En cas de génération (impression) d’une (nouvelle) carte de lecteur, une participation aux frais unique de 5 EUR est demandée à l’usager. Cette transaction est nécessairement à enregistrer dans Alma (*).
Deux exceptions :
- L’usager a un statut de demandeur d’asile (identifié par le User Group ad hoc).
- La puce de la carte MIFARE DESFire est défectueuse. Le remplacement est donc gratuit.
Dans ces deux-cas, on ne crée pas de transaction financière dans Alma.
Création de la transaction financière de « dette »
(1) Une fois le plugin activé (voir Créer un lecteur extérieur (User B)), aller sur le montant de « 0:00 EUR » de l’Active balance pour créer la dette de 5 EUR.
Remarque : Une transaction financière de dette peut déjà exister dans Alma si la fiche a été créée par le formulaire de préinscription (préinscription par l’usager lui-même). Dans ce cas, on peut directement passer au paiement.
(2) Cliquer sur « Add Fine or Fee »
(3) Sélectionner « Patron Registration Fee » en type, introduire la valeur de 5 EUR, cliquer sur « Add and Close ».
Rappel : Pour le User Group « Société, entreprise, profession juridique« , le montant sera de 50 EUR par an. Les frais de génération de la carte sont compris dans ce montant.
Remarque : En cas de perte de carte ou si une carte détériorée (abîmée, effacée, pliée…), celle-ci doit nécessairement être remplacée. Le type de transaction sera alors « Library Card Remplacement » au lieu de « Patron Registration Fee »).
(4) La transaction financière de 5 EUR est créée. Cliquer sur le bouton « SAVE« .
Payer la transaction financière
(5) Marquer les 5 EUR comme payés en cliquant sur « PAY« .
(6) Alma proposera de marquer le paiement comme général (All fines, ne concernant aucune transaction particulière) ou des transactions particulières (Specific fines). Il est peut être préférable d’associer un paiement à une ou plusieurs transactions particulières, mais dans le cas d’une carte pour un nouveau compte B créé, cela n’a pas vraiment d’importance puisque la compte est vierge de toute autre dette.
Cliquer sur « SEND »
(7) Confirmer que vous voulez marquer la transaction comme effectuée. La « dette » a alors disparu du compte du lecteur et est enregistrée dans l’historique des transactions financières. L’usager dernier recevra automatiquement par email un reçu de transaction financière.
(*) Décision du Comité de direction de juin 2019.