Introduction
Des rappels (« reminders ») peuvent être mis sur les notices bibliographiques.
Ces rappels permettent d’associer à un enregistrement de notre répertoire une demande pour un traitement spécifique : amélioration/correction de type catalographique notamment. Les rappels peuvent être placés sur des notices de documents physiques ou électroniques, sur des notices bibliographiques de la zone Institution ou de la zone Communautaire.
Avantages et possibilités :
- Permet de mettre des rappels de traitement sur des ouvrages qui se trouvent en rayon ou sur des nouvelles acquisitions qui doivent être rendues disponibles rapidement à l’utilisateur :
- Des corrections doivent être faites : dans la notice bibliographique, la notice d’autorité, la notice de fonds ou l’exemplaire
- Il manque une indexation matière (à fournir par le responsable scientifique)
- Un élément de la notice doit être modifié ultérieurement (classification, cote de rangement,…)
- La notice est de niveau minimal et doit être revue par un catalogueur plus spécialisé
- La notice bibliographique a été identifiée comme un doublon dans le répertoire (par exemple, un doublon issu d’une instance Scriptorium).
- L’exemplaire n’est pas bloqué dans le work order Acquisitions & catalogage.
- Le rappel peut être associé à une assignation de notice afin d’assurer le suivi de la demande.
Cette fonctionnalité est accessible avec le rôle Catalogueur.
Il ne s’agit pas d’une tâche liée à un département (acquisition-catalogage, numérisation…) ou à un bureau de prêt, mais de l’environnement de travail du catalogueur.
Le ‘rappel’ est géré non pas par une personne nommée – comme c’est le cas avec l’assignation de notice -, mais par l’équipe de catalogage.
Si le traitement demandé concerne un catalogueur en particulier, le rappel peut être associé à une assignation de notice.
Remarque :
Une notice supprimée du répertoire est automatiquement supprimée de la liste des rappels (juillet 2017).
Il convient donc d’intégrer dans ses workflows le suivi de la liste de rappels.
Ajouter un rappel (« reminder« ) sur une notice bibliographique
À partir d’un résultat de recherche All titles ou Physical titles / Electronic titles / Digital titles
Ou à partir du menu Ressources :
Après avoir cliqué sur « Add Reminder », choisir un titre dans le catalogue, sélectionner le type de « Rappel » et son statut :
L’ouvrage sélectionné est localisé dans l’implantation Langues et littératures germaniques : le type de rappel est ici « BGP03 – Catalo ».
La zone « Text » permet de spécifier la demande en ajouter du texte libre.
Une fois le rappel sauvegardé, il est ajouté à la liste :
Il est également possible d’ajouter des demandes de rappels « reminders » via traitements par lots.
Gérer les rappels
Utiliser le filtre sur le « Type » pour gérer les rappels concernant son implantation ou son département.
Par défaut, l’intervalle de date porte sur la semaine en cours. Il est possible de modifier l’intervalle de date pour retrouver des rappels plus anciens.
Le filtre sur le « Statut » permet d’identifier l’état de traitement du rappel : Nouveau, En traitement, …
Le bouton d’actions à droite permet d’éditer la demande de rappel (« Edit »). Vous pouvez notamment modifier le statut pour gérer l’état de traitement du rappel : lorsque vous prenez la main sur un rappel, modifiez toujours le statut de « Nouveau » à « En traitement »
Lorsque vous avez terminé de gérer la demande de rappel, c’est-à-dire appliqué les corrections nécessaires sur la notice bibliographique ou son inventaire, n’oubliez pas de supprimer le rappel à partir du bouton d’action (« delete »).
Pour travailler sur les notices, il suffit de cliquer sur le titre, d’éditer la notice afin d’apporter les modifications nécéssaires, de l’enregister et la débloquer et revenir dans la liste des rappels (en cachant le MDE puis via le bouton back) afin de supprimer la demande.
Application
Les reminders peuvent être utilisés dans de nombreux cas pour faciliter les workflows et regrouper les demandes. Actuellement, ils sont utilisés :
- Par l’équipe de numérisation, pour des demandes de corrections / vérifications sur les notices des documents numérisés.
- 3 types de « reminders » ont été configurés : Numérisation patrimoine après 1830 / Numérisation patrimoine avant 1830 / Numérisation patrimoine – ETFE
- Le statut « A VERIFIER » a été ajouté à la liste.
Un nettoyage des « types » de rappels (fonctionnalité configurée en 2017 restée
assez peu exploitée) est à envisager pour mieux correspondre à vos besoins.
N’hésitez pas à contacter l’équipe via l’adresse ‘library-systems@lists.uliege.be’ pour revoir ou ajouter une configuration utile à vos procédures de travail.