Permet d’ajouter des exemplaires physiques à l’inventaire existant ou de créer de nouvelles notices avec inventaire.
Afin d’éviter la création de doublons, toute opération de catalogage à la volée (Quick Cataloging) doit toujours être précédée d’une recherche dans le répertoire.
Le « catalogage à la volée » est utilisé :
- lors du prêt à l’usager et de la gestion d’une demande, ou dans le cadre d’une demande de numérisation, si le document n’est pas enregistré dans le catalogue (monographie, nouveau volume d’une monographie ou fascicule de périodique)
- pour l’encodage des visas (ouvrages conservés par un service facultaire), lorsque l’opérateur qui traite le document n’est pas catalogueur.
Rôles
Pour accéder à la fonctionnalité, le rôle « Physical inventory operator » est requis. Ce rôle est associé à un périmètre qui correspond à la (les) bibliothèque(s) dans laquelle l’utilisateur travaille. L’utilisateur peut donc créer des exemplaires, ou des notices minimales avec leur inventaire, pour la (les) bibliothèque(s) de son périmètre (scope) uniquement.
Accès à la fonctionnalité
Utiliser la fonctionnalité de catalogage rapide est possible à partir de différents menus d’Alma (accessibles en fonction des rôles) :
- Menu Fulfillment (Services aux usagers) > Checkout/Checkin (Prêts/Retours) > Manage patron services, au moment du prêt.
- Menu Fulfillment (Services aux usagers) > Resource Requests (Demandes de ressource) > Scan in items
- Menu Acquisitions > Post-receiving processing (Traitement après réception) > Scan in items
- Menu Resources (Gestion des ressources) > Add physical item (ajouter une exemplaire physique)
En pratique dans Alma
Après avoir cliqué sur « Create item » ou « Add physical item », il faut choisir le type de holding :
- New : nouveau holding, c’est-à-dire la création à la fois d’un nouvel inventaire mais aussi d’une nouvelle notice bibliographique (cas d’une monographie non encore informatisée)
- Existing : holding existant, c’est à dire rattacher un nouvel item à un inventaire existant (cas de l’exemplarisation des périodiques)
Il faut également sélectionner le type « Book » (ne jamais sélectionner le type « Article » puisque nous ne créons pas ce type de document dans notre catalogue)
Option New
Compléter le formulaire (zones en vert) :
Informations sur la ressource :
- Titre : l’information encodée sera transposée dans le $a du 245 uniquement.
- Author : création d’un champs 100
- Edition
- ISBN
- Publisher
- Place of publication
- Publication date
- Additional person name : création d’un 700
- Series title number : le « numéro de collection » peut être complété avec le titre de la collection, l’information sera transposée dans le champs MARC21 adéquat (490)
- Note
- Call Number : la cote de rangement s’encode ici, elle sera ajoutée dans le champs 094 de la notice bibliographique et servira de base pour la création du 852 $j de la notice de fonds (holding). Les zones 097 sont supprimées par traitement par lots de façon périodique.
- Pages : l’information encodée sera transposée dans le champs 300.
Lors de l’enregistrement, le LDR position 05 est codé à n et la zone 008 est créée.
Informations sur l’exemplaire :
- Location
- Use item template : il est possible de sélectionner un template d’exemplaire lors du quick cataloguing (par défaut le dernier utilisé est sélectionné).
- Barcode
- Material type
Les nouvelles notices créées à partir des formulaires de Quick cataloging sont incomplètes : elles doivent être revues par un catalogueur.
Lorsque la création est faite à partir du menu Services aux usagers, l’enregistrement du formulaire finalise en même temps le prêt du document. Au retour du prêt, le document est envoyé vers le Département Acquisitions/Catalogage de la bibliothèque détentrice. (Remarque : il peut arriver que l’exemplaire soit redemandé immédiatement par un autre emprunteur. Dans ce cas, il est possible de supprimer le « process type » Acquisition/Catalogage directement dans l’éditeur d’exemplaire physique. Il faut alors ajouter une note de circulation (Fulfillment note) à la place pour signaler que la notice de Quick cataloging doit être révisée).
Dans les autres cas, l’exemplaire est directement envoyé vers le Département Acquisitions/Catalogage de la bibliothèque détentrice, est en traitement et ne peut pas être prêté.
Il est nécessaire de scanner le document dans le Département Acquisitions/Catalogage de la bibliothèque détentrice pour poursuivre le traitement.
Option Existing
Le champs Title permet de faire une recherche dans le répertoire et de sélectionner la ressource à laquelle rattacher l’exemplaire à créer.
Évitez la « liste de titres » qui est proposée puisqu’elle renseigne les précédentes recherches et privilégiez l’utilisation de la recherche via le bouton « Select from a list ». C’est une recherche « All Titles » qui est proposée.
Compléter :
- Barcode
- Location : la localisation est complétée automatiquement, attention s’il y a plusieurs localisations il faut sélectionner la bonne
- Description : obligatoire s’il s’agit d’un fascicule de périodique
- Material Type