Importer des notices externes

Introduction

La recherche dans des ressources externes concerne la recherche dans des catalogues d’autres bibliothèques. Les notices trouvées de cette façon peuvent ensuite être importées dans notre catalogue institutionnel.

Exploitez au maximum la fonctionnalité Recherche de ressources externes !

Le but du ‘copy-cataloging’ – import de notices – est de réduire les coûts du catalogage – donc de rendre minimales les modifications à apporter à une description existante.

Ne pas faire ce qui existe déjà et qui a déjà été fait ailleurs 😉

Bien identifier ce que l’on catalogue

• quelle manifestation est décrite dans le catalogue interrogé (édition? ; version électronique vs version papier…)

Choisir dès le départ le(s) bon(s) catalogue(s)

• adopter le meilleur choix
  • import
  • copier&remplacer (copy&overlay)
  • fusionner (merge)

Choisir la langue de catalogage : français ou anglais?

• en fonction de la langue du document
• identifier tous les éléments qui peuvent varier en fonction de la langue de catalogage

Identifier le système d’origine des notices

• Il est facile d’identifier le système d’origine des notices en visualisant la notice en affichage MARC (information dans la partie de droite) :

Le système d’origine est 32ULG_INST = La notice a été créée directement dans Alma via l’éditeur de métadonnées OU la notice localisée dans un catalogue externe à partir de l’éditeur MD a été fusionnée (merge) avec la notice/template en cours d’édition :

Le système d’origine est ILS = le SIGB Aleph500 utilisé par les bibliothèques de l’ULiège avant Alma (juin 2006-février 2015) :

Il n’y a pas de système d’origine : la notice provient du Quick cataloging et n’a pas été révisée :

La notice a été créée via l’outil de catalogage rapide Scriptorium et importée dans Alma via un profil d’import.

Le système d’origine est un catalogue d’une autre institution.
Avec l’utilisation de la fonctionnalité Search External Resource : Import ou Copy&Overlay, le système d’origine est le nom du catalogue configuré pour la recherche.

Pour les ressources électroniques de la CZ Alma, le système d’origine peut être SFX ou la CKB (Central Knowledge Base).
Pour plus de détail sur les fournisseurs de notices dans la CZ, voir le Customer center.

• Il est également possible d’identifier le système d’origine des notices à partir d’une recherche (avancée) sur le système d’origine.

Généralités

Accéder à la fonctionnalité

• Menu Resources > Cataloging > Search Resources

A partir d’ici, la fonctionnalité est limitée et permet seulement l’import.

• Dans l’éditeur de métadonnées > Search & Browse > Search Resources

La fonctionnalité est complète et permet l’import, le copy&overlay et le copy&merge.

Attention que les possibilités seront différentes selon que vous partez ou non d’une notice déjà ouverte (notice existante ou nouvelle notice ouverte à partir d’un template).

Si aucune notice n’est ouverte, la fonctionnalité est limitée et permet uniquement l’import.

Si une notice est déjà ouverte, la fonctionnalité est complète et permet l’import, le copy&overlay, le copy&merge.

Formulaire de recherche et choix du catalogue

Les différents catalogues configurés sont rassemblés sous différents profils.
La configuration des profils est basée sur une division par pays et par type d’institution (bibliothèque nationale, université)

Catalogues configurés

• ALLEMAGNE
  • DNB SRU New
  • Bibliotheksverbund Bayern (BVB)
    
• BELGIQUE
  • Universiteit Gent
  • STCV – De bibliografie van het handgedrukte boek
  • Open Vlacc (Vlaamse Centrale Catalogus)
  • Antilope (Anet)
  • Bibliothèque nationale de Luxembourg
  • Université libre de Bruxelles
    
• CANADA
  • University of British Columbia
  • University of Toronto
  • Northern Alberta Institute of Technology
    
• FRANCE
  • SUDOC
  • BNF
    
• ITALIE – ESPAGNE
  • SBN
  • Biblioteca Nacional de España
    
• SUISSE
  • Swiss Library Service Platform (SLSP)
  • Renouvaud
• UK
  • Oxford University (Oxford University)
  • British Library Integrated Catalogue (MARC)
  • Trinity College Dublin
  • University of the Arts London – Library Catalogue
  • Heritage of the Printed Book (HPB Database – CERL)
  • London School of Economics
    
• USA
  • Library of Congress (United States Library of Congress (LOC))
  • Massachusetts Institute of Technology – MIT
  • NLM (Alma)
  • National Agricultural Library
  • Yale University Library
  • Museum of Modern Art Library – Arcade (Alma)

• AUSTRALIE
  • National Library of Australia
    

Catalogues disponibles

La liste de toutes les ressources proposées par Ex Libris peut être consultée sur le Customer Center : ExternalSearchResources

N’hésitez pas à demander l’ajout d’un catalogue à ceux déjà sélectionnés.

Si d’autres ressources ne sont pas reprises dans la liste, il est possible de demander leur configuration à Ex Libris. N’hésitez donc pas à proposer d’autres ressources.

Le catalogue de la Community zone n’est pas configuré comme ressource externe. Les notices de la CZ décrivent des ressources électroniques et il n’est pas possible de définir des règles adaptées pour transformer ces notices.

Trucs et astuces du formulaire de recherche

• Recherche sur l’ISBN :
  Il vaut mieux ne pas mettre les tirets !
  La recherche sur l’ISBN 13 ne fonctionne pas si l’ouvrage porte au départ un ISBN 10
  
• Recherche sur plusieurs champs :
  Ne pas compléter trop de champs
  Compléter auteur / titre
  
• Utiliser les champs spécifiques plutôt que la recherche Keywords ou inversement
  Par exemple, à la British Library ou au Sudoc, l’ISBN n’est pas repris en recherche keywords
  
• Tous les catalogues ne proposent pas une recherche par ‘phrase’
  
• En particulier à la LC, l’ISBN du paperback n’est pas toujours présent dans les notices
  Chercher à l’ISBN du hardback ou au titre

Pourquoi je ne trouve pas ce que je cherche ?

Le catalogue que j’interroge n’est pas le plus adéquat :
Je cherche un ouvrage publié en suisse dans un catalogue canadien
Je cherche un ouvrage spécialisé de chirurgie des petits animaux dans le catalogue d’une bibliothèque généraliste

La recherche effectuée n’est pas optimale :
Les catalogues ne fonctionnent pas tous de la même manière, les index interrogés ne sont pas toujours les mêmes d’un catalogue à l’autre (voir Trucs et astuces du formulaire de recherche)

Je limite ma recherche à un ISBN et je n’obtiens pas de résultat alors que la recherche sur les mots du titre ramène un résultat, mais qui correspond à la version électronique de mon document.

N’hésitez pas à nous faire part de vos expériences, nous complèterons les « trucs et astuces » !

Pour aller plus loin…

• Les attributs suivants sont supportés par Alma: Term (Any field) (1016, 1017); Author (Creator) (1, 1003, 1004); Subject (21); Title (4); ISBN (7); ISSN (8); Date (31); Identifier (System number) (12) 
  
  Attention aux zones Marc21 incluses : Title par exemple peut porter sur le 245 et sur le 210, mais tous les catalogues ne fournissent pas les 2 zones pour l’attribut Title (4)
  
• Certaines bibliothèques fournissent le détail du profil de leur serveur Z39.50 : cela peut permettre de construire au mieux sa recherche ou de mieux comprendre les résultats obtenus :
  
  • Library of Congress
    LC Z39.50 Server Configuration Guidelines
    • La recherche Creator ne fonctionne pas pour les zones 110/111 et 710/711*
      Si vous devez rechercher sur un nom de collectivité ou de congrès, utiliser la recherche Any field
    • ISBN : ne pas inclure les –
    • ISSN : ne pas oublier le –
    • Recherche keywords et phrase possible pour tous les index utilisés
    • Les résultats apparaissent triés par ordre alphabétique de titre 
      
  • BNF
    Profil Z3950 de la BnF
    • Creator
      ne pas inclure la ponctuation dans la recherche (keywords et phrase)
      »Villon François
      »Académie pontificale des sciences Jubilee plenary session science and the future of mankind 2000 Rome
    • Catalogue Unimarc à la source : le mapping comporte des lacunes
      Les zones Unimarc d’indexation matière 601, 602, 604, 605, 607 ne sont pas transposées dans le Marc21 (zones Marc21 610, 600 3#, 600/610 nom-titre, 630, 651)
      
  • SUDOC
    Z39.50 Sudoc
    • Nouvelle version configurée (09/2018) : notices en Marc21 fournies par l’Abes
    • N’accepte pas les ‘ç’ et les accents
    • ISBN : les – peuvent être conservés dans la recherche
    • ISBN : uniquement dans la zone de recherche ‘ISBN’, pas dans la zone de recherche ‘Any Field’
    • Périodiques, ressources continues : sont exclues du périmètre les notices qui proviennent du registre ISSN
      Inutile donc de chercher un périodique à partir de son ISSN ou de chercher un titre de périodique qui possède un ISSN

Affichage des résultats

Avant que la recherche ne soit lancée, la notice de départ se situe dans le panneau de gauche et le formulaire de recherche dans la panneau de droite. Une fois la recherche lancée, la notice de départ est réduite à gauche, le formulaire de recherche prend sa place dans le panneau de gauche et les résultats de recherche se trouvent dans le panneau de droite.

Temps d’interrogation? Pas de résultat

Le temps d’interrogation peut se révéler fort long (plusieurs minutes) lorsque la recherche ne ramène aucun résultat ou si la recherche est relativement complexe.

Des problèmes ? Signalez-les.

Parfois, il peut y avoir des problèmes de connexion

• le temps d’interrogation est anormalement long

• il y a un souci du côté du serveur

Parfois, le problème est passager, ou provoqué par une recherche trop vague.

• La ressource n’est peut-être plus accessible de cette façon (la bibliothèque a changé de SGB par exemple)
• Le catalogue est momentanément indisponible (souvent le cas de la BNF le lundi)
• On peut modifier les profils, signaler le problème à Ex Libris, interroger la bibliothèque en question…

Actions possibles – Importer, écraser, fusionner?

Visualiser (View)

Permet de visualiser la notice au format Marc21 avant de l’importer afin d’appliquer une démarche qualité : évaluer la qualité de la notice, le choix du catalogue, le choix de l’action à appliquer ensuite. Cette étape est très importante.

Lorsque l’option view est sélectionnée, le formulaire de recherche dans le panneau de gauche laisse place à la notice de départ afin de pouvoir comparer. Vous pouvez donc effectuer des opérations de copier-coller (si par exemple vous voulez juste récupérer une indexation matière…)

Vous pouvez revenir à la liste de résultats via le bouton Back to results, ou afficher le résultat suivant / précédant en utilisant les flèches – les deux fonctionnalités se trouvent en bas du panneau de droite.

Importer (Import)

L’import ouvre une nouvelle notice dans le Metadata Editor. Le système d’origine reste donc le catalogue interrogé.

Les modifications possibles sont limitées, il est nécessaire de respecter les règles associées à la réutilisation de notices.

Cette fonctionnalité ne doit pas être utilisée si vous avez déjà une notice et son inventaire – par exemple un inventaire créé lors d’une commande. Dans ce cas, vous devrez modifier les données de la ligne de commande pour la relier au nouvel inventaire et demander la suppression de la notice bibliographique de départ !

Écraser (Copy & Overlay)

Le copy&overlay copie la notice externe en écrasant la notice ouverte dans le Metadata Editor (par exemple une notice vide ouverte à partir d’un template ou une notice déjà présente dans le catalogue). Le système d’origine reste le catalogue interrogé.

Les modifications possibles sont limitées, il est nécessaire de respecter les règles associées à la réutilisation de notices.

Vous pouvez utiliser cette action y compris si vous avez déjà un inventaire associé à la description – ou un inventaire avec une ligne de commande. Il n’y aura pas de correction des liens INV-POL/BIB à faire par la suite.

Fusionner (Copy & Merge)

Le copy & merge copie et fusionne la notice du catalogue externe avec la notice ouverte dans le Metadata Editor. Le système d’origine est l’institution (32ULG_INST)

Vous pouvez modifier la notice comme vous voulez : elle n’est pas identifiée comme provenant d’une source externe.

Vous pouvez utiliser cette action y compris si vous avez déjà un inventaire associé à la description – ou un inventaire avec une ligne de commande. Il n’y aura pas de correction des liens INV-POL/BIB à faire.

Prévisualisation de la fusion (Merge Preview)

Permet de prévisualiser le résultat de la fusion.

Il est important de toujours prévisualiser le résultat de la fusion !

Choisir l’action à effectuer

• En fonction de la situation de départ
  
  • Il existe déjà une notice dans le catalogue :
    • Cette notice a un inventaire
    • Cette notice a un inventaire avec une ligne de commande
    • Le catalogueur part d’une grille de saisie
      
  • Il n’y a pas de notice dans le catalogue :
    • Le catalogueur part d’une grille de saisie
    • Le catalogueur ne part pas d’une grille de saisie
      
• En fonction du document
  • Quelle est la langue du document ?
  • Quelle est la langue de catalogage qui doit lui être appliquée ?

Que se passe-t-il lors des actions Import et Copy & Overlay ?

Des règles de normalisation sont définies par l’Institution pour les actions Import et Copy & Overlay. Cela concerne principalement la suppression de champs Marc locaux (XX9, X9X, 9XX, 850, 852…).

Le résultat de la recherche tient déjà compte des modifications à la notice de départ apportées par les règles de normalisation.

Ces règles de normalisation conservent dans la notice des champs que nous n’avons pas l’habitude d’ajouter. Il s’agit par exemple des zones 010, 015, 042, 043, 050, 082, 084… ou de zones d’indexation matière faite à partir de référentiels que nous n’utilisons pas (identifiés par le 2^nd indicateur ou en $$2).

Ces éléments doivent être conservés lorsque vous faites un Import ou un Copy & Overlay (par exemple, le 050 sert à alimenter la facette Classification LC dans Primo, le 010 peut servir à générer les imagettes dans Alma ; une indexation supplémentaire ne peut qu’enrichir les données pour l’utilisateur final)

Que se passe-t-il lors de l’action Copy & Merge ?

Des règles de fusion sont définies par l’Institution pour l’action Copy & Merge. Cela concerne principalement la suppression de champs Marc locaux (XX9, X9X, 9XX, 850, 852…) et d’autres champs Marc21 non utilisés en création dans notre catalogue (010, 080, 263…), et le remplacement de certaines zones si elles existent déjà dans la notice de départ (par exemple, c’est notre 040 qui est conservé).

Le résultat de la prévisualisation tient compte des modifications à la notice de départ apportées par les règles de fusion.

Conservez les classifications LCC (050), NLM (060) et Dewey (082)

Consignes de travail

Langue de catalogage

La langue de catalogage est la langue qui est utilisée dans les éléments non-transcrits de la description, particulièrement les zones 3XX et 5XX.

Dans le catalogue des bibliothèques de l’ULiège, la langue de catalogage est :

• le français
  • pour les documents en français
  • pour les documents dans une autre langue que le français et l’anglais, pour autant qu’ils ne soient pas importés d’un catalogue anglo-saxon
  • pour tous les ouvrages dont la date de publication est antérieure à 1831 et les documents postérieurs considérés comme livres rares ou précieux et nécessitant des notes spécifiques de reliure, provenance ou conservation.
  • pour les thèses et autres écrits académiques (mémoires, rapports de stages…) produits à l’ULiège ou dans une autre institution belge, quelle que soit la langue du document
    
• l’anglais
  • pour les documents en anglais
  • pour les documents dans une autre langue que le français et l’anglais localisés dans un catalogue anglo-saxon

Voir aussi l’article : Langue de catalogage

Choix du catalogue – en pratique

Choisir le catalogue à interroger selon :

• la langue du document
• la langue de catalogage du catalogue interrogé : français ou anglais

Pour une ressource en français, les catalogues SUDOC, RERO, Swiss National Library, BNF sont à privilégier.

BNF
Toujours utiliser le copy & merge (ou copier/coller)

Si le document est en français et que vous ne trouvez la notice que dans un catalogue dont la langue de catalogage n’est pas le français (catalogues anglo-saxons, allemands…), il ne faut pas conserver l’information de système d’origine et utiliser le copy & merge (ou copier/coller) puis modifier les zones qui contiennent les éléments non-transcrits.

Pour une ressource en anglais, les catalogues anglo-saxons sont à privilégier.

Si le document est en anglais et que vous ne trouvez la notice que dans un catalogue dont la langue de catalogage n’est pas l’anglais, il ne faut pas conserver l’information de système d’origine et utiliser le copy & merge (ou copier/coller) puis modifier les zones qui contiennent les éléments non-transcrits

Pour les ressources dans une autre langue que le français ou l’anglais : tous les catalogues peuvent être utilisés pour récupérer les éléments de la ressource en utilisant le copy & merge (ou copier/coller) puis en modifiant les zones qui contiennent les éléments non-transcrits

• Une fois le choix initial opéré, pour affiner sa sélection il est utile de :
  • Connaître la qualité des catalogues
    • ! Notices identiques d’un catalogue à l’autre
  • Savoir si les notices sont RDA ou pas RDA?
    • Des traitements rétrospectifs sont-ils faits?
  • Identifier la présence d’indexation matière?
    • Quel outil sont utilisés ? La Bibliothèque nationale suisse utilise par exemple : indexation Rameau, GND, LCSH

Règles associées à la récupération de notices

Modification de notice et contrôle qualité

Modification de notice
Modifier la notice = changer l’identité de la notice

Si vous récupérez une notice à partir d’un catalogue externe, vous n’êtes pas autorisés à dénaturer cette notice.

Une notice dont la langue et donc le contenu sont modifiés est une nouvelle notice : elle doit donc être identifiée comme telle.

Rappel : Les zones locales ‘9’ et les zones des données de localisation (852 et 856) sont  automatiquement supprimées par la procédure d’import.

Les notices importées (Import ou Copy & overlay) peuvent être améliorées mais en aucun cas elles ne peuvent être appauvries.

• Ajout d’indexation matière d’un autre référentiel mais sans supprimer l’indexation initiale
• Ajout d’un indicateur de relation ($$e), en respectant la langue de catalogage de la notice, pour autant qu’elle soit compatible avec les langues de catalogage de l’établissement (français ou anglais)
• … autres ajouts (zones de notes… 5XX notamment), selon le même principe pour la langue de catalogage.
• Les zones 3XX et 5XX peuvent être traduites
  Vous pouvez traduire strictement le contenu des zones 3XX et 5XX mais vous ne pouvez pas supprimer ces zones ou remplacer leur contenu par un autre contenu
• Les autres zones ne doivent être ni modifiées, ni supprimées.

Si vous estimez qu’il y a trop de zones qui ne sont pas utiles dans notre catalogue, alors vous ne devez pas utiliser les fonctions Import et Copy & overlay.

Il s’agit :

• des zones 01X-08X, à l’exception des zones 050/060/082 qui doivent être systématiquement conservées
• des indexations matière avec des thésauri que nous n’utilisons pas ou des indexations matière dans une langue qui n’est ni le français ni l’anglais

Donc si vous êtes amené à modifier de façon conséquente la notice, cela signifie que vous créez ainsi une nouvelle notice.

• soit en faisant manuellement un copier/coller des zones longues et en adaptant des zones non-transcrites que vous voulez fournir dans la description
• soit en utilisant la fonction copy & merge : la notice n’est donc pas marquée comme venant d’un autre catalogue et vous pouvez y apporter tous les changements

Contrôle qualité

• Évaluer la bonne qualité de la notice !
  • Certains catalogues sont plus complets que d’autres en termes de métadonnées.
  • Il peut y avoir des ‘erreurs’ de catalogage et de format
    • notices pré-marc, RCAA1, pré-RCAA
    • modifications de format (USMARC, UKMARC…), modifications du Marc21
    • code de catalogage différent (par exemple en Allemagne, RAK et format MAB -> conversions en Marc21)
    • Fusions de différents catalogues (Harvard : zones répétées dans certaines notices, 008, 337-338)
    • Conversion Unimarc > Marc21
    • Éléments dans une autre langue que la langue de catalogage
      Par exemple, Swiss National library : on trouve des $$e Verfasser dans des notices dont la langue de catalogage identifiée est ‘fre’
      
• Ne pas laisser de caractères parasites issus des caractères NSB/NSE d’une notice Unimarc (BVB, BNF, Iccu notamment !)
  
• Quelle que soit la procédure choisie (Import, Copy & Overlay ou Copy & Merge), ne pas créer des notices hybrides avec des éléments enregistrés dans des langues différentes.
  
• Ne pas conserver des indexations matières dans des langues qui ne sont pas les langues de catalogage utilisée à ULiège Library (français / anglais) sauf si cela vous semble justifié (Langue du document / indexation dans la langue du document : peut être un plus pour la recherche)
  
• Dans le cas d’une fusion, transposer les indexations matières qui ne sont pas créées à l’aide d’un des référentiels validés pour ULiège Library en termes RAMEAU / LCSH / MeSH
  Par exemple, si le $$2 est rero, changer en ram et contrôler la validité de la vedette
  
• Si la notice a une indexation FAST uniquement, vous pouvez vous contenter d’ajouter l’indexation RAMEAU – il n’est pas utile d’ajouter des vedettes LCSH.
  
• RDA – Pas RDA ?
  Si la notice identifiée dans un catalogue externe n’est pas RDA et que vous cataloguez livre en main une nouvelle notice :
  • soit vous optez pour la fusion (copy & merge) et révisez la notice en suivant les consignes RDA
  • soit vous importez (import ou copy & overlay)  et ajoutez les éléments RDA nécessaires pour obtenir une notice hybride (040$$e, 336/337/338) et révisez les zones 250, 300 et 504 (abréviations)
    
• Contrôler qu’il s’agit de la même manifestation. Il est nécessaire de toujours vérifier dans le catalogue interrogé que la notice correspond bien à la version (manifestation) que vous devez cataloguer.
  Si vous traitez une version papier d’une monographie ou d’un périodique, contrôlez que la notice importée ne décrit pas une version électronique (en ligne ou sur un support électronique).
  Pour cela, il faut contrôler principalement les zones :
  • LDR/06
  • 007
  • 300, 337, 338
    Attention : il peut arriver que certains catalogues proposent une notice unique décrivant les 2 supports !

Dans tous les cas où il s’agit d’une autre œuvre, expression, manifestation, choisissez l’action Copy & merge.

Règles de normalisations activées lors de l’enregistrement et corrections manuelles

Lorsque vous importez, un premier enregistrement de la notice permet d’appliquer les règles de normalisations décrites ci-dessous et ainsi éviter un certain nombre de corrections manuelles.

• Modification du $$2 ram en $$2 idref dans les zones 6XX si présence d’un $$0 et $0(IdRef) transposé en (IDREF)
• Modification du $$2 fmesh en $$2 idref si présence d’un $0
• Ajout du $$2 idref dans les zones 1XX/7XX.
• Suppression du $$2 lc dans les zones 6XX avec 2nd indicateur à 0
• Suppression des parenthèses du $$c et du $$d en 100, en 600 et en 700 (ce qui permet d’éviter le F3 après l’import/fusion à partir du Sudoc).
  Cette règle ne s’applique pas aux cas des vedettes auteur-titre.
• Tri des sous-champs dans les zones 100, 130, 700, 730.
• Traitement des valeurs (br), (hbk)… placées en 020 $$a => création du $$q (forme complète) et suppression en $$a
• Transformation des $e : « Auteur. » en « auteur » ; « Traduction. » en « traducteur » ; « Éditeur scientifique. » en « éditeur intellectuel » ; « Préface. » en « préfacier » ; « Postface. » en « postfacier » (spécifique à l’import Sudoc)
• Suppression du « . » après le code de relation en $$4 (spécifique à l’import Sudoc)
• Transformation du 100 en 700 et du 110 en 710 si le $$e contient les relations « Directeur de publication » ou « Éditeur scientifique »
• Transformation du 502 en 500 lorsque la zone contient les valeurs « Version remaniée » ou « Texte remanié » ou « Originally presented as the author’s thesis » pour les thèses « publiées différentes »

D’autres normalisations sont appliquées, non directement liées à la récupération de notices externes : pour plus de détail, voir la page Normalisation des notices.

Certaines corrections sont à effectuer manuellement :

• Vérifier les codes en $$4 qui peuvent ne pas correspondre aux codes Marc21 d’application
• Transposer les informations contenues en 559 (dépouillement de chapitres généralement ou cas où la zone dépasse les 9,999 caractères) dans la zone 505.
• Modifier les codes de sous-champs dans la zone 505 : pour rappel, les codes de sous-champs utilisables en Marc21 dans cette zone sont $$a pour un codage minimum ou $$g $$t $$r pour un codage enrichi.
• Utiliser la règle de normalisation « Changer le 765 en 240 (Occurrence unique, Sudoc) » pour transposer la zone 765 (issue de l’Unimarc 454) en 240 via la fonctionnalité « Enhance the record » (menu Edition actions).
  Attention, le $$t et le $$b du 765 sont transposés en $$a $$a. Cette répétition du sous-champ n’étant pas autorisée pour le 240, vous aurez un message bloquant. Il suffit dans ce cas de supprimer le 2nd code de sous-champ qui introduit le complément du titre. Il ne faut pas oublier d’ajouter la langue de l’expression en $$l.
• La relation « Collaborateur » est récupérée lors de l’import des notices Sudoc : ne pas oublier d’attribuer la bonne relation.
• Cas des mélanges : la personne honorée fait l’objet d’une indexation matière mais pas d’un point d’accès secondaire en 700 : ne pas oublier de la rajouter.
• Présence de la zone 730 contenant un titre de forme issu de la zone Unimarc 503 : redistribuer l’information dans la notice au bon endroit si elle n’y est pas déjà.
  On peut y trouver des infos du type : [Congrès. Nice. 2003] ; [Exposition. Liège (Belgique). Musée d’Ansembourg. 2011] ; [Mélanges. Grisel, André]
  Cette structure de données n’est pas conforme au Marc21 et aux consignes de catalogage.
• Présence de la zone 830 : si le 830 est différent du 490, ne pas supprimer. Il n’est pas nécessaire d’avoir une autorité liée à cette zone.
• Zone 490 : vérifier le premier indicateur. Souvent codé à 1, il doit être codé à 0 s’il n’y a pas de 830.
• Présence de zones de liens avec un numéro système ($w) pointant vers un autre catalogue : ne pas conserver.

Exemples et cas pratiques

Résultat correct

• Choix du catalogue justifié.
• Choix correct de la procédure (Import).
• Pas de modifications nécessaires.
• Une indexation matière en français aurait pu être ajoutée.

Résultat correct

• Choix du catalogue justifié.
• Choix correct de la procédure (Import).
• Modifications minimales : ajout du $$b en 336/337/338.
• Une indexation matière en français aurait pu être ajoutée.

Résultat incorrect

Ressource en français => mauvais choix du catalogue de recherche (BVB), mauvaise procédure (Import)

Résultat : notice hybride issue d’un catalogue en allemand, notice contenant des éléments en français (500$$a, 100$$e) et en allemand (700$$e, 240$$l, 300$$b), pas de correction de mauvaises codifications des indicateurs (245).

=> À corriger !

Résultat incorrect

• Choix du catalogue justifié.
• Choix incorrect de la procédure (copy&overlay).
  Le copy&merge aurait été préférable car le 776 contient un numéro système d’une notice LC.
• Une indexation matière en français aurait pu être ajoutée.

Pas d’utilisation de la fonctionnalité

Ressource imprimée non encore disponible dans les catalogues consultés. La version électronique est localisée à BL(UK) par le titre.

Aucune des actions proposées par la fonctionnalité n’est rentable.
=> Solution de Copier/Coller les éléments qui peuvent être récupérés.

Peut-on utiliser les notices de la Community Zone d’Alma pour servir de base à une nouvelle description?

Si vous voulez utiliser les notices de la CZ d’Alma pour créer une nouvelle description de ressource imprimée dans l’IZ, n’oubliez pas que la CZ ne contient que des notices de ressources électroniques !

Il ne faut donc pas utiliser :

• la fonction Copy (à partir de la notice affichée en Marc).
• la fonction ‘Copy to catalog’ à partir du menu File si vous avez édité la notice CZ dans le MD Editor pour ensuite modifier la notice copiée.
• le lien ‘Order’ à partir d’une notice de ressource électronique dans la CZ pour commander une ressource imprimée.

Puisque dans ces 3 cas, le système d’origine restera celui identifié dans la CZ (CKB, SFX, ou autre).

Vous ne pouvez donc pas changer l’identité de la notice pour en faire une notice décrivant une ressource imprimée.

Mais alors, comment exploiter les notices de la Community Zone d’Alma pour servir de base à une nouvelle description ?

Vous pouvez dupliquer la notice de la CZ. Pour ce faire :

• Éditez la notice CZ dans le MD Editor
• A partir du menu « Record actions », utiliser la fonction ‘Copy to catalog’.
• Puis l’option ‘Duplicate’. Ce qui crée une nouvelle notice que vous pourrez modifier
• Supprimez ensuite la notice copiée de la CZ
• N’oubliez pas de débloquer la notice CZ de départ

La nouvelle notice dupliquée est alors identifiée par le système d’origine 32ULG-INST : vous pouvez donc la modifier et supprimer des éléments de description qui ne correspondent pas au matériel que vous devez décrire.

Exploiter les catalogues externes pour améliorer la qualité de notices existantes.

Pour les notices de qualité minimale (Notices ILS/32ULG_INST, Notices Scriptorium, Notices issues du quick cataloguing), utilisation possible du Copy & merge ou du Copy & overlay.

Il faut choisir l’une ou l’autre de ces deux actions en fonction de la langue de la ressource, du catalogue interrogé, de la qualité de la notice de départ, de la qualité de la notice externe, des éventuelles modifications à y apporter, du type de modifications (uniquement amélioration, ou corrections et suppressions).

Le système d’origine ‘Scriptorium’ ne doit pas être obligatoirement conservé : l’action Copy & overlay peut donc être utilisée !

Pour les notices importées d’un catalogue dont la langue de catalogage n’est ni le français ni l’anglais :

• Si le système d’origine est le catalogue externe, utilisation du Copy & overlay
  En fonction de la langue de la ressource, choisir un catalogue adapté. Le système d’origine de la notice sera le nouveau catalogue interrogé.
  
• Si le système d’origine est l’institution (32ULG_INST), utilisation du Copy & merge.

Workflow – résumé des consignes

• Choisir la langue de catalogage
  • en fonction de la langue du document
  • identifier tous les éléments qui peuvent varier en fonction de la langue de catalogage

Ressources en anglais : il faut privilégier l’utilisation de la recherche de ressource externe !
Dans la plupart des cas, choisir l’import ou le copy & overlay.

Ressources en français, il faut :

• soit utiliser un des catalogues francophones disponibles, qui travaille en Marc21
• soit utiliser le catalogue de la BNF ou le SUDOC (en choisissant obligatoirement la fusion)
• soit utiliser un catalogue allemand ou anglo-saxon (en choisissant obligatoirement la fusion)
• soit cataloguer la ressource, en respectant les consignes de catalogage.

Notices importées (import ou copy & overlay)

• on ne supprime rien
• on peut ajouter des informations (par exemple, indexation matière, nombre de pages au lieu de ‘1 volume’, dimensions…)
• on peut traduire les notes sans en dénaturer le contenu (mais on ne peut pas les supprimer)
• si la notice importée n’est pas RDA, vous pouvez la modifier en notice hybride.
  • La plupart des catalogues configurés appliquent actuellement la norme RDA pour les nouvelles acquisitions.
  • La modification en notice hybride est facultative : ces modifications sont envisagées à l’échelle du catalogue.

Fusion (copy & merge)

On peut modifier / ajouter ce que l’on veut, puisque c’est notre institution (32ULG_INST) qui est identifiée comme à l’origine de la notice.

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Pour aller plus loin

Voir aussi l’article : Menus et actions du Metadata Editor : notices bibliographiques