Présentation
Le Format MARC21 pour les données sur les fonds est l’un des trois formats MARC21 avec lesquels nous travaillons. Ce format définit
« (…) les codes et les conventions (les étiquettes, les indicateurs, les codes de sous-champs et les valeurs codées) qui identifient les éléments de données dans les notices de fonds MARC tant pour les publications en série que les autres publications. »
On entend par notice de fonds
« (…) l’enregistrement de l’emplacement ou des emplacements et des unités bibliographiques d’un document bibliographique particulier conservé à un ou plusieurs emplacements. La mention de fonds reflète seulement les fonds actuels et non ceux des documents qui ne sont plus conservés ou qui devraient être acquis. »
Le contenu des éléments est déterminé dans les normes sur les mentions de fonds : ANSI/NISO Z39-71 (Holdings Statements for Bibliographic Items), et la norme internationale correspondante ISO 10324 (Etats de collection – Niveau succinct).
On trouve une explication complète de la portée du format dans l’introduction au Format Marc21 pour les données sur les fonds. Nous en reprenons ici le début :
« Le Format MARC21 pour les données sur les fonds a été conçu pour transmettre les renseignements sur les fonds concernant trois types de documents bibliographiques qui sont identifiés par un code dans le Guide (LDR)/06 (Type de notice) :
– un document en une seule unité matérielle qui est complet dans une seule partie physique, par exemple une carte, une partition, un ouvrage en un volume, un fichier informatique en une seule partie (Guide/06, code x).
– un document en plusieurs parties qui est complet, ou conçu pour être complet, dans un nombre déterminé de parties physiques, par exemple un ensemble de cartes, de partitions et de parties, une encyclopédie en dix volumes, un ensemble multi-supports, une collection manuscrite (Guide/06, code v).
– une publication en série qui est publiée en parties successives à intervalles réguliers ou irréguliers, indéfiniment, par exemple un journal, un service de mise à jour de publications en série à une publication en feuillets mobiles (Guide/06, code y).
Par opposition à des éléments de données qui s’appliquent à une description bibliographique universelle de ces types de documents, les données sur les fonds peuvent comprendre :
– des renseignements particuliers sur un exemplaire d’un document ;
– de l’information s’appliquant particulièrement à l’organisme de conservation ;
– de l’information qui est requise aux fins de traitement local, d’entretien ou de conservation du document ; (…) »
Informations sur les fonds et notice bibliographique
Si l’on compare la liste des zones du format MARC21 bibliographique et celle du format MARC21 pour les données sur les fonds, on constate que certaines zones se retrouvent aux deux endroits. Regardons la liste des zones 5XX du format bibliographique : on constate la présence des zones 541, 561…
Il existe en effet deux façons de gérer les données sur les fonds : intégrée et distincte :
– l’information sur le fonds «intégrée» : on ajoute de l’information sur le fonds dans la notice bibliographique MARC. Lorsqu’on consulte certains catalogues et qu’on demande l’affichage de la notice en format Marc, on peut voir que les champs de données sur les fonds font partie des champs affichés pour la description bibliographique : il n’y a pas de notice holding spécifique (pas de guide, pas de zones de données codées).
– l’information distincte : une notice de fonds distincte est liée à une notice bibliographique MARC associée.
Nous utilisons exclusivement la seconde méthode : la notice de fonds distincte.
Dans l’exemple ci-dessous, on voit clairement la distinction faite entre ce qui relève de la stricte description bibliographique (à gauche de l’écran) et ce qui appartient à la description du fonds (à droite de l’écran) :
Exemple 1
Exemple 2
Au niveau des données de localisation, la zone 852 contient les données Bibliothèque, Localisation, Cote de rangement, principalement.
Les informations de code-barres, de type de matériel, de cote alternative, de numéro d’inventaire, de localisation temporaire… sont enregistrées dans le détail de l’exemplaire, à partir de l’éditeur d’exemplaire physique (Physical Item Editor).
Pour aller plus loin
Pour la création des données de l’inventaire physique dans Alma, voir la page Créer les notices bibliographiques et l’inventaire.
Pour plus d’informations sur la structure de l’inventaire dans Alma, voir la page Système de gestion des métadonnées & Inventaire.