Collections de monographies – Gestion des ressources & catalogage

unité isolée (la monographie en un seul volume)
monographie en plusieurs parties
publication en série (un périodique, une collection de monographies, un journal).
ressource intégratrice (manuel à feuillets mobiles mis à jour par des pages de remplacement, un site Web mis à jour de façon permanente).

Définition de la « Collection »

« Ensemble de ressources distinctes reliées entre elles par le fait que chaque ressource porte, en plus de son titre propre particulier, un titre collectif s’appliquant à l’ensemble. Les ressources distinctes peuvent être numérotées ou non.«
Glossaire RDA

Depuis Avril 2017 (notamment suite aux révisions faites pour les œuvres agrégatives), l’emphase est mise sur la présence d’un titre collectif.

Une collection de monographies est donc :
- un groupe de manifestations,
- qui n’ont pas de conclusion prédéterminée (définition de la publication en série),
- dont chacune porte, en plus de son propre titre propre, un titre collectif qui s’applique à l’ensemble (définition de la collection)

Une collection peut donc être une collection monographique ou une monographie multipartites.

Les 2 pourront donc être décrites de façon semblable, mais il est important de faire la distinction, au niveau du fichier d’autorité et au niveau d’une description globale :

si le titre de l’ensemble change :
- collection monographique : on crée une nouvelle description => c’est une nouvelle œuvre
- monographie multipartite : on utilise toujours la même description => ce n’est pas une nouvelle œuvre.

1. COMMENT TRAITER LES COLLECTIONS MONOGRAPHIQUES

Coll. monogr.

Fig. 1 Vue d’ensembleⓘ

SAR = Series Authority Record = notice d’autorité de collection

Une notice bibliographique « publication en série » est obligatoire si la collection fait l’objet d’une commande permanente (standing order).

Les notices qui décrivent des collections dont les volumes sont rangés ensemble (cotes « P ») sont publiées dans Primo.
Si les volumes sont rangés ensemble, la zone 866 dans la notice holding doit être mise à jour lorsque de nouveaux volumes sont reçus.

Les notices qui décrivent des collections dont les volumes sont décrits et rangés séparément doivent être supprimées de la publication vers Primo.

Magasin à livres : si une notice bibliographique « publication en série » (cote « P ») existe dans le catalogue, elle doit être conservée et son holding (866) mis à jour.
Si une autre implantation conserve des volumes de la même collection, il revient au catalogueur d’uniformiser le traitement dans le catalogue en ajoutant un holding à la notice « publication en série » et en mettant à jour la zone 866.

Si une implantation conserve seule une collection dont chaque volume fait l’objet d’une description analytique avec inventaire propre et pour laquelle existe une notice « publication en série » qui n’est pas reliée à une commande permanente, la notice de collection doit être supprimée du répertoire Alma.

Si pour des raisons de plan de classement (par ex. cote ‘P’ pour tous les volumes classés ensemble) la bibliothèque décide de conserver la notice de collection, alors il revient au catalogueur de tenir à jour la description bibliographique si nécessaire et les données de fonds (zone 866 principalement). Cette notice est publiée sur Primo.

Toutes les collections de monographies ne doivent pas obligatoirement être analysées, c’est-à-dire chaque volume décrit séparément (description analytique). Dans ce cas, tous les exemplaires seront rattachés à la notice de la collection.

2. DESCRIPTION GLOBALE : UNE NOTICE BIBLIOGRAPHIQUE DE TYPE PUBLICATION EN SÉRIE POUR L’ENSEMBLE

Vol. ensemble

Fig. 2 Les volumes sont classés ensembleⓘ

Vol. séparés

Fig. 3 Les volumes sont classés séparémentⓘ

2.1 Spécificités de catalogage et points d’accès

LDR (Guide) (M)

Les notices seront toujours codées « s » = « Publication en série » en position 07 du guide.

008 (Éléments de longueur fixe – Livres) (M)

Le champ 008, position 06, est codé « c » si la collection est toujours publiée. Les positions 07-10 contiennent la date de début de publication, les positions 11-14 contiennent la valeur 9999.

Le champ 008, position 06, est codé « d » si la collection n’est plus publiée. Les positions 07-10 contiennent la date de début de publication, les positions 11-14 contiennent la date de fin de publication.

Le champ 008, position 21 (Type de ressources continues), doit être codé « m » = collection monographique.

022 (ISSN)

La collection peut avoir un ISSN.
Consulter soit le catalogue de la BNF (notices de collections éditoriales), soit le fichier d’autorité LCNames (titres uniformes) pour identifier l’ISSN.

130 (Vedette principale – Titre uniforme)

Si une notice d’autorité SAR (Series Authority Record) existe dans le fichier LCNAMES, la zone 130 peut être complétée dans la notice bibliographique (accès via F3).

210 (Titre abrégé)

La collection peut avoir un ou plusieurs titres abrégés (titre-clé abrégé ou autre).

222 (Titre-clé)

La collection, comme tout autre ressource continue possédant un ISSN, a un titre-clé.

245 (Titre)

On donne les mentions de responsabilités en $$c lorsqu’elles sont indispensables à l’identification de la collection (le titre est constitué de termes génériques).

245 00 $$a Research notes and discussion papers / $$c Institute of Southeast Asian studies.

Exception : on enregistre

« une mention de responsabilité identifiant un éditeur intellectuel d’une publication en série uniquement si le nom de l’éditeur intellectuel est considéré comme un moyen important pour identifier la publication en série (par exemple, si une personne en particulier a édité la publication en série pendant toute l’existence ou la majeure partie de l’existence de cette publication ; si le nom de la personne est susceptible d’être mieux connu que le titre de la publication en série). »
RDA 2.4.1.4

245 04 $$a Les temps modernes / $$c fondé et édité par Jean-Paul Sartre.

310 (périodicité courante)/321 (périodicité antérieure)

Pas d’application pour les collections monographiques.

362 (Dates de publication ou désignation d’ordre séquentiel) (M)

Utiliser avec le 1er indicateur à « 1 » pour établir une note non structurée :

362 1# $$a A débuté avec le v.1 publié en 1922 ; a cessé avec le v. 118 en 1998.

700/710 (Vedettes secondaires

La relation (en $$e) directeur de publication (editorial director) s’applique à une

« Personne, famille ou collectivité ayant la responsabilité légale et/ou intellectuelle (autre que la création) du contenu d’une œuvre publiée sous forme de publication en série, de ressource intégratrice ou de monographie en plusieurs parties. »
RDA Annexe I

La relation (en $$e) organisme de publication (issuing body) s’applique à une

« Personne, famille ou collectivité publiant une œuvre, tel un organe officiel de l’organisme. »
RDA Annexe I

Lorsqu’une collection monographique devient un périodique, ou l’inverse, il n’est pas nécessaire de créer une nouvelle notice bibliographique.

Fournir une explication sur le changement en note.
Mettre à jour la zone 310 et les positions 18 et 19 du 008.
Adapter le traitement analytique en conséquence.

2.2 Notice de fonds (HOLDING)

LDR (Guide) (M)

Coder la position 06 du champ LDR (Type de notice de fonds) à y pour les publications en série.

Attention, cette position est codée à x par défaut dans les grilles de catalogage : n’oubliez pas de la modifier.

852 (Localisation) (M)

Si les volumes sont classés ensemble, on enregistre une cote globale commune à tous les volumes dans le sous-champ $$j.

Si les volumes sont classés séparément, on crée autant de HOL qu’il y a de localisations.
Attention cependant à ne pas créer trop de holdings : dans le cas d’un grand nombre de localisations différentes, privilégier les descriptions analytiques, ou essayer de rassembler les volumes dans une même localisation/implantation.

866 (Fonds textuels) (O)

Si les volumes sont classés ensemble, utiliser la zone 866 pour donner le détail du fonds conservé.
Cette zone permet de décrire le fonds pour les documents multiples et les publications en série. Elle est habituellement utilisée dans nos notices de fonds pour fournir les états de collection des périodiques et sera utilisée dans les notices de fonds décrivant des ensembles multipartites.

Si les volumes sont classés séparément dans une implantation, ne pas utiliser la zone 866.

2.3 Exemplaires

Les exemplaires sont créés sous la notice de collection si et seulement si :

il n’y a pas de description analytique faites pour les volumes séparés
certains volumes n’ont pas de titre propre et ne peuvent donc pas faire l’objet d’une description analytique.

Si un ou plusieurs volumes de la collection n’ont pas de titre propre, et ne peuvent donc pas faire l’objet d’une notice analytique, alors tous les exemplaires seront rattachés à la notice de la collection. Les notices analytiques devront contenir une zone 773 pour se relier sur l’inventaire établi au niveau de la notice de collection (rare !)

3. DESCRIPTION ANALYTIQUE : UNE NOTICE BIBLIOGRAPHIQUE DE TYPE MONOGRAPHIE POUR CHAQUE VOLUME

1 monogr./vol

Fig. 4 Une notice bibliographique de type monographie pour chaque volumeⓘ

Sont concernées par ce traitement les monographies pour lesquelles :

le volume particulier possède un titre propre distinctif
le volume particulier possède un titre propre distinctif et les créateurs ou mots-clés sont différents d’un volume à l’autre
le titre du volume particulier est mis en évidence par rapport au titre de l’ensemble

Une notice bibliographique « publication en série » est obligatoire si la collection fait l’objet d’une commande permanente (standing order).
Les notices qui décrivent des collections dont les volumes sont décrits et rangés séparément doivent être supprimées de la publication vers Primo.

Appliquer :

« Si : le titre d’une partie, d’une section ou d’un supplément publié séparément figure sur la même source d’information avec le titre commun à toutes les parties ou sections (ou le titre de la ressource plus vaste) et que le titre de la partie, de la section ou du supplément est suffisant à lui seul pour identifier la ressource alors : enregistrer le titre de la partie, de la section ou du supplément comme le titre.
(…) Le titre commun est alors enregistré comme titre propre de collection. »
RDA 2.3.1.7.2

3.1 Spécificités de catalogage et points d’accès

020 (ISBN) (M)

Chaque notice de volume contient le n° ISBN du volume.

245 (Mention du titre) (M)

$$a : titre du volume particulier
$$c : mentions de responsabilité en lien avec le volume particulier

490 (Mention de collection) (M)

Le titre de l’ensemble est enregistré comme titre propre de la collection.

Les volumes faisant l’objet d’une description analytique sont ‘reliés’ entre eux par l’indexation de ce champ.

Si une notice d’autorité pour la collection existe dans le fichier LCNAMES, le 1er indicateur du 490 sera codé à « 1 » et une zone 800-830 pourra être utilisée.

80X-83X (Vedettes secondaires de collection)

Quand créer une zone 8XX ? Consigne actuelle.

Situation hybride dans notre catalogue :
LC : notices de collections = des notices d’autorité
[Rappel : collection = collection monographique ou monographie multipartites]
BNF : notices de collections monographiques = des notices bibliographiques (de type ressources continues – collections monographiques)

=> Utiliser les zones 830 si la notice d’autorité existe

Si une notice d’autorité ‘collection’ existe dans LCNAMES, utiliser la zone 830, pour autant que la forme donnée corresponde bien à la collection.

Dans le cas contraire, ne pas créer de zone 830 sauf si le nom de la collection nécessite une identification plus précise que la mention enregistrée en 490 => consulter le catalogue de la BNF

3.2 Notice de fonds (HOLDING)

LDR (Guide) (M)

Coder la position 06 du champ LDR (Type de notice de fonds) à x pour les documents en une seule unité matérielle .

Autres zones

La zone 852 donne la localisation du volume décrit.
Pas de zone 866.

3.3 Exemplaires

Créer l’exemplaire sous le holding (traitement standard).

4. DESCRIPTION ANALYTIQUE + DESCRIPTION GLOBALE : (1) VOLUMES CLASSÉS ENSEMBLE

Création d’une notice bibliographique pour chaque partie (volume) et d’une notice pour l’ensemble

Une notice bibliographique « publication en série » est obligatoire si la collection fait l’objet d’une commande permanente (standing order).
Les notices qui décrivent des collections dont les volumes sont rangés ensemble (cotes « P ») sont publiées dans Primo. Si les volumes sont rangés ensemble, la zone 866 dans la notice holding doit être mise à jour lorsque de nouveaux volumes sont reçus.

Le fait que les volumes soient rangés ensemble ne justifie pas à lui seul le double traitement global + analytique.

anal.+glob.1

Fig. 5 Une notice bibliographique pour chaque partie et une pour l’ensemble, volumes classés ensembleⓘ

Si tous les volumes de la monographie sont rangés ensemble et que les volumes possèdent des titres qui demandent une description analytique, la solution recommandée et la plus complète est d’associer une description globale (notice BIB de l’ensemble + notice HOL) à la description analytique (notice BIB par volume + notice HOL + exemplaire).

4.1 Notices de fonds (HOLDING)

Si on enregistre une cote globale commune à tous les volumes dans le sous-champ $$j, préciser en $$z la note publique suivante : $$z Volumes décrits séparément. Voir au titre des volumes.

852 4# $$a BeLU $$b BGP02 $$c MALSA $$j 015544C $$z Volumes décrits séparément. Voir au titre des volumes.

4.2 Exemplaires

5. DESCRIPTION ANALYTIQUE + DESCRIPTION GLOBALE : (2) VOLUMES CLASSÉS SÉPARÉMENT

Création d’une notice bibliographique pour chaque partie (volume) et d’une notice pour l’ensemble

Si une même collection est traitée de différentes façons (Implantation 1 : volumes rangés ensemble, Implantation 2 : volumes rangés séparément), ne rien supprimer de la publication vers Primo !

anal.+glob.2

Fig. 6 Une notice bibliographique pour chaque partie et une pour l’ensemble, volumes classés séparémentⓘ

Si dans une implantation, il est impossible de conserver ensemble les différents volumes de la collection de monographies, la solution recommandée et la plus complète est la même que ci-dessus, c’est-à-dire associer une description globale (notice BIB de l’ensemble + notice HOL) à la description analytique (notice BIB par volume + notice HOL + exemplaire).

La seule différence sera au niveau des informations enregistrées dans la zone 852 : pas de cote enregistrée en $$j.

5.1 Notices de fonds (HOLDING)

Si les volumes sont classés séparément, enregistrer dans le sous-champ $$j Pas de cote pour l’ensemble $$z Volumes décrits séparément. Voir au titre des volumes.

852 4# $$a BeLU $$b BGP02 $$c MALSA $$j Pas de cote pour l'ensemble $$z Volumes décrits séparément. Voir au titre des volumes.

5.2 Exemplaires

Attention également au cas où une implantation conserve les volumes ensemble et une autre implantation conserve les volumes séparément. Le traitement bibliographique doit rester unique : il n’est pas question qu’une implantation applique un traitement bibliographique différent sur base d’un système de rangement différent. C’est au niveau des notices de fonds associées à la description globale qu’il convient de faire les adaptations nécessaires.

6. EN PRATIQUE DANS ALMA@ULIÈGE

6.1 Nouvelles acquisitions liées à des commandes dans Alma.

6.1.1 La commande consiste en 1 notice par volume

Il revient au catalogueur de contrôler que la description analytique seule est bien adaptée à la publication réceptionnée.

Le choix d’une description analytique est fait dès la commande et le traitement convient : situation la plus simple et la plus courante.

Contrôler la présence d’autres volumes de la collection dans le catalogue.
Contrôler qu’il n’existe pas dans le catalogue une notice décrivant la collection.
Contrôler l’uniformité du traitement dans le catalogue.

Prendre les décisions utiles, au sein d’une même implantation, et si nécessaire en concertation avec les autres implantations qui détiennent d’autres numéros de la collection.

6.1.2 La commande consiste en 1 notice bibliographique unique avec une seule POL et autant d’exemplaires que de volumes

Il revient au catalogueur de contrôler que la description globale seule est bien adaptée à la publication réceptionnée.

Si tous les volumes sont rangés à la même localisation/cote, ne pas oublier de compléter dans le HOL la zone 866.
Si les volumes sont rangés dans des localisations différentes, et que plusieurs notices HOL sont créées (1 par volume dans la collection), on n’y enregistre pas de détail de collection dans une zone 866.
Un exemplaire déplacé vers un nouvel HOL doit l’être avec sa POL.
Ne pas oublier de compléter les zones de description et d’énumération dans le détail de l’exemplaire.
Contrôler les informations de date de publication en 008 et 264 $$c.
Contrôler la zone 505 : adapter la valeur de l’indicateur selon l’état de publication (tous les volumes sont disponibles ou publiés ou non).

Si la description globale seule n’est pas adaptée à la publication réceptionnée, le catalogueur passe à une description analytique.

Chaque partie est décrite individuellement et a son inventaire :
- création d’une nouvelle notice BIB pour le volume
- création d’un HOL
- déplacement de l’exemplaire
La notice de description globale doit être supprimée de la publication si elle ne sert que pour la commande.

Le fait que les volumes soient rangés ensemble ne justifie pas à lui seul le double traitement global + analytique.

6.2 Corrections sur le catalogue

Rationaliser autant que possible le catalogue

Éviter les situations hybrides provoquées par des différences de traitement survenues au cours du temps ou entre implantations.
- Par ex. : une notice globale existe ? son existence est-elle toujours justifiée? Existe-t-il des numéros de cette collection dans des implantations dont l’inventaire n’est pas donné sous la notice globale ?
  - Si la notice globale doit être conservée (par ex. en raison d’un plan de classement), s’assurer qu’elle est complète, s’assurer que l’inventaire est mis à jour, le cas échéant associer l’inventaire de son implantation à cette notice globale…
  - Si la notice globale peut être supprimée, s’assurer que chaque item repris sous cette notice soit effectivement décrit individuellement dans le catalogue.

Si une notice analytique est corrigée, s’assurer qu’il n’existe pas dans le catalogue une notice décrivant un autre volume mais cataloguée différemment => uniformiser !

En général, adopter la solution la plus simple à mettre en œuvre tout en respectant la publication, et la plus lisible pour l’utilisateur !

Sources
Series statements and series authority records. Session 10 : Multipart monographs, Series training for PCC participants, Program for Cooperative cataloging, December 2015
NACO training. Module 6a, Describing Series, Avril 2017
Site web de l’université de Yale, Cataloging@Yale