Préambule à la recherche et à l’exploitation des données
Institution et Communauté
La zone Institution (IZ), gérée par les bibliothèques, contient :
- le catalogue institutionnel, c’est-à-dire :
- l’ensemble des métadonnées descriptives maintenues par l’Institution, dans un format qui peut être le Marc (Marc21 ou Unimarc) ou le Dublin Core.
Pour rappel, nous travaillons, dans Alma, avec le format Marc21. - optionnellement, un ou plusieurs fichiers d’autorité locaux
- l’ensemble des métadonnées descriptives maintenues par l’Institution, dans un format qui peut être le Marc (Marc21 ou Unimarc) ou le Dublin Core.
- les données d’inventaire local :
- nos notices de fonds (Holdings) et nos exemplaires physiques
- les données d’accès aux e-resources que nous activons (portfolios)
- les données d’accès à nos ressources digitales distantes
La zone Communautaire (CZ), gérée par Ex Libris, contient :
- le catalogue communautaire, constitué de métadonnées partagées par de nombreuses bibliothèques, y compris des bibliothèques nationales :
- des métadonnées descriptives de ressources électroniques
- des fichiers d’autorités
- la base de connaissance centrale (Central Knowledge Base, ou CKB), qui contient les données administratives et les informations d’accès pour les ressources électroniques (paramètres de linking, années, packages…)
Les notices de la CZ ne contiennent pas d’information de fournisseur – toute l’information relative aux fournisseurs se trouve au niveau de l’inventaire.
Les notices ne sont pas identiques aux notices sources mais sont enrichies, potentiellement, par de multiples sources (CONSER, OCLC, EBL…)
Dans la CZ, le code de catalogage recommandé est le code RDA.
En mars 2023, la CZ comprenait environ 54,290,000 portfolios, pour environ 24,000 collections électroniques.
ULiège Library a accès à environ 490,000 titres de la CZ, dont 131,500 titres de périodiques.
Inventaire physique, électronique, numérique
Alma propose un modèle centré sur l’inventaire, peu importe « où » se trouve la notice bibliographique :
Dans un inventaire « physique », la notice bibliographique d’un document physique chapeaute une ou plusieurs notice(s) de fonds (holding). À chaque notice HOL est (sont) attaché(s) un ou plusieurs exemplaire(s).
Pour un inventaire « électronique », le principe reste le même. La description bibliographique chapeaute les informations administratives d’accès pour l’institution (le portfolio). Les portfolios sont par ailleurs intégrés dans une collection électronique.
En pratique, et conformément aux règles de catalogage, on maintient des notices séparées pour les notices Marc qui décrivent les ressources physiques et celles qui décrivent les ressources électroniques.
Par contre, pour les exemplaires d’ULiège Library numérisés par le programme de numérisation patrimoniale (DONum), les représentations numériques sont associées à la notice qui décrit la ressource physique. Ces notices auront donc dans Alma un double inventaire « physique » et « digital ».
Les icônes
Les recherches se font dans la zone institutionnelle ou dans la zone communautaire. (C’est la recherche dans la zone institution qui est configurée par défaut.)
Les notices proviennent soit de la zone Institution soit de la zone Communautaire. L’utilisateur peut identifier les résultats de la recherche grâce à des icônes :
L’absence d’icône lors d’une recherche générale de type ‘Tous les titres’, portant donc sur l’ensemble du répertoire, signifie simplement que la ressource de la zone Institution n’est pas liée à la zone Communauté et inversement qu’une ressource de la zone Communauté n’est pas liée à la zone Institution.
Alma & Primo
Les notices d’Alma sont visibles dans l’interface publique Primo dans les quelques minutes qui suivent leur création et l’activation d’un inventaire.
Si une notice bibliographique ou un holding ne doivent pas être visibles sur Primo, il est possible d’en masquer la publication. Cette action sera identifiée dans Alma par l’icône suivante qui représente un oeil barré :
Une notice sans inventaire ne sera pas publiée sur Primo – sauf si elle est liée à une autre notice.
En outre, il est possible d’exclure de la publication des exemplaires – et donc la notice bibliographique associée s’il n’existe pas d’autre exemplaire – en fonction de certains « process type » : les process Lost et Missing, le process Acquisition pour le type de matériel Issue, sont exclus de la publication.
Pour aller plus loin
Voir aussi le support de formation Alma@ULiège Library : introduction au SGB Alma sur la boîte à outils Alma et Primo @ULiège Library.