Quand ajouter un $$3 ?
Lorsque nous avons plusieurs exemplaires rattachés à une même notice de fonds (holding), et que, pour un ou plusieurs exemplaires, nous ajoutons des notes (506, 541, 561, 562, 563, 583), il faut préciser à quel exemplaire se rapporte la note : pour cela, on enregistre dans la zone concernée le sous-champ $$3, avec comme contenu le code-barres, ou la cote de rangement de l’exemplaire, ou le numéro de volume.
Pourquoi ?
Parce que sans cela l’usager qui consulte notre catalogue ne peut pas identifier à quel exemplaire particulier se rapporte la note.
Exemple incorrect
Ici, les sous-champs $$3 et $$5 n’ont pas été ajoutés à la note 541. Nous, nous pouvons voir qu’il s’agit de l’exemplaire 587733B(4).
Mais l’usager ne voit pas à quel exemplaire est rattaché cette note !
Exemple correct
Ici, les $$3 et $$5 ont été ajoutés à la note 561.
L’usager peut donc voir que c’est l’exemplaire XXIII.34.13 qui porte l’ex libris “J.H. Vincent”
Rappel sur l’emploi des zones
La zone 541 doit contenir des informations sur l’acquisition du document par l’ULiège (pour les donations, legs,… conséquents)
Pour un document reçu par l’ULiège lors du legs du Baron Wittert en 1903, cela donne :541 ## $$c Legs (liste déroulante!) $$a Baron A. Wittert $$d 1903 $$3 (cote) $$5 BeLU
Pour un don ponctuel (livre donné par un professeur par exemple), nous n’utilisons pas la zone 541, nous indiquons au niveau du détail de l’exemplaire :
Zone Provenance => Gift
&
Zone Notes Internal 1 : mention de don et nom du donateur. Ex.: Don de Renaud Adam
La zone 561 doit contenir des informations sur la propriété et l’historique de la conservation du document, c’est-à-dire les informations sur les anciens propriétaires (personnes, institutions,…).
Pour un document portant simplement une mention d’appartenance de “…” mais pour lequel nous ignorons si la personne a transmis directement le document à l’ULiège, nous indiquons :561 ## $$a Mention d’appartenance manuscrite de “...” $$3 (cote) $$5 BeLU
La zone 563 doit contenir des informations sur la reliure.563 ## $$a Reliure en vélin $$3 (cote) $$5 BeLU
La zone 995 doit contenir toutes les autres informations sur l’exemplaire :
995 ## $$a Exemplaire numéroté 23 sur 100 $$3 (cote) $$5 BeLU
995 ## $$a Dédicace de l’auteur $$3 (cote) $$5 BeLU
995 ## $$a Exemplaire incomplet : les pages 56 à 76 sont manquantes $$3 (cote) $$5 BeLU
Ces différentes zones sont indexées dans Alma et dans Primo, donc une recherche précise peut être faite sur les champs 541 (Acquisition Note), 561 (Ownership and Custodial History), 563 (Binding Note) et 995 (Note sur l’exemplaire).
Pour chacune des personnes et collectivités reprises dans ces notes, nous créons un accès en vedette secondaire dans la notice bibliographique en n’oubliant pas d’ajouter le $$5 BeLU :700 1# $$a Wittert, Adrien, $$c baron, $$d 1823-1903 $$e donateur $$5 BeLU
710 2# $$a Abbaye de Stavelot (Stavelot, Belgium) $$e ancien propriétaire $$5 BeLU
700 1# $$a Hughes, Howard, $$d 1905-1976 $$e former owner $$5 BeLU
700 1# $$a Poulet, Mireille, $$d 1943-.... $$e relieur $$5 BeLU
Ici, rappel : au niveau RDA, on retrouve ici des relations de PFC associées à un item (RDA Annexe I.5)