Modifier les notices Holdings et les exemplaires

Les rôles liés à la modification des données d’inventaire sont les suivants :

• Physical Inventory Operator:
  • permet de modifier de manière permanente toutes les données des notices Holdings et du détail de l’exemplaire
  • permet de modifier de manière temporaire les données de localisation d’un exemplaire (bibliothèque, localisation, cote de rangement) et son ‘item policy’
  • il n’est pas nécessaire d’être ‘localisé’ dans le système
  • Prérequis :
    • la maîtrise de l’utilisation de l’éditeur de métadonnées
    • la structure des données dans Alma
    • la connaissance du format Marc21 Holding
• Circulation Desk Operator / Receiving Operator :
  • permet de modifier de manière temporaire ou permanente les données de localisation d’un exemplaire (localisation, cote de rangement), son ‘item policy’ et son code-barres, au sein d’une implantation
    • il est nécessaire d’être ‘localisé’ dans le système sur le circulation desk ou le département de l’implantation dans laquelle se trouve l’exemplaire à modifier
  • permet de transférer de manière temporaire ou permanente un exemplaire dans une autre implantation
    • il est nécessaire d’être ‘localisé’ dans le système sur le circulation desk ou le département de l’implantation dans laquelle doit être dorénavant localisé l’exemplaire
      

Périmètre du rôle Physical inventory operator

Si le périmètre associé au rôle Physical inventory operator ne correspond pas à l’implantation du Holding sélectionné, il sera impossible de l’éditer dans l’éditeur de métadonnées :

Remarque préalable :
Il est important de visualiser l’arborescence de l’inventaire avant d’effectuer des modifications qui pourraient impacter plus de données que souhaité : notamment la présence de plusieurs exemplaires attachés à une même notice holding.

Éditer les notices Holdings

La notice Holding peut être éditée à partir d’un résultat de recherche.

Recherches All titles ou Physical titles

(1) Soit cliquer sur le lien de Localisation dans la section de l’inventaire

(2) Soit cliquer sur la liste des Holdings

Ces deux opérations permettent d’afficher la notice Holding complète (format Marc21).
La notice est ensuite ouverte dans l’éditeur de métadonnées en cliquant sur « Edit » :

Recherche Physical Holdings

Le bouton d’action Edit permet d’ouvrir directement la notice Holding dans l’éditeur de métadonnées :

Il est aussi possible d’envoyer une ou plusieurs notices Holdings dans l’éditeur de métadonnées, en utilisant la fonctionnalité « Push to MDE » :

Recherche Physical Items

S’il y a plusieurs Holdings, le lien d’action permet d’afficher la liste des Holdings, puis d’éditer la notice concernée :

S’il y a un seul Holding, il peut être édité à partir de l’éditeur d’exemplaire physique :

Modifier la notice Holding dans l’éditeur de métadonnées

Une fois ouverte dans l’éditeur de métadonnées, la notice peut être modifiée.

Pour le détail des actions possibles, voir la page Menus et actions de l’éditeur de métadonnées : notices de fonds (HOL).
N’oubliez pas de débloquer les notices une fois les changements effectués !

Pour le détail des zones Marc21, voir la page Données sur les fonds.

Modifier les exemplaires

L’éditeur d’exemplaire physique permet de modifier toutes les informations liées à l’exemplaire physique.

Il n’est pas conseillé de modifier ici les informations de localisation, car il n’est pas possible de modifier la cote de rangement. Cette possibilité doit donc être réservée aux modifications qui n’affectent pas la cote de rangement en 852$j.
Si la modification porte sur un changement de bibliothèque, cela implique que l’exemplaire soit déplacé physiquement, et que l’opérateur ait comme périmètre de rôle la nouvelle implantation. Mais à nouveau, il sera de toutes façons nécessaire d’éditer la notice HOL pour modifier la cote de rangement.

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Modifier des informations d’exemplaire à partir de la composante Fulfillment (Change item information)

L’option Modifier les informations de l’exemplaire (Change Item Information), accessible via la commande Scanner les exemplaires (Scan in Item) du menu Services aux usagers (Fulfillment) permet d’apporter des modifications à un exemplaire (item).

Vous pouvez donc :

• modifier un exemplaire de votre bibliothèque de manière temporaire (en lui attribuant notamment une localisation et/ou une cote temporaires)
• supprimer les informations temporaires en restaurant les informations permanentes (comme la cote et la localisation permanentes présentes dans la notice HOL, ou l’éventuelle exception de circulation (item policy)
• modifier un exemplaire de votre bibliothèque de manière permanente. Les modifications de cote et de localisation sont traités de différentes manières (création ou non d’un nouveau HOL)
• transférer un exemplaire vers une autre bibliothèque de manière temporaire ou permanente.

Déplacer des exemplaires d’une implantation à l’autre

Pour le déplacement temporaire d’exemplaires (à la pièce ou par lot) entre implantations, voir le How to Déplacer temporairement un document d’une implantation à une autre sur la boîte à outils Alma et Primo @ ULiège Library.

Pour le déplacement permanent d’exemplaires (à la pièce ou par lot) entre implantations, voir la page Déplacer des exemplaires d’une implantation à une autre.