Objectif
Le catalogage dans la Sandbox Alma permet l’apprentissage du catalogage sans accès immédiat en base de production. Les exercices se font sur des notices réelles, ce qui évite la perte de temps pour le catalogueur encadrant puisque les données seront au final récupérées dans la base de production. Afin de laisser le temps aux vérifications nécessaires, les notices sont modifiées ou créées dans la Sandbox puis réimportées dans l’environnement de production après validation par les catalogueurs de l’implantation qui encadrent les collègues et stagiaires nouvellement formés.
Pour qui ?
- Les stagiaires qui n’ont pas de rôle “Cataloger” dans l’environnement de production (stagiaires 1 mois ou stagiaires avec orientation de stage non-catalogage).
- Les nouveaux collègues en phase de formation au catalogage, qui n’ont pas encore de rôle “Cataloger” dans l’environnement de production.
Procédure
Différents cas de figure se présentent pour la récupération des données de la Sandbox dans l’environnement de production.
Cas 1 : notices créées dans l’environnement de production avant le dernier refresh de la Sandbox
Dans ce cas, les notices ont déjà été créées dans Alma production avant le dernier refresh automatique de la Sandbox (2 fois par an : mi-février et mi-août) : elles sont donc présentes dans la Sandbox. Il s’agit de notices bibliographiques de niveau minimal avec déjà un inventaire généré lors de la commande.
Le MMS ID (zone 001 de la notice Marc) est identique dans les deux environnements : rechercher la notice bibliographique dans la Sandbox et la compléter.
Spécificités de l’import :
- Le profil d’import qui récupérera la notice pour la mettre à jour dans l’environnement de production est basé sur le MMS ID : la notice bibliographique de la Sandbox viendra remplacer la notice BIB dans la base de production si la valeur du 001 est identique dans les deux notices.
- L’inventaire (HOL et item) n’est pas concerné et est géré uniquement dans l’environnement de production. Aucune donnée d’inventaire ne sera transférée de la Sandbox vers l’environnement de production.
- Cette notice ne doit pas contenir de zone 035 (BeLU).
Créer 1 set/jour (ou 1 set/semaine en fonction de l’avancée du catalogage – 1 set = au minimum 10 notices) avec les notices traitées qui rentrent dans le cadre du Cas 1.
Cas 2 : notices créées dans l’environnement de production après le dernier refresh de la Sandbox
Les notices bibliographique et leur inventaire ont été créées dans Alma production après le dernier refresh automatique de la Sandbox (2 fois par an : mi-février et mi-août) : elles ne sont donc pas présentes dans la Sandbox.
Il faut donc créer une nouvelle notice dans la Sandbox.
Cette notice doit impérativement contenir la zone 035 copiée de la notice de l’environnement de production. Le 035 se retrouve sous l’étiquette (« Record number ») dans l’affichage du résultat de recherche.
Si vous ne le voyez pas, il suffit de configurer sa présence dans les paramètres d’affichage :
Spécificités de l’import :
- Dans ce cas, le profil d’import est basé sur le 035 : la notice bibliographique de la Sandbox viendra remplacer la notice BIB dans la base de production si la valeur du 035 est identique dans les deux notices.
- L’inventaire (HOL et item) n’est pas concerné et est géré uniquement dans l’environnement de production.
Créer 1 set/jour (ou 1 set/semaine en fonction de l’avancée du catalogage – 1 set = au minimum 10 notices) avec les notices traitées qui rentrent dans le cadre du Cas 2.
Remarque :
Toutes les notices susceptibles de rentrer dans le périmètre du Cas 2 doivent contenir le 035 => Pour faire ajouter le 035 sur un ensemble de notices, créer le set et demander l’ajout du 035 (laurence.richelle@uliege.be)
Depuis novembre 2022, la zone 035 est générée automatiquement pour toute nouvelle création à partir de l’éditeur de métadonnées.
Cas 3 : nouvelles notices non présentes dans l’environnement de production
Le cas 3 concerne les nouvelles notices à créer dans Alma (dons, ouvrages non encore enregistrés dans le SGB…)
Il faut donc créer une nouvelle notice bibliographique dans la Sandbox. Cette notice BIB devra également contenir les données d’inventaire.
La notice BIB permet donc d’enregistrer les données d’inventaire dans 2 zones locales dédiées :
- 094 : enregistrer la cote de rangement en $$a
- 952 : $$5 code-barres $$1 Code de bibliothèque $$2 Code de localisation
Attention, il n’y a donc pas de création de notice HOL ni d’item dans la Sandbox !
Spécificités de l’import :
- Le profil d’import crée une nouvelle notice BIB dans Alma, avec son HOL et son exemplaire.
Créer 1 set/jour (ou 1 set/semaine en fonction de l’avancée du catalogage – 1 set = au minimum 10 notices) avec les notices traitées qui rentrent dans le cadre du Cas 3.
Consignes pour le catalogage
Privilégier la recherche dans les catalogues externes. Ouvrir la notice dans l’éditeur de métadonnées, lancer la recherche dans les catalogues externes (le SUDOC peut être privilégié) et utiliser la fonctionnalité « Merge ».
Attention aux informations issues d’autres catalogues : toujours contrôler la notice (erreurs de catalogage, coquilles et fautes de frappe, mappages ‘erronés’ (l’information nécessite d’être redistribuée dans une ou plusieurs autres zones, ou, l’étiquette de zone doit être modifiée). Les données codées doivent être bien vérifiées et il faut faire attention à ne pas importer une notice d’ebook pour un ouvrage papier.
Les notices doivent être complète et respecter les consignes de catalogage ULiège Library.
| LDR et Zones de contrôle 00X | Vérifier le niveau d’encodage LDR/17 : pour une notice RDA complète, il doit être codé # Pour une monographie : coder les positions du 008 : type de date 008/06 ; date(s) 008/7-10 et 11-14 ; Lieu de publication, production… 008/15-17 ; renseigner le contenu illustratif (soit le terme général illustration, soit le terme général illustration + un ou plusieurs termes spécifiques, soit un ou plusieurs termes spécifiques) => ce qui est enregistré en 008/18-21 doit correspondre à ce qu’on va enregistrer en 300 ; en fonction de la nature du document coder le 008/24 (obligatoire pour les thèses, mémoires, tfe, écrits académiques…) ; s’il s’agit d’un volume d’actes de congrès, coder 008/29 ; s’il s’agit d’un volume de mélanges, coder 008/30 ; signaler la présence d’un index (doit correspondre à ce qu’on enregistre en 504) ; forme littéraire (par défaut à ‘not fiction’ > à changer s’il s’agit de fiction) ; langue du document (008/35-37). Les autres positions ne doivent pas modifiées pour les monographies imprimées. |
| Numéros et codes 01X-09X | 020 ISBN : les tirets ne doivent pas être enregistrés ; utiliser le $q pour les informations complémentaires (volume, type de reliure…) Classification 094 => si création d’une nouvelle notice = cote de rangement |
| 6XX | La double indexation doit être pratiquée, au minimum l’équivalence Rameau des vedettes LCSH : si l’ouvrage décrit est un ouvrage en anglais (et que la notice est dérivée d’un catalogue anglo-saxon), ajouter l’équivalent en français (Rameau via le plugin IdRef). |
| 9XX | Ne pas oublier de compléter la zone 998 (identification catalogueur) à partir de la liste de choix. 952 => si création d’une nouvelle notice = code-barres, bibliothèque, localisation |
Pour installer la version du Plugin Alma/IdRef compatible avec la Sandbox :
https://app.lib.uliege.be/plugin-alma/script/main.pl?profile=uliege-sandbox
Les demandes de création de nouvelle notice d’autorité IdRef, de modification ou de dédoublonnement sont envoyées dans l’application (https://app.lib.uliege.be/idref-request), à partir de la Sandbox. Ces demandes seront clairement identifiées pour les catalogueurs autorité qui vous préviendront dès qu’ils auront traité la demande.
Si cela s’avère nécessaire, n’hésitez pas à envoyer un mail à un catalogueur autorité :
- Graulich : Ghislaine Fleury, Guillaume Schwaiger, Aline Gavage
- 20-Août : Sandra Nisin, Cécile Lambrechts, Julie Laurent, Marie Jost
- Cellule volante : Anne-Laure Dewit