Gestion des exemplaires

Visualiser l’inventaire physique

A partir d’une recherche « All Titles » ou « Physical titles », la liste des exemplaires est accessible en cliquant sur Items soit sous le détail de l’inventaire soit dans le menu d’actions.

N.B. L’affichage des liens d’actions et personnalisable et permet de mettre en premier les liens les plus souvent utilisés.

Le chiffre indiqué entre parenthèses à côté du type d’inventaire se rapporte aux nombres de holdings et non pas au nombre d’exemplaires.

Dans l’exemple ci-dessous il y a 3 notices holdings dont une à laquelle sont rattachés deux exemplaires. Il y a donc 4 exemplaires en tout dont 2 seulement sont disponibles.

Cas particulier de l’inventaire associé

À partir d’une recherche « Tous les titres », vous pouvez visualiser les inventaires associés (related). Il y a différents cas de figure :

• Lien par ISSN entre une notice de ressource électronique et une notice de collection monographique dans l’inventaire physique

• Lien par MMSID et Barcode entre une ressource et la notice de la 1^ère pièce du recueil factice dans laquelle se trouve cette ressource

• Lien par MMSID et données d’énumération/chronologie entre la notice d’un fascicule thématique et la notice du périodique

Fonctionnalités de la liste des exemplaires

À partir d’une recherche « All titles » ou « Physical titles », vous visualiserez toujours l’ensemble des exemplaires attachés à la notice sélectionnée, présentés sous forme de liste (même s’il n’y en a qu’un).

Les informations visibles dans la liste sont personnalisables en fonction de vos besoins (bouton préférences).

À partir d’une recherche « physical items », les informations affichées diffèrent et la recherche produit autant de résultats que d’exemplaires. Ici, en cliquant sur Items, c’est le Physical Item Editor qui est directement affiché.

Pour afficher les exemplaires liés à un même holding (et non pas tous les exemplaires liés à la notice bibliographique), il faut d’abord passer par la liste des holdings :

N.B. : À partir d’une recherche « Physical title » ou « Physical items », s’il n’y a qu’un seul holding lié à la notice bibliographique, cliquer sur Holdings mènera directement à la visualisation de la notice holding et non à une liste.

Recherche, tris, facettes, …

Dans la liste des exemplaires, il est possible :

• d’effectuer une recherche sur la cote de rangement.
• de trier les exemplaires
  Par défaut, le tri porte sur les niveaux de chronologie, et d’énumération, puis la description, bibliothèque et localisations
• de filtrer les exemplaires
  Notamment par statut (tous les exemplaires, ou uniquement ceux qui sont/ne sont pas en place), par bibliothèque ou par localisation

Il est possible de rebondir vers la liste des holdings ou de visualiser le holding lié (s’il n’y en a qu’un) via le panneau de droite.

Actions possibles

Les actions disponibles diffèrent selon les périmètres associés à vos rôles d’opérateur d’inventaire.

• View : visualiser les données de l’exemplaire
• Edit : éditer pour modifier les données de l’exemplaire
• Request : ajouter une request sur l’exemplaire (demande pour un usager notamment)
• Duplicate : créer un exemplaire comportant les mêmes données à l’exception du code-barres et de la date de réception (Attention que d’autres données sont également dupliquées, comme les données d’inventaire)
• Change location : ouvre le formulaire pour des demandes temporaires ou permanentes de changement de localisation (demande de transfert entre bibliothèque)
  Plus de détails : Déplacer des exemplaires d’une implantation à une autre (Move permanently)
• Withdraw : supprimer l’exemplaire de l’inventaire
  Plus de détails : Supprimer les notices bibliographiques, holdings et les exemplaires
• Toggle Missing Status : attribuer/retirer le statut manquant
• Work Order : intégrer l’exemplaire dans une procédure de work order (notamment numérisation patrimoniale, reliure courante,…)
• View hidden : permet d’afficher le contenu des colonnes qui sont masquées de la liste par défaut.

Editer un exemplaire

Panneau de droite

Lorsque l’on édite un exemplaire, le panneau de droite reprend les informations bibliographiques et de fonds principales permettant d’identifier l’exemplaire, ainsi que les informations de création et de modification :

Structure de l’éditeur d’exemplaires

L’éditeur d’exemplaires comprend différents onglets ventilés en différentes sections

L’onglet General

• Informations générales qui reprend les informations principales de l’exemplaire :
  • Code-barres
  • Date de réception
  • Type de matériel
  • Provenance
  • Exception de circulation
  • Etc.

• Informations de l’inventaire : est utilisée ou non en fonction de la bibliothèque
• Informations de localisation : reprend les informations de Bibliothèque et de localisation présentes dans la notice holding ainsi que l’éventuelle cote alternative.
• Informations de localisation temporaire : reprend les informations de localisation temporaire et permet de la désactiver
  Plus de détails : Modifier des informations d’exemplaire (Change item information)
• Informations de conservation

L’onglet ENUM/CHRON

Cet onglet reprend les informations d’énumération et de chronologie pour les périodiques.

Les données d’énumération (volume, n° de fascicule…) et de chronologie (année, mois…) sont automatiquement récupérées dans le détail de l’exemplaire à partir du modèle de prévision enregistré dans la notice HOL. Le lien avec la notice HOL est alors visible dans la section Pattern information.

Pour les fascicules encodés manuellement ou les monographies en plusieurs volumes rangées ensemble, les zones Énumération/Chronologie peuvent être complétées à partir de l’onglet Information générale : les données seront alors également visibles à partir de cet onglet-ci.

L’onglet Notes

L’onglet Notes reprend différent type de notes :

• Notes fonctionnelles
  • Note publique : s’affiche dans Primo, sous le détail de l’exemplaire
  • Note de fulfillment : note de service à l’usager qui s’affiche sous forme d’une alerte dans Alma à chaque opération de prêt et de retour
• Notes internes : les mentions de dons ponctuels s’enregistrent ici
• Notes statistiques : données issues de la migration Aleph/Alma (il n’y a pas de mise à jour à ce niveau de la circulation de l’item dans Alma)

L’onglet History

Contient l’historique, avec un bref descriptif, de toutes les actions relatives à l’exemplaire : création, modifications, prêts, retours, etc. Trois types de rapports sont affichés :

• Modifications de l’exemplaire (Item changes) : identifie la date de l’opération, l’opérateur, la zone concernée, fournit l’ancienne et la nouvelle valeur pour la zone.
• Modifications des données de fonds (Holdings changes) : identifie la date de l’opération, l’opérateur, la zone concernée, fournit l’ancienne et la nouvelle valeur pour la zone, pour les changements apportés dans la notice Holding sur la zone 852 uniquement.
• Activités de services aux utilisateurs (Fulfillment activities) : identifie la date de l’opération, l’opérateur, le type d’action, le nom et l’identifiant de l’emprunteur.

Actions possibles à partir de l’éditeur d’exemplaires

• Save
  Toute modification peut être sauvegardée.
  
• Cancel
  Toute modification peut être annulée.
  
• Save and toggle missing
  Il est également possible de placer un exemplaire en statut « Manquant » en cliquant sur le bouton d’action « Save and toggle missing ». L’exemplaire est alors immédiatement retiré de la publication vers Primo ; s’il s’agit de l’unique exemplaire associé à une notice bibliographique, celle-ci est automatiquement supprimée de la publication et n’apparaît donc plus dans l’interface publique.
  Le résultat est également visible dans le panneau de droite : icône de non publication en regard de l’ID de l’exemplaire et Process type Missing :

Il suffit de cliquer à nouveau sur le bouton Save and toggle missing pour supprimer le process type et remettre l’exemplaire sous le statut ‘disponible’.

• Relink to another bibliographic record
  On peut aussi déplacer l’exemplaire vers une autre notice bibliographique : le bouton « Relink to another bibliographic record » est l’équivalent du « Relink to another bib » dans la liste des exemplaires.
  Pour le détail de cette fonctionnalité, voir la page Déplacer les notices holdings et les exemplaires.

• Save and edit
  Permet de sauvegarder ses modifications et conserve l’éditeur d’exemplaire ouvert.
  
• Save as template
  Permet de créer un modèle à partir de l’exemplaire. Les informations renseignées sont conservées dans le modèle, à l’exception des éléments suivants :  Code-barres, Numéro d’inventaire, Informations sur le modèle, Type de processus, A (département).
  Vous pouvez créer des modèles publics accessibles à tous les gestionnaires d’inventaire, ou des modèles privés.

Pour supprimer un modèle (template) : à partir d’un exemplaire existant, cliquer sur Save as template et choisir dans la liste celui à supprimer puis cliquer sur Delete :

Pour les exemplaires en attente de réception, il y a également la possibilité suivante :

• Save and Receive

Cette action permet de sauvegarder et de réceptionner un exemplaire en une seule fois à condition :

• d’être Receiving Operator pour la bibliothèque à laquelle appartient la ligne de commande et d’être localisé dans le département Acquisitions correspondant
• que la date de réception ne soit pas complétée et que la PO Line soit présente

Un pop-up s’ouvre alors et permet de localiser l’exemplaire directement dans une étape du workflow :

Les données de l’exemplaire sont mises à jour avec la date de réception, l’opérateur et le process type.