Rechercher dans Alma – Gestion des ressources & catalogage

Alma est un système URM ou « Unified resource management » system, c’est à dire qu’il supporte toutes les opérations de la bibliothèque pour les ressources imprimées, électroniques et numériques.

Alma propose :

Une recherche sur toutes les ressources considérées en lien avec leurs procédures de travail :
- Factures, fournisseurs, …
- Demandes de fourniture de document
- Utilisateurs
Une recherche sur toutes les ressources, quel que soit leur format (physique, électronique)
- Au niveau de la notice bibliographique
- Au niveau de l’inventaire (HOL, exemplaires, données d’accès électronique, …)
- Dans les notices d’autorité

Zone Institution & zone Communauté

Toutes les recherches dans le catalogue se font par défaut dans les données liées à l’inventaire de la bibliothèque : onglet « Institution »

Il est possible de choisir la zone à interroger avant de lancer une recherche simple.

La recherche sur les autorités se fait par défaut dans la zone « Communauté ». La recherche dans la zone « Communauté » interroge tous les fichiers d’autorité nom ou sujet gérés dans celle-ci. Le résultat initial donne donc le nombre de réponses pour tous les fichiers.

Effectuer des recherches

La barre de recherche permanente

La barre de recherche permanente est présente dans toutes les pages d’Alma et permet de lancer une requête simple ou de construire une recherche avancée.

Depuis Alma new UI, il n’y a plus de bouton Saved queries, il faut utiliser le lien Manage sets.

La barre de recherche permanente permet :

d’exécuter des recherches dans le catalogue (All titles, Physical titles, Physical items, Electronic titles, Electronic portfolios, Authorities).
C’est accessible à n’importe quel rôle « staff »
d’exécuter des recherche dans d’autres composantes du système (Acquisitions : Lignes de commandes, Factures, Fulfillment : Requests)
C’est accessible en fonction des rôles de l’utilisateur.

L’option de recherche par défaut est l’option All titles Keywords. Cela équivaut à une recherche de type « tous les mots » sur les notices de documents imprimés et de ressources électroniques

La recherche avancée s’ouvre sous forme de volet et empêche l’utilisation de la barre permanente de recherche. Vous pouvez repasser facilement à la recherche simple en le fermant.

En recherche avancée, il est également possible de sélectionner la zone que l’on souhaite interroger avant de lancer sa recherche.

Sélectionner le type de recherche

En recherche simple comme en recherche avancée, le type de recherche par défaut est le type « All titles » (« Tous les titres).

Vous pouvez soit sélectionner le critère de pré-recherche, ou périmètre de recherche, en déroulant la liste de choix, soit utiliser la barre de recherche :

Le type de recherche c’est-à-dire le critère préalable à la recherche conditionne :

les index proposés
le nombre de résultats
l’affichage des résultats

Alma garde en mémoire le dernier type de recherche sélectionné dans la barre permanente de recherche.

En fonction du type de recherche sélectionné (critère de pré-recherche), la liste des index proposés et le nombre de résultats varient. Les index sont classés par ordre alphabétique (non configurable).

Pour un même type de recherche (critère préalable à la recherche), la recherche avancée propose plus d’index que la recherche simple.

Voici les caractéristiques des principaux types de recherche :

All titles (Tous les titres)
- Recherche dans tous les documents physiques (Print) et électroniques (Electronic)
- Les notices descriptives (notices bibliographiques) des documents électroniques peuvent être les notices de la zone « Communauté » (CZ)

Physical titles (Titres physiques)
- Recherche sur des documents physiques de la zone « Institution » si et seulement si il existe une notice de fonds (notice HOL)
Physical holdings (Holdings physiques)
- Recherche sur des documents physiques de la zone « Institution » si et seulement si il existe une notice de fonds (notice HOL)
Physical items (Exemplaires physiques)
- Recherche sur des documents physiques de la zone « Institution » si et seulement si il existe un exemplaire (item)

Electronic titles (Titres électroniques)
- Dans la zone « Institution », recherche sur des documents électroniques pour lesquels l’institution possède un inventaire (accès électronique)
- Dans la zone « Communauté », recherche sur les documents électroniques pour lesquels la CKB gère un accès.

Electronic portfolios (Portfolios électroniques)
- Dans la zone « Institution », recherche sur des documents électroniques pour lesquels l’institution possède un inventaire (accès électronique)
- Dans la zone « Communauté », recherche sur les documents électroniques pour lesquels la CKB gère un accès
  - Des critères de recherche supplémentaires à la recherche Electronic titles sont proposés.
    Cette recherche ne permet pas un accès direct à la ressource si l’utilisateur n’a pas un rôle lié à la gestion des ressources électroniques.

Electronic collection (Collection électronique)
- Cible un ensemble (Package) de portfolios et bases de données.

Digital titles (Titres numériques)
- Recherche sur les documents de la zone « Institution » ayant un inventaire digital
  - Stockés sur un serveur distant : numérisations patrimoniales, e-TFE
  - Stockés dans Alma (exceptions!)

Digital files (Fichiers numériques)
- Recherche sur les fichiers numériques stockés dans Alma (exceptions!)

Collection
- Ensemble créé par un gestionnaire de collection
  - Qui contient des notices de sources diverses (Print, Electronic, images, …)
  - Rassemblées dans un but précis : thématique, ensemble de ressources semblables
  - Et peut être exploité dans l’outil Discovery, soit via la fonctionnalité des Galeries, soit en proposant une version numérisée d’un ouvrage conservé dans les collections.

Authorities (Autorités)
- Recherche dans les notices d’autorité de la zone « Institution » (IZ) ou « Communauté » (CZ)
  - Dans la CZ, la recherche se fait dans tous les fichiers d’autorité ; le choix du fichier peut être opéré une fois les résultats affichés (filtres)
  - Les notices d’autorité locales sont en nombre restreint
- La recherche porte sur les formes préférées (formes retenues) et non-préférées (formes rejetées), les zonez 3XX, mais ne porte pas sur les autres zones des notices d’autorité (notes biographiques, …)
- La recherche permet de rebondir dans le catalogue en lançant une requête de type « Tous les titres contient les mots-clés »
  - Dans les zones 1xx/6xx (y compris indexation locale 699)/7xx/8xx

Quels éléments sont indexés par quel index?

À peu près toutes les zones Marc21 des notices bibliographiques et des notices de fonds sont indexées.
Pour les notices d’autorité, seules les zones de point d’accès sont indexées ; les zones de notes (3xx, 6xx) ne sont pas indexées.
Tout ce qui relève de la gestion administrative de l’inventaire (physique et électronique).

Pour identifier précisément l’index à interroger, allez sur l’aide en ligne (Knowledge Center d’Ex Libris), chapitre Search Indexes.

Les éléments suivant sont notamment indexés en « Keywords » (« Tout ») :

Creator, Name
Description (505 a, g, r, t, 520 a, b)
ISBN, ISSN
Subjects
Edition, Publisher, Date of publication
Title, Uniform Title, Serial title, Collection
Barcode
Item description
Holding Note, Fulfillment Note, Internal Notes, Public Note
Package name
Etc.

Pour le détail de la recherche Keywords, voir la section MARC 21 Keyword Search Indexes sur le Knowledge Center d’Ex Libris

Nous n’avons pas la main ni sur le paramétrage des index (sauf la possibilité de choisir quel index apparait dans la liste ou non, dans la recherche simple et/ou avancée) ni sur les champs et sous-champs Marc ou les éléments liés à l’inventaire qui sont indexés.
Par contre, on peut indexer toutes les zones locales du bloc 9xx pour les formats bibliographiques, données de fonds, autorités locales.

Particularités

Certains éléments peuvent présenter des particularités, ou, notre catalogue peut avoir une influence sur le contenu d’un index :

L’index « Serial title« porte uniquement sur la zone Marc21 222, très peu utilisée dans nos notices de périodiques ‘papier’ issues des SIGB précédents (Liber, Aleph), et souvent non révisées en tenant compte de règles de catalogage plus récentes.

L’index « Creator » permet une recherche ciblée sur les points d’accès enregistrés en 100/700, 110/710, 111/711 mais il n’interroge pas la zone 720 (utilisée dans les notices Scriptorium et lorsque l’agent ne peut être suffisamment identifié pour être liée à une notice d’autorité), ni la zone 505 ($$r)

L’index « Names » est beaucoup plus large que l’index « Creator » : il englobe tous les points d’accès noms des zones 1xx, 6xx, 7xx, 8xx, le 245 $$c (mention de responsabilité), la zone 505 $$r, inclut les points d’accès nom géographique en 751 et 752.

L’index « Additionnal Publication Year » inclut les dates des positions 11-14 de la zone 008 (cas de dates multiples, dates détaillées, intervalles de dates…). Il interroge également les zones 260$c et 264$c même si l’information de date existe en 008/07-10 (ce qui n’est pas le cas de l’index « Publication Year »).

L’index « Language » (zones 008/35-37 et 041) propose le choix par liste déroulante (noms de langues anglais).

L’index « ISSN » ne porte pas sur les ISSN dans les mentions de collection (490 $$x).

L’index « Notes » ne porte pas sur le contenu de la zone 500. Cette zone est par contre interrogeable via l’index « Public note ».

L’index « Granular resource type » porte sur la zone 008/21. La recherche se fait sur le code mais il n’y a pas de liste déroulante (il faut donc se référer au format Marc21 pour le détail des codes possibles).
Les codes utilisables pour les ressources continues par exemple sont les suivants : d – Mise à jour de base de données / I – Mises à jour de feuillets mobiles / m – Collection monographique / n – Journal / p – Périodique / w – Mise à jour de site Web.

L’index « Tag suppressed » permet de retrouver les notices qui ont été marquées pour ne pas être visibles (publiées) dans Primo.

L’index « Brief level » concerne le niveau des notices : utiliser la liste déroulante, entre 01 et 10, 10 représentant les notices RDA les plus complètes.

L’index « Content related data » est utile pour retrouver les notices liées (fascicules thématiques, recueil factice, …). C’est le contenu du 773 qui est indexé.

Etc.

Autres particularités de la recherche :
- Caractères spéciaux, caractères non latins
- Les caractères spéciaux comme les tirets, barres obliques… (-, / …) sont omis
- Usage de l’* pour une chaîne de caractère :
  - soit dans un mot (« chemi* ») sauf si le mot contient un tiret
  - soit comme seul et unique critère de recherche : permet d’obtenir les notices dans lesquelles la zones interrogée est présente
- ISBN convertis en ISBN-13 et inversément
- Article initial : avec ou sans

Recherche

Recherche avancée

Pour ajouter, dupliquer ou supprimer des critères :

Pour effacer tous les critères à la fois :

Construction des équations de recherche et opérateurs booléens

Il n’y a pas d’opérateur booléen « NOT » dans Alma.
Pour des résultats impliquant un « NOT », il est possible d’utiliser la fonctionnalité « Combine » dans la gestion des sets. Voir l’article Exploiter les résultats de recherche.

Le « AND » est prioritaire sur le « OU » : une fois la recherche lancée, soyez attentifs à l’équation de recherche pour vérifier qu’elle correspond bien à ce que vous attendez.

Exemple :

La recherche Les titres qui contiennent « journal british » ou « journal american » en Santé – CHU? pourrait se construire de cette façon :

Or, une fois la recherche lancée, l’équation de recherche nous indique que cela ne correspond pas à la question de départ (position des parenthèses) :

Il faut donc construire la requête autrement, pour cela il suffit de cliquer sur l’équation de recherche et répéter le critère « bibliothèque » :

L’équation correspond alors à la question de départ :

Le « OU » est implicite entre valeurs d’une même liste :

Conditions logiques

Choisir la condition logique :

La condition logique « Is Empty » : permet de faire des recherches sur des zones « vides » censées contenir une information spécifique.

Exemple :
Identifier les notices périodiques qui n’ont pas d’ISSN en construisant la recherche « where (Bibliographic level equals « Serial » AND ISSN is empty) ».

Listes de choix

Certains index ne fonctionnent qu’avec des listes de choix :

Zones codées du Marc
Données administratives (process type, disponibilité, type d’accès, présence d’un inventaire, présence d’un item, …)
Bibliothèques/Localisations

Recherche sur le critère « Localisation » (Permanent physical location, zone 852 $$c de la notice de fonds) :

A partir d’une recherche « Physical titles » ou « Physical items »
Dans la section « Holdings » des index

La flèche permet de visualiser toutes les localisations d’une bibliothèque en particulier. Le bouton « Select All » vous permet de sélectionner toutes les localisations d’une bibliothèque en particulier et d’en désélectionner certaines. Il est également possible d’en sélectionner plusieurs.

Les dernières recherches sont gardées en mémoire

Les 10 dernières recherches sont gardées en mémoire :

En recherche avancée, les 5 derniers index utilisés sous le type de recherche sélectionné (critère de pré-recherche) sont gardés en mémoire :

Attention que les éléments remontés ne se trouvent plus avec les autres dans la liste.

Retrouver un index dans les listes

Pour retrouver un index en particulier, vous pouvez :

Utiliser les listes déroulantes sous chaque regroupement « Title », « Holding », « Physical item »
Taper un terme dans la barre de recherche : Alma donne des suggestions d’index existants

Recherche avancée Physical Holdings

Cette recherche permet de construire des équations de recherche plus complexes. Elle repose sur un nouveau modèle, plus convivial et simple d’utilisation, qui facilite la construction des équations de recherche.

Les critères de recherche peuvent être associés par les opérateurs « AND » et « OR », mais il est aussi possible d’ajouter un nouveau groupe à l’équation initiale :

Par exemple, la recherche suivante permet d’identifier les notices Holdings du périmètre « Legito » qui ont à la fois une zone 561 et une zone 563 :

On peut ajouter un « groupe », c’est-à-dire un ensemble d’au moins 2 critères :

On peut ajouter une règle, c’est-à-dire un nouveau critère de recherche. Dans l’exemple ci-dessous, on a ajouté le critère Ownership and custodial history :

L’opérateur booléen est « AND » par défaut : pour le modifier, cliquez sur la ligne :

Pour lancer la recherche, cliquez sur la flèche en regard du critère principal (en vert).
Alma lancera alors la requête correspondant à l’équation suivante :
Where (Catalogue Legito – Patrimoine (951) Contains Keywords « cataloguelegito » and (Binding Note Contains Keywords « * » and Ownership and Custodial History Contains Keywords « * »))

Si vous lancez la recherche à partir de la flèche en regard du 2nd groupe (en rouge), seul ce groupe constituera l’équation de recherche :
Where (Binding Note Contains Keywords « * » or Ownership and Custodial History Contains Keywords « * »)

Vous pouvez sauvegarder le résultat sous forme de set – attention que les sets Physical Holdings ne sont pas actuellement pris en compte pour les jobs de normalisation !
Vous pouvez exporter le résultat sous format excel. Les éléments exportés sont ceux de la partie « holding » à gauche :

Résultats de recherche

Généralités, affichage des résultats

Nombre de résultats : le comptage est exact.

20 résultats maximum par page
Imagettes : Google Books, si présence d’un ISBN/ISSN ou d’un LLCN

Tris

Tris disponibles pour les recherches All titles, Physical titles, Electronic titles :

Tris disponibles pour la recherche Physical holdings :

Tris disponibles pour la recherche Physical items :

Le tri « Rank » est le tri par défaut. C’est un mécanisme de classement interne basé sur Apache Solr.

Sont pris en compte pour le classement :

La fréquence des termes, c’est-à-dire le nombre d’occurrences du terme t dans le document d
La fréquence inverse des termes dans les documents, c’est-à-dire l’importance d’un terme t dans un ensemble D de documents. Autrement dit, un terme qui apparait rarement peut être considéré comme plus important qu’un autre qui apparait dans tous les documents.
Le facteur de coordination. Plus il y a de termes de requête trouvés dans un document, plus haut est son score.
La longueur du champ. Plus un champ contient de mots, plus bas est son score.

Facettes

La liste de résultats peut être affinée grâce aux facettes. Les facettes proposées varient selon le type de recherche (critère de pré-recherche) sélectionné.

Facettes pour les types de recherche All titles :

Material Type
Resource Type
Language
Publication Year
[Collection]

Facettes pour les types de recherche Physical titles :

Library scope
Material Type
Resource Type
Language
Publication Year
[Collection]

Facettes pour le type de recherche Electronic titles :

Material Type
Resource Type
Language

Attention, la facette « Material type » est issue des données codées du format Marc pour la recherche All titles et Electronic titles mais est issue des données de l’exemplaire (« item material type ») pour la recherche Physical titles.

Facettes pour le type de recherche Physical holdings :

Library scope
Library
Call number type

Le périmètre de bibliothèque (Scope) peut être limité à 1 ou plusieurs implantations, ou à l’ensemble des implantations (bibliothèques et services).

Facettes pour le type de recherche Physical items :

Library scope
Item Material Type
Library
[Collection]
Process Type

Facettes pour le type de recherche Electronic portfolios :

Type
Interface
Electronic Collection Content Type
[Collection]
Service
Electronic Material Type
Availability (Electronic Portfolio)

Configuration

La configuration des éléments affichés dans les résultats de recherche est personnalisable et liée au compte de l’utilisateur et conservée de session en session

Affichage ou non de l’inventaire directement

Bouton Expand en haut à droite des résultats (affichage soit de l’inventaire électronique, soit de l’inventaire physique, soit des deux).

Affichage sur 1 à 4 colonnes
- Ordre des éléments modifiable (drag & drop)
- Possibilité d’activer / désactiver les éléments
- Limité aux éléments proposés
Possibilité de choisir l’ordre des éléments des boutons Actions
- Maximum 2 actions directement accessibles
- Ordre modifiable (drap & drop)
- Possibilité d’activer / désactiver les actions possibles
- Configure la liste affichée en cliquant sur … ou via clic droit sur la ligne de résultat

Bouton en haut à droite de la liste des résultats.

Push Selected to MDE

Le bouton « Push selected to MDE » vous permet d’envoyer en bloc certaines notices du résultat de recherche dans le Metadata editor afin d’y travailler ensuite (sans devoir les éditer une par une).

Ce bouton équivaut à l’action « Push to MDE » qui se trouve dans les liens d’action de chaque résultat de recherche (voir ci-après).

Une fois les notices envoyées dans le MDE, vous restez sur la page de résultats. Lorsque vous souhaitez travailler sur les notices envoyées, il suffit alors d’ouvrir le MDE.

Les notices qui y ont été envoyées sont facilement identifiables grâce au tag « Pushed ».

Liens d’actions

Les liens qui apparaissent dépendent :

du type de recherche
des rôles de l’utilisateur (toutes les actions ne sont pas accessibles pour tous les utilisateurs)

Recherche All titles, inventaire physique :

Recherche All titles, inventaire électronique :

View it : accès au texte intégral à partir d’un résultat de recherche.

Éléments affichés

and others
s’affiche quand il y a plus de trois fois la même zone

Visualiser la notice bibliographique complète en Marc21 ou en BIBFRAME
A partir de n’importe quel type de recherche, cliquer sur le lien du titre permet d’afficher la notice bibliographique détaillée.

Visualiser l’inventaire

Il existe trois types d’inventaire : l’inventaire électronique (collection et portfolios associés), l’inventaire physique (notice de fonds et items) ainsi que l’inventaire digital.

Visualiser l’inventaire électronique

Une ressource électronique et une ressource physique du même document possède chacune une notice bibliographique différente (pratique de catalogage définie). Un inventaire électronique et un inventaire physique ne peuvent donc pas être associés à une même notice bibliographique (« hybride »).

Visualiser l’inventaire digital

Contrairement à l’inventaire électronique, l’inventaire digital est lui attaché à la même notice que l’inventaire physique d’un document.

Visualiser le détail de l’inventaire physique

Visualiser les notices de fonds

Visualiser la notice de fonds en Marc21 :

Visualiser la liste des notices de fonds :

Visualiser la liste des exemplaires :

L’onglet « Other details »

Related records : permet de visualiser les notices liées (dont les filiations des publications en série)

Lien sur l’inventaire avec la zone Marc 773 :

Indication de Peer Reviewing et d’Open Access :

Particularités de l’affichage des résultats d’une recherche Physical Holdings

Facettes pas bibliothèque et par cote de rangement
Vue pleine ou vue en mode scindé
- sections affichées

IZ OU CZ

Selon que la recherche se fait dans la zone « Institution » ou dans la zone « Communauté », les résultats, les données affichées, les facettes, les liens d’actions, … ne sont pas les mêmes.

Qui cherche dans la CZ ?

Le gestionnaire des ressources électroniques
L’acquéreur pour des ressources électroniques
Mais aussi :
Le catalogueur qui cherche des données d’autorité

Pour aller plus loin

Exercices (version de mars 2024)

(Version avec corrigé)

Voir aussi les pages Searching in Alma sur le Knowledge Center d’Ex Libris.

Pour le détail de l’indexation de chaque zone Marc21, voir la section Marc21 Search Indexes dans Resource Management.