (M))
• Respecter les règles de transcription de la langue pour les zones 245, 250, 260, 264 et 490 (cf RDA Annexe A)
• Adapter les zones de notes et de description matérielle (par ex. 300, 500, 504, 520)
• Les points d’accès doivent également être fournis en accord avec la langue de catalogage : LCNAF si la langue de catalogage est l’anglais, GND si la langue de catalogage est l’allemand.
  Remarque ULiège : attention que la fonctionnalité F3 n’est pas active avec les notices de la CZ ! Ce qui implique que pour l’instant, tous les points d’accès enregistrés dans ces zones doivent respecter la forme trouvée dans le référentiel additionnel utilisé (LCNAMES, LCSH, MESH, BNF ou RAMEAU, notamment).
• Le 2nd indicateur des zones 6XX doit être codé correctement en fonction du fichier d’autorité utilisé.
  Remarque ULiège : selon la langue de la ressource, l’outil d’indexation privilégié sera Rameau ou LCSH, ou une indexation bilingue Rameau + LCSH.

N’oubliez pas qu’Alma conserve toutes les versions précédentes d’une notice, y compris l’identification, pour les notices de la CZ, de l’institution et l’identifiant du catalogueur (u*)

* ↑ LES RÈGLES CI-DESSUS S’APPLIQUENT BIEN SÛR À LA FOIS AUX MODIFICATIONS MAIS ÉGALEMENT À LA CRÉATION DE NOTICES DANS LA CZ !
Toute notice entrée dans la CZ subira les règles de normalisation suivantes :

• 020 : suppression du $$9.
• 300 : la valeur par défaut est ‘1 online resource’ pour les e-books ; le nombre de pages entre (), conserve le $$b mais supprime le $$c.
• Enlève toute information liée au fournisseur (champs 856, 538, 540)

** ↑ ROUTINE DE FUSION : les notices de la CZ sont susceptibles d’être mises à jour par les fichiers des vendeurs. Pour cela, une routine de fusion est utilisée. Cette routine ajoute les valeurs existantes dans la notice en entrée qui n’existent pas dans la notice courante dans la CZ. Les zones concernées sont les suivantes :

• 010 – Library of Congress Control Number
• 020 – International Standard Book Number
• 024 – Other Standard Identifier
• 035 – System Control Number
• 050 – LC Call Number
• 055 – Classification Numbers Assigned in Canada
• 060 – National Library of Medicine Call Number
• 061 – National Library of Medicine Copy Statement
• 070 – National Agricultural Library Call Number
• 071 – National Agricultural Library Copy Statement
• 080 – Universal Decimal Classification Number
• 082 – Dewey Decimal Classification Number
• 083 – Additional Dewey Decimal Classification Number
• 084 – Other Classification Number
• 086 – Government Document Classification Number
• 242 – Translation of Title by Cataloging Agency
• 246 – Varying Form of Title
• 505 – Formatted Content Notes (add if did not exist, overlay in case new is longer than existing)
• 520 – Summary, etc.
• 65X – Subject Heading
• 880 – Alternate Graphic Representation

2. GÉNÉRALITÉS – IDENTIFICATION DE L’ASPECT ‘ÉLECTRONIQUE’

RAPPEL : respecter le cadre de création / modification IZ /CZ défini dans l’Introduction et le point 1 ci-dessus.

007 (Zone fixe de description matérielle) (M)

007/00 (M)
La position 00 est codée ‘c’ – Ressource électronique
RDA
Le champ 007/00 correspond au type de média dans RDA. On retrouvera la même information dans la zone 337 – Type de média

007/01 (M)
Pour les ressources électroniques accessibles en ligne, utiliser le code ‘r’ – Accès à distance
RDA
Le champ 007/01 correspond au type de support matériel dans RDA. On retrouvera la même information dans la zone 338 – Type de support matériel

008 (Éléments de longueur fixe – Livres) (M)

008/23 (M)
La position 23 du champ 008 doit être codée ‘o’ – En ligne
Cette codification ‘o’, associée au format bibliographique ‘Book‘ (BK), permet à Alma de préciser le type de ressource ‘électronique’

RDA
La position 23 du champ 008 désigne le format dans lequel la manifestation est publiée.

337 (Type de média) (M)

(RDA 3.2)

338 (Type de support matériel) (M)

(RDA 3.3)

Remarque : RDA (245 $$h)
Le $$h du 245 n’est plus un sous-champ valide dans une notice RDA, où il est remplacé par les zones 336-338.

Les notices de la CZ qui n’ont pas fait l’objet d’un recatalogage RDA contiennent donc l’information [electronic resource] en $$h du 245. Il ne faut bien sûr pas supprimer cette information, pas plus qu’il ne faut modifier des notices de niveau complet de catalogage vers RDA, ceci étant la tâche des programmes de catalogage collectifs !

3. DESCRIPTION DES E-BOOKS

RAPPEL : respecter le cadre de création / modification IZ /CZ défini dans l’Introduction et le point 1 ci-dessus.

LDR (Guide) (M)

LDR/07 (M)
Codé ‘m’ pour les documents monographiques.
Définit le type de matériel ‘Book’ (BK) dans Alma.

007 (Zone fixe de description matérielle) (M) [RAPPEL]

007/00 (M)
‘c’ – Ressource électronique

007/01 (M)
‘r’ – Accès à distance

008 (Éléments de longueur fixe – Ressources continues) (M)

008/23 (M) [RAPPEL]
‘o’ – En ligne

010 (Numéro de contrôle de la Bibliothèque du Congrès)

Si vous travaillez par import de notice à partir d’un catalogue externe, le 010 d’une notice qui décrit une version physique doit être déplacé en 776 $$w.

020 (ISBN) (M)

Enregistrer chaque ISBN d’une version électronique dans des 020 ($$a) séparés.
Enregistrer l’ISBN de la version physique en 776 $$z.

Si le format représenté par l’ISBN n’est pas clairement identifié, utiliser uniquement le $$z en 020 pour tout ISBN dans la notice de la version électronique.

Les zones 020 présentes dans les notices de la CZ ne peuvent pas être modifiées ni supprimées.
On peut ajouter des zones 020 pour d’autres versions (préciser en $$q le fournisseur). (Cf le point 1 ci-dessus, Notices E-ressources et CZ).

(RDA 2.15)
Le champ 020 est un identifiant de la manifestation.

040 (Source du catalogage) (M)

Il n’y a pas toujours de 040 dans les notices de la CZ. Par contre, le champ 042 permet d’identifier qu’une notice a été revue par le PCC (042 ## $$a pcc)

$$a – organisme responsable du catalogage original
BeLU pour les nouvelles notices créées par ULiège (cf point 0.2 ci-dessus : Quelles notices d’e-ressources peut-on créer ?)

Le 040 $$a d’une notice qui décrit une version physique ne doit pas être conservé. Dans ce cas, c’est notre code BeLU qui doit être enregistré.

$$b – langue de catalogage
Consignes ULiège/RDA pour la création et l’import de notices de ressources imprimées :

• fre – pour les documents en français et dans une autre langue que le français et l’anglais ; pour les documents importés de catalogues francophones ou d’autres catalogues dont la langue de catalogage n’est ni l’anglais ni le français.
• eng – pour les documents en anglais ; pour les documents importés de catalogues anglo-saxons

Les notices de la CZ sont cataloguées dans la langue de la ressource (Cf le point 1 ci-dessus, Notices E-ressources et CZ).

$$c – organisme responsable de la transcription

Le 040 $$c d’une notice qui décrit une version physique ne doit pas être conservé. Dans ce cas, c’est notre code BeLU qui doit être enregistré.

$$d – organisme responsable des modifications

Toujours ajouter le 040 $$d BeLU si vous faites des modifications relativement conséquentes dans une notice de la CZ (Cf le point 1 ci-dessus, Notices E-ressources et CZ).

$$e – règles de description

RDA
Si vous apportez des modifications à une notice de la CZ, la convention est de suivre les règles de description RDA (Cf le point 1 ci-dessus, Notices E-ressources et CZ).

On part du principe que les principales modifications sur des notices de la CZ portent sur des ressources qui auront été ajoutées par les Bibliothèques de l’ULiège.

1XX (Vedettes principales)

En 100/110/111, le niveau minimal obligatoire RDA est soit le créateur ayant la responsabilité principale et nommé en premier dans les ressources qui représentent l’œuvre ou dans les sources de références. Si la responsabilité principale n’est pas indiquée, seul le créateur nommé en premier est requis.
Le point d’accès autorisé peut être aussi un titre d’œuvre seul, qui sera enregistré dans une zone 130.
Les autres points d’accès pour les créateurs (en 7XX) sont laissés à l’appréciation du catalogueur.

245 (Mention du titre) (M)

(Seul le $$a est obligatoire ; les autres sous-champs sont obligatoires si d’application)

Enregistrer les titres parallèles en 245 $$b ET en 246.

Seule la première mention de responsabilité est requise (RDA 2.4.2).
La consigne de catalogage pour le réseau est de transcrire autant de mentions que possible dans la mesure où cela peut aider à l’identification et la sélection de la ressource dans l’outil Discovery.

246 (Variante du titre)

Enregistrer les titres parallèles en 245 $$b ET en 246.

250 (Mention d’édition)

(RDA 2.5.2 et RDA 2.5.6)

Enregistrer uniquement les mentions d’édition appartenant à l’éditeur original.
Autrement dit, ignorer les mentions d’éditions propres à un fournisseur d’accès spécifique.

264 (Production, publication, diffusion, distribution, fabrication et avis de droit d’auteur) (M)

(Tous les sous-champs ($$a $$b $$c) sont obligatoires)

(RDA 2.8.2)

Toutes les ressources en ligne sont considérées comme publiées. Le second indicateur du 264 sera donc toujours ‘1’.

Provider-neutral model : si la ressource cataloguée est une reproduction en ligne d’une ressource physique, les informations de publication, distribution… seront prises de la notice de la ressource physique.

300 (Description matérielle)

La zone ($$a) est obligatoire pour les monographies.

(RDA 3.4)

$$a 1 ressource en ligne (5 volumes)
$$a 1 online resource (25 pages)
$$a 1 ressource en ligne
$$a 1 online resource

Le $$b est optionnel

$$a 1 ressource en ligne : $$b illustrations

Le $$c ne doit PAS être utilisé.

336 (Type de contenu) (M)

$$a texte $$b txt
$$a text $$b txt

(RDA 6.9)

337 (Type de média) (M)

$$a informatique $$b c
$$a computer $$b c

(RDA 3.2)

338 (Type de support matériel) (M)

$$a ressource en ligne $$b cr
$$a online resource $$b cr

(RDA 3.3)

490 (Mention de collection)

Utiliser uniquement si la mention de collection s’applique à toutes les itérations de la ressource en ligne.

Si c’est la version électronique qui sert de base à la description, et qu’un seul ISSN apparaît dans la ressource, enregistrer l’ISSN dans la zone 490. Si 2 ISSN (version imprimée et version électronique) apparaissent dans la ressource, enregistrer uniquement l’ISSN de la version électronique.
Si c’est la version imprimée qui sert de base à la description, enregistrer n’importe quel ISSN qui apparaît sur la ressource.

Ne PAS transcrire ici les noms des COLLECTIONS ÉLECTRONIQUES

500 (Note générale) et 550 (Note sur les organismes de publication)

La note générale peut porter sur les autres personnes, familles, ou collectivités associées à l’œuvre (RDA 19.3) et sur les œuvres en relation (RDA 25.).

On enregistre en 550 les organismes de publication qu’on retrouve en 7XX comme points d’accès ; la zone 550 permet de préciser le lien à la publication.
On enregistre en 500 les notes relatives aux éditeurs commerciaux, distributeurs, lieux de publication…

(RDA 2.20.7) (RDA 19.3) (RDA 25.1)

Ne PAS transcrire ici les noms des fournisseurs d’accès ni les noms des collections électroniques.

506 (Note sur les limites à la consultation)

La recommandation PCC utilise la zone exclusivement pour les notices DLF Regsitry of Digital Masters, Hathi Trust Digital Library et d’autres projets de préservation.

Toujours associer le $$5 – BeLU pour ULiège

520 (Résumé)

Donner un résumé du contenu si cela peut être utile aux tâches de l’utilisateur (RDA 0.4 et Principes internationaux de catalogage).

530 (Note sur les autres formats physiques disponibles)

Ne PAS utiliser la zone 530.

Privilégier l’usage de la zone 776 (avec utilisation du $$i).

533 (Note de reproduction)

La recommandation PCC utilise la zone exclusivement pour les notices DLF Regsitry of Digital Masters, Hathi Trust Digital Library et d’autres projets de préservation.

Toujours associer le $$5 – BeLU pour ULiège

534 (Note de version originale)

Ne PAS utiliser la zone 534.

538 (Note sur les particularités du système)

La recommandation PCC utilise la zone exclusivement pour les notices DLF Regsitry of Digital Masters, Hathi Trust Digital Library et d’autres projets de préservation.

Toujours associer le $$5 – BeLU pour ULiège

540 (Note sur les modalités d’utilisation et de reproduction)

La recommandation PCC utilise la zone exclusivement pour les fonds d’archives numérisés.

546 (Note sur les langues)

(RDA 7.12)

588 (Source de la note descriptive) (M)

Note relative à la livraison, la partie ou l’itération servant de base pour l’identification de la ressource (RDA 2.20.13) & Source du titre (RDA 2.20.2.3)

Si la description est basée sur une ressource en ligne unique, enregistrer dans la note la source de la description, la source du titre, la manifestation liée au fournisseur d’accès (par ex. la page d’accueil du périodique sur le site web de l’éditeur) et la date de consultation.

588 $$a Description basée sur la ressource en ligne, titre pris de la page de titre du PDF (ACM, consulté le 26 mai 2015)
588 $$a Description based on online resource; title from volume 2 PDF title page (ACM, viewed May 26, 2011).)

Si la description est basée sur une notice qui décrit la version physique de la ressource, enregistrer la note suivante :

588 $$a Description based on print version record
588 $$a Description basée sur la notice de la version imprimée

700-751 (Vedettes secondaires)

• Créateur => 1XX (obligatoire si d’application)
  (RDA 19.2)
  et
• Créateur et autre personne, famille ou collectivité associée à l’œuvre.
  (RDA 19.3)

• Contributeurs
  (RDA 20.2)

Utiliser uniquement si le point d’accès secondaire s’applique à toutes les itérations de la ressource en ligne.

Ne PAS utiliser pour les noms des fournisseurs d’accès ou les noms des collections électroniques.

773 (Liaison au document hôte)

Ne PAS utiliser la zone 773 dans les notices d’e-journaux.

775 (Liaison à une autre édition)

La zone 775 permet de faire le lien entre deux manifestations en relation qui se distinguent d’un point de vue éditorial. L’identifiant à privilégier est l’ISBN ou l’ID CKB.

(RDA 27.1)

776 (Liaison au document sous un autre format)

La zone 776 est requise si la description est basée sur la notice qui décrit un autre format.

(RDA 27.1)

L’usage du 776 s’applique
-> pour les reproductions
-> pour les ressources publiées simultanément sous différents formats (imprimé + électronique)

Dans la notice de la version électronique :
776 08 $$i Print version $$a « vedette principale » $$t « titre » $$z ISBN
ou, dans une notice dont la langue de catalogage est le français,
776 08 $$i Version imprimée $$a « vedette principale » $$t « titre » $$z ISBN

Dans la notice de la version physique :
776 08 $$i Online version $$a « vedette principale » $$t « titre » $$z ISBN
ou, dans une notice dont la langue de catalogage est le français,
776 08 $$i Version en ligne $$a « vedette principale » $$t « titre » $$z ISBN

Il ne faut pas donner, dans une notice de la CZ, des liens en $$w vers des MMS ID de notre catalogue institutionnel, ni des liens vers un MMS ID d’une autre notice de la CZ.
Il ne faut pas donner dans une notice de notre IZ des liens en $$w vers des MMS ID de la CZ. L’identifiant unique à privilégier est l’ISBN.

Le 776 $$z est pris en compte dans le processus de dédoublonnement de Primo VE.

[Les autres zones de lien, excepté les zones 780/785, peuvent être utilisées si nécessaire]

[856]

Ne PAS utiliser la zone 856 dans les notices d’e-books.

La gestion des accès se fait au niveau de l’inventaire, et pas au niveau de la notice bibliographique.

[09X, X9X, 9XX (Zones locales)]

Ne PAS utiliser de zones locales dans des notices destinées à intégrer la CZ ; ne PAS ajouter de zones locales dans les notices déjà présentes dans la CZ ; ne PAS modifier NI supprimer des zones locales présentes dans des notices de la CZ et qui ne sont pas des zones appartenant à l’ULiège.

Pour rappel (cf le point 1 ci-dessus, Notices E-ressources et CZ), les zones locales sont visibles et modifiables par tous les autres clients utilisateurs de la CZ.

En général, ne pas créer de zones locales ‘ULiège’ dans les notices de ressources électroniques (portfolios locaux & CZ).

=> Pas de 998

Le champ 906 est inséré dans les notices CZ par ExLibris. Il contient l’information du type de ressource : ne le supprimez surtout pas !

Pour aller plus loin

Pour des éléments plus généraux, voir la page Catalogage des e-ressources