Zone 541 – Note sur la source immédiate d’acquisition (R) [HOL]

Indicateurs et codes de sous-champs

Codes de sous-champs

La zone 541 contient l’information sur la source immédiate d’acquisition des documents décrits, principalement pour des documents originaux ou historiques, ou autres documents d’archives.

Application

Le champ 541 sera utilisé dans les cas suivants :

• systématiquement pour les nouvelles acquisitions d’ouvrages anciens et/ou précieux
• bibliothèques acquises en un ensemble (issues de particuliers ou d’institutions) reçues par don ou par legs
• dons répétés d’un professeur, échanges dont le fournisseur est une institution pour laquelle on veut conserver la trace de l’échange, qui finissent par constituer un ensemble remarquable (dans ce cas, la zone 541 est créée a posteriori sur un ensemble défini à partir des informations fournies au niveau de l’exemplaire)
• pour mentionner une provenance indéterminée, systématiquement pour le rétrocatalogage des ouvrages anciens et/ou précieux.
• pour retranscrire un ancien numéro d’inventaire noté sur les fiches papier en BGP02. Dans ce cas, le $$e peut être le seul sous-champ dans la zone, de façon temporaire.

La source d’acquisition initiale et l’historique des propriétés successives (mentions d’ex libris, d’ex dono,…) sont entrés dans le champ 561.

La position 07 du champ 008 peut, dans tous les cas, être complétée en supplément.

On n’utilisera pas ce champ pour mentionner les faits d’acquisitions courants, dont une partie passe soit par les acquisitions (achats), soit par l’ajout d’une autre méthode d’acquisition dans le champ Provenance du détail de l’exemplaire (en y associant éventuellement la Note interne 1 pour enregistrer l’identité du donateur, sous la forme : « Don de xx »).

Pour les notices de fonds liées à des collections de publications en série, la zone 541, si elle est utilisée, doit soit s’appliquer à l’ensemble de la collection, soit s’appliquer à une partie de collection précisée en $$3. Cette utilisation ne s’applique qu’aux collections arrêtées ou aux collections qui ne sont pas suivies de façon régulière.

N’utilisez pas le $$c seul . Si la source d’acquisition n’est pas connue, on précise en $$a Provenance indéterminée

Toutes les notices créées par l’ULiège portent le code BeLU (= Belgique, Liège Université). Ce code s’inscrit automatiquement lorsque l’on crée une notice à partir des grilles de saisie.

Le sous-champ $$a contient un nom de personne, un nom d’une famille, ou un nom d’organisme qui est la source d’acquisition directe du document. Si la source immédiate d’acquisition est un agent (par exemple une salle de vente ou un descendant dans le cas d’une succession), on utilisera en plus le sous-champ $$f pour indiquer le nom du propriétaire. La source peut aussi être inconnue : on le mentionne également.

Le sous-champ $$b contient l’adresse de la source donnée dans le sous-champ $$a.

Le sous-champ $$c définit la méthode d’acquisition du document : « achat », « don », « échange », « dépôt », « legs », et toutes les précisions comme « acheté aux enchères »,…
Une liste déroulante est accessible (positionner le curseur contre le code de sous-champ). Cette liste n’est pas contrôlée par le système, et l’introduction d’un autre terme n’est pas bloquante.

Le sous-champ $$d contient l’année de l’acquisition du document, sous la forme aaaa. Il peut s’agir d’une date unique ou d’une fourchette de dates (par exemple pour une collection de périodiques, l’acquisition peut avoir été faite sur une période déterminée correspondant à la publication des fascicules).

Le sous-champ $$e contient un numéro d’acquisition attribué par la bibliothèque au moment du transfert de garde. C’est donc là qu’on enregistre un ancien numéro d’inventaire, notamment dans le cas du rétrocatalogage des ouvrages anciens.

Le sous-champ $$f contient un nom de personne, un nom d’une famille ou un nom d’organisme, qui est le propriétaire légal du document, lorsque la source immédiate d’acquisition donnée en $$a représente un agent intermédiaire.

Le sous-champ $$h contient le prix d’achat, ainsi que la devise.

Le sous-champ $$3 permet de définir à quel exemplaire précis s’applique la note dans le cas où plusieurs exemplaires et notices de fonds coexistent.

Le sous-champ $$5 dans nos notices de fonds contiendra toujours BeLU.

En général, et dans tous les cas pour des notices de fonds d’ouvrages anciens ou précieux, on créera des points d’accès 7XX dans la notice bibliographique pour la source immédiate d’acquisition : il s’agit des personnes, familles et collectivités associées à un item.

N’hésitez pas à consulter le scientifique en charge de la discipline si vous pensez que cela peut être utile (visibilité au catalogue notamment) ou si vous rencontrez un cachet dans les ouvrages plus anciens

Ponctuation

La ponctuation entre les sous-champs doit être rajoutée manuellement par le catalogueur.

Cas concrets

• La zone sera utilisée dans les cas suivants :
  • Legs Baron Constant
  • Don Arthur de Sénarclens
  • Don Defraigne
  • Baron Wittert
  • Héritiers de Victor Chauvin
  • Legs Ernest Mahaim
  • Fonds Brian Elliott, Robert Sellick, Russell McDougall
  • Provenance indéterminée
  • …

N’hésitez pas à demander l’ajout d’autres cas rencontrés (même anciens). Dans certains cas, un traitement par lot pourra être envisagé.

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Exploitation de la zone

Indexation

• Alma : Note d’Acquisition (Acquisition note) sur les Holding (recherche Titres physiques (Physical titles))
  • Analytics : exploité dans la dimension Physical items > Holding details >> Immediate Source of Acquisition Note.
• Primo : non indexé
  • Dans la vue Legito, les points d’accès qui ont les indicateurs de relation donateur ou vendeur sont repris dans la facette Provenance.
  • Affichage dans Primo : la zone 541 de la notice de fonds est affichée avec les informations de localisation, dans la section « Obtenir » de la page « Notice complète et services ».
    La zone est affichée si la valeur du 1er indicateur est à « 1 : public »
    Les sous-champs 3,n,c,a,d,e,f sont affichés.
    L’ordre d’affichage des sous-champs sera le même que l’ordre des sous-champs en catalogage. Pour la lisibilité de la note, le sous-champ $$c doit donc être placé en premier dans la notice Marc21.

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Exemples

Exemple 1

Notice Bibliographique
245 00 $$a Declaration des villes & villages, & autres lieux resortissans & observans la loy du Souverain Cheflieu de la Ville de Mons, selon l'ordre alphabétique.
700 1# $$a Constant, Jean, $$d 1901-1986, $$c baron $$e donateur $$5 BeLU

Notice Holding
541 1# $$c Legs $$a Baron Jean Constant ; $$d 1987 $$3 Exemplaire de la Bibliothèque Graulich $$5 BeLU
852 4# $$a BeLU $$b GRA01 $$c GG031 $$j Legs Constant

La zone 541 dans la notice de fonds contient l’information du legs et sa date. Dans cet exemple, la zone a été ajoutée dans le cadre d’un traitement par lot : le sous-champ $$3 contient donc une information moins précise qu’une cote de rangement ou un code-barres. Dans la notice bibliographique, un point d’accès en 700 permet d’identifier le donateur ; l’indicateur de relation privilégié est donateur.

Exemple 2

Notice Bibliographique
100 1# $$a Bosmant, Jules $$e auteur
245 13 $$a La peinture et la sculpture au pays de Liège de 1793 à nos jours / $$c J. Bosmant.
700 1# $$a Gendebien, H., $$c baron $$e ancien propriétaire $$5 BeLU
710 2# $$a Librairie Henri Godts $$e vendeur $$5 BeLU

Notice Holding
541 1# $$c Achat, $$a Librairie Henri Godts ; $$d 2005 $$h 100 € $$f (Succession du baron Gendebien)
561 1# $$a Faisant initialement partie de la collection de la famille Gendebien.
852 4# $$a BeLU $$b BGP06

On utilise le $$a pour indiquer le fournisseur immédiat. Le libraire est dans ce cas agent du transfert, et la propriété légale est indiquée en $$f. Dans la notice bibliographique, le point d’accès au nom du baron Gendebien établit la relation ancien propriétaire avec l’item ; le point d’accès est lié à la fois à la zone 561 et à la zone 541. Le vendeur fait l’objet d’un point d’accès en 710 ; la relation avec l’item est vendeur.

Exemple 3

Notice Bibliographique
100 1# $$a Leibowitz, René $$e auteur
245 10 $$a Schoenberg et son école : $$b l'étape contemporaine du langage musical / $$c René Leibowitz.

Notice Holding 1
541 0# $$c Don,$$a Stichting Museum Moffarts ; $$d 2006
852 4# $$a BeLU $$b BGP02 $$c MALSA $$j 76601A

Notice Holding 2
852 4# $$a BeLU $$b BGP06 $$c PH001 $$j MUS.A 15

La bibliothèque BGP02 a reçu le volume en don. Comme il s’agit d’un volume issu d’un don d’une collection importante historiquement, elle crée un champ 541 et y mentionne la source de cette acquisition. L’information n’est pas visible pour l’utilisateur final ; dans cette optique, il n’y a pas non plus de point d’accès créé dans la notice bibliographique au nom du donateur.

Exemple 4

Notice Bibliographique
245 00 $$a Acta gastro-enterologica Belgica.

Notice Holding
008 0512164e####1###2001aueng0051216
541 0# $$c Échange, $$a Bureau de la Revue médicale de Liège ; $$d 1946-2014
852 4# $$a BeLU $$b BSV02 $$c VM174 $$j 00150

La collection entière a été acquise par voie d’échange avec le bureau de la Revue médicale de Liège depuis sa parution. La position 07 du champ 008 renseigne la méthode d’acquisition. On utilise en plus le champ 541 pour conserver trace du partenaire. L’information ne devrait pas être visible pour l’utilisateur final (c’est dans cette optique que le catalogueur ne crée pas de point d’accès dans la notice bibliographique au nom du donateur), mais nous sommes limités avec Primo VE à l’affichage de la zone dans tous les cas.

Exemple 5

Notice Holding
541 1# $$c Legs $$a Baron A. Wittert $$d 1903 $$e Inv. 2222
852 4# $$a BeLU $$b BGP02 $$c PC004 $$j MsW26

Notice Holding
541 1# $$a Provenance indéterminée $$e Inv. 12345
852 4# $$a BeLU $$b BGP02 $$c PC004 $$j Ms123

Notice Holding
541 1# $$d 1931 $$e Inv. 66555
852 4# $$a BeLU $$b BGP02 $$c MALSG $$j 2565A

Dans ces exemples, le numéro attribué au document dans l’ancien registre d’inventaire lors de l’entrée du document dans les collections est transcrit dans le sous-champ $$e.
Dans certains cas, la présence de ce numéro sur les anciennes fiches papier permet de retrouver la provenance des documents grâce au recours aux registres d’inventaire et d’ainsi pouvoir préciser cette donnée dans les sous-champs adéquats du 541.

Pour aller plus loin

Format Marc21 Fonds : Zone 541

MARC 21 Format for Holdings Data : 541

Voir aussi l’utilisation de la zone 541 enregistrée dans la notice bibliographique et contenant la valeur Provenance indéterminée exploitée au niveau de l’interface de recherche Primo spécifique à la vue LegitO.

Pour le détail sur l’emploi de la zone Provenance au niveau du détail de l’exemplaire, dans le cadre d’acquisitions courantes ponctuelles, voir la page Workflow traitement des ressources : passer ou non par les Acquisitions.

Pour les relations entre les agents et un item, voir la page Indicateurs de relation pour les agents associés à un item.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la zone dans le traitement des documents rares et précieux et d’autres exemples, voir les pages Description des imprimés anciens et Manuscrits dans la section Fonds patrimoniaux.