Dans Alma, un work order (littéralement ordre de travail), est une demande (request) interne à la bibliothèque pour entamer un traitement interne sur une ressource physique.
Le work order envoie l’exemplaire vers un département spécifique, rendant ainsi cet exemplaire indisponible (statut not in place). Cela permet également de mieux localiser, à tout moment, des documents physiques qui ne sont pas en rayon.
Dans le département, l’exemplaire peut faire l’objet de différentes étapes de traitement. Une durée de traitement est également configurée, ainsi, via Primo, l’utilisateur final est informé de la nature de l’indisponibilité et de sa durée théorique.
Quels traitements?
- Intégrer un exemplaire à un processus d’acquisition et suivre un processus de catalogage/classification/indexation & équipement
- Gérer des opérations de préservation des documents (reliure, numérisation)
Configuration
La configuration est possible sur base d’un workflow existant. Il est également possible de développer de nouveaux workflows en fonction des besoins. Pour cela, il est nécessaire :
- de définir ces besoins au niveau d’une implantation ou pour des fonds particuliers.
- d’identifier les caractéristiques de la fonctionnalité :
- niveau du work order
institution entière (ULiège library) ou une bibliothèque (implantation) - type de work order
- étape(s) de traitement
1 ou plusieurs étapes dans le traitement, qui ne doivent pas forcément être toutes appliquées ni suivre un ordre précis
- niveau du work order
- de localiser la gestion du work order puisque le work order peut être géré par :
- un bureau de prêt
Tous les opérateurs du bureau de prêt (circ desk operator) deviennent automatiquement « work order operator » (ce rôle peut être désactivé pour certains types d’opérateurs (jobistes notamment)). - un département spécifique
Le rôle « work order operator » est alors associé au département et le département est attaché soit à l’institution soit à une implantation.
- un bureau de prêt
Le choix de la configuration avec gestion par un département ou avec gestion par le bureau de prêt dépend des implantations.
La configuration « Bureau de prêt » (adaptée aux implantations de petite taille) a les avantages suivants :
- une fois le processus terminé, l’exemplaire ne doit pas être scanné à nouveau par le bureau de prêt ; l’exemplaire est directement ‘en place’
- localisation unique de l’opérateur au bureau de prêt (pas besoin de changer de localisation pour effectuer les tâches spécifiques de suivi du traitement)
- tous les opérateurs associés au bureau de prêt de l’implantation ont accès au processus
La configuration « Département spécifique » a les avantages suivants :
- est adaptée à des circuits plus complexes
- idéale quand le processus concerne des opérateurs particuliers de l’implantation
- permet une gestion plus simple si une implantation supporte plusieurs types de traitements internes
- est la configuration par défaut d’Alma pour les traitements post-réception des nouvelles acquisitions
Présentation du workflow
Créer la demande de traitement interne
Soit, à partir du menu « Service aux usagers, fonctionnalité de scan des exemplaires (Scan in items)
Accessible aux rôles : Circulation desk operator limited, Circulation desk operator, Physical inventory operator
Soit, à partir d’une recherche sur des exemplaires physiques (Physical items)
Accessible aux rôles : Circulation desk operator, Physical inventory operator
Soit, à partir d’une recherche sur des titres physiques (Physical titles) ou tous les titres (All titles)
Accessible au rôle : Physical inventory operator
Do not pick from shelf
Lors de la création via l’exemplaire, il est possible de cocher ou décocher la case « Do not pick from shelf ». Cela dépend si l’exemplaire doit être pris en rayon ou non.
Case « Do not pick from shelf » cochée :
Cela sous-entend que l’exemplaire à traiter est déjà dans les mains de l’opérateur au bureau de prêt ou dans un département spécifique et qu’il ne doit pas être pris en rayon.
L’exemplaire est intégré directement dans le work order et se trouve dans la liste des exemplaires en traitement (In Process items) mais sans étape de traitement attribuée.
Case « Do not pick from shelf » non cochée :
Cela veut dire que l’exemplaire à traiter est toujours en place (au Magasin à livres par exemple ou dans une réserve) et doit être pris en rayon.
Une request est créée sur l’exemplaire. L’exemplaire se trouve alors dans la liste des demandes (requests) puis en transit vers le work order.
Une fois que l’exemplaire est livré, il est scanné pour intégrer le work order et une étape de traitement lui est attribuée. Il intègre alors le département lié au work order. En fonction de la configuration, le « scan in » est fait soit au bureau de prêt soit par le département spécifique.
Gérer la demande de traitement
Gérer les traitements internes (work orders) de type reliure, conservation, numérisation patrimoniale, catalogage rétrospectif,…
Rôle : Work order operator (dans le périmètre de l’implantation, avec comme paramètres les bureaux de prêt et/ou départements)
A partir de la fonctionnalité « Scan in items », pour les work orders gérés par un bureau de prêt, l’opérateur peut : modifier le statut de l’exemplaire en traitement, terminer le traitement
A partir de la fonctionnalité « Manage in Process Items », pour les work orders gérés par un département spécifique, l’opérateur peut : modifier le statut de l’exemplaire en traitement, terminer le traitement
Gérer les traitements internes Acquisitions & Catalogage
Rôle : Receiving operator (limited) (dans le périmètre de l’implantation, avec comme paramètres le département « Acquisitions & Catalogage »
L’opérateur, localisé dans le département, peut accéder à la liste des exemplaires en traitement :
- soit à partir du menu Acquisitions >> Post-Receiving Processing >> Receiving Department Items
- soit à partir du menu Services aux usagers >> Resources Requests >> Manage in Process Items
S’il est localisé dans le département, l’opérateur peut modifier le statut de l’exemplaire en traitement ou terminer le traitement et peut intervenir sur plusieurs exemplaires à la fois.
Le bouton d’action permet quant à lui d’éditer l’exemplaire physique (Edit Inventory Item) et, en fonction des rôles, remonter l’arborescence et éditer la notice de fonds (holding) et la notice bibliographique.
Terminer le traitement
L’action « Effectué » (Done) permet de terminer le traitement et supprime automatiquement le type de traitement (process type) associé à l’exemplaire pendant le traitement.
Si le work order est géré par le bureau de prêt, la finalisation du traitement rend l’exemplaire directement disponible.
En revanche, si le work order est géré par un département spécifique, l’exemplaire est placé en transit jusqu’à sa réception par le bureau de prêt (sauf si des règles spécifiques ont été configurées sur le work order indiquant que l’exemplaire doit être directement disponible « Reshelve without transit rules »).
Il est conseillé de ne pas supprimer manuellement le process type dans l’éditeur d’exemplaire physique (physical item editor) car cette opération ne permet pas de se rendre compte si le document est en transit ou non.
Work orders configurés
Acquisitions & Catalogage
Work order configuré au niveau Institution avec départements par implantations. Ce work order concerne tous les traitements post-réception des nouvelles acquisitions mais également les opérations de rétrocatalogage dans toutes les implantations à l’exception de l’implantation Alpha-Site central.
Rôles : il est nécessaire d’avoir un rôle de la composante Acquisitions pour accéder au département de son implantation (au minimum le Receiving operator (Limited)).
Se localiser dans le département de son implantation permet de :
- réceptionner les nouvelles acquisitions
- suivre le traitement dans le département : lors du processus de réception, l’opérateur coche la case « Keep in Department », l’exemplaire reçu peut ensuite être équipé et catalogué.
Une fois le traitement terminé dans le département, l’exemplaire se retrouve en transit vers le bureau de prêt de l’implantation propriétaire (sauf si des règles spécifiques ont été configurées « Reshelve without transit rules », c’est le cas pour le département de l’implantation Graulich par exemple).
Les étapes de traitement configurées sont les suivantes :
- Contrôle bibliographique/État physique
- Catalogage
- Indexation/Classification
- Équipement
Les documents demandés par un lecteur, facilement repérables « Items – in department – requested by patron » sont à traiter en priorité.
La durée du traitement configurée est de 15 jours ou 30 jours selon les implantations. Le traitement des nouvelles acquisitions ne doit pas excéder la durée prévue dans la configuration : le widget « Acq – items en Acquisitions J+30 » permet d’avoir une vue globale des exemplaires en traitement par implantation.
Les noms des départements sont structurés de la façon suivante : Département Acquisitions & Catalogage + code d’implantation (Exemple : Département Acquisitions & Catalogage BGP02).
Reliure
Ce work order comprend un département par implantation gérant de la reliure. Il permet de gérer à la fois les envois chez un relieur pour les périodiques et les réparations courantes d’exemplaires physiques (soit en local, soit via un relieur externe).
Selon les implantations, le work order est géré par le bureau de prêt (Alpha-Site central, Graulich, Sciences…) ou par un département spécifique (Santé-CHU).
Les étapes de traitement configurées sont les suivantes :
- Reliure en préparation
- Chez le relieur
- Réception des reliures
La durée du traitement configurée varie de 50 jours à 120 jours en fonction des implantations.
Pour le détail sur le processus de reliure des fascicules de périodiques, voir la page Bulletinage & modèles prévisionnels dans Alma.
Catalogage rétrospectif
Ce work order configuré au niveau implantation l’est uniquement pour Alpha-Site central. Il permet de gérer un workflow différent du worflow « Nouvelles acquisitions » pour les opérations de vérifications et rétrocatalogage sur des ouvrages du Magasin à livres.
L’utilisateur est localisé à un des bureaux de prêt Alpha-Site central pour introduire sa demande. La case « Do not pick from shelf » est décochée afin que l’exemplaire soit pris en rayon au MAL.
Il est utile d’ajouter une note afin que l’opérateur au bureau d’accueil puisse identifier le demandeur et aiguiller ensuite l’ouvrage.
La demande a été transmise et se trouve dans la liste des request au MAL. Une fois pris en rayon, l’ouvrage est scanné pour être envoyé vers le bureau de prêt « Consultation patrimoniale ».
Les étapes de traitement configurées sont les suivantes :
- Catalogage
- Contrôle collections
La durée du traitement configurée est de 30 jours.
Le nom du département est : Alpha-Site central – Département Catalogage rétrospectif.
Patrimoine – Atelier de conservation
Ce work order configuré au niveau implantation l’est uniquement pour Alpha-Site central et est géré via le bureau de prêt Salle de consultation patrimoniale (il n’est plus possible de le gérer via le bureau de prêt Accueil et Salle de lecture).
Les étapes de traitement configurées sont les suivantes :
- Document en attente de diagnostic
- Document en attente de vérification
- Document dans la file d’attente de l’atelier de conservation
- Document en traitement à l’atelier de conservation
- Document en cours de conditionnement standard
La durée du traitement configurée est de 365 jours.
Numérisation patrimoniale
Work order configuré au niveau Institution avec 1 département « Cellule de numérisation ».
Les étapes de traitement configurées sont les suivantes :
- Catalo patrimoine
- Dépoussiérage
- En cours de numérisation
La durée du traitement configurée est de 20 jours.